導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的1篇地勘單位檔案數(shù)字化路徑，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨

2016年，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“積極響應(yīng)數(shù)字中國建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的深度融合”的要求。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。大數(shù)據(jù)不僅僅是一次顛覆性的技術(shù)革命，更是一場思維方式、行為模式與治理理念的全方位變革。對于各領(lǐng)域來說，大數(shù)據(jù)帶來了巨大的革新和發(fā)展空間。2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”的建設(shè)目標(biāo)。檔案是社會生活中最真實可靠的原始記錄，是單位開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是單位核心信息資源與重要資產(chǎn)。地勘單位作為國家經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的主力，擁有很多有價值的珍貴地質(zhì)檔案，因此在大數(shù)據(jù)時代，地勘單位必須加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。當(dāng)前地勘單位中仍大多數(shù)延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在檔案收集、查詢、統(tǒng)計、利用等方面效率不高，還給檔案管理人員的工作帶來了不便。數(shù)字化檔案就是打破紙質(zhì)檔案管理的弊端，充分利用計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)，將紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式存儲，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

二、當(dāng)前地勘單位檔案管理特點

一個單位檔案管理形式與辦公形式密切相關(guān)，從某種角度來說，辦公形式?jīng)Q定檔案的發(fā)展。當(dāng)前，地勘單位大多數(shù)沒有實行辦公自動化系統(tǒng)，辦公采用紙質(zhì)化的多，從而限制了地勘單位檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。此外，地勘單位檔案管理還存在以下特點： 

（一）歷史遺留問題?，F(xiàn)在的地勘單位很多是在20世紀(jì)90年代初由幾個地質(zhì)隊合并而成的，當(dāng)時檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理水平都與現(xiàn)在有很大差距，再加上時間的變遷，單位地址的搬遷，管理人員的變動，導(dǎo)致地勘單位對那個年代的檔案了解熟悉程度不夠，目錄與實物不能對應(yīng)，有的檔案目錄已經(jīng)丟失。

（二）庫房空間有限。檔案數(shù)量年年增加，財務(wù)檔案、人事檔案等都要定期移交檔案室，都給儲存空間帶來壓力。

（三）檔案管理方式較傳統(tǒng)。大多數(shù)地勘單位仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，數(shù)字化檔案建設(shè)有的才起步，雖然單位主管部門也在推廣數(shù)字化檔案建設(shè)，一些單位也正在著手進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描和錄入工作，但是需掃描的檔案數(shù)量多、人手少，再加上地質(zhì)檔案很多涉密，有較多的大幅圖紙，這些都給數(shù)字化檔案初期建設(shè)帶來困難，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，再加上檔案管理人員非專業(yè)出身，對數(shù)字化檔案建設(shè)的了解不深，很多工作仍處于摸索階段，因此，要想建成數(shù)字化檔案地勘單位，還需積極主動作為。

三、檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑探討

（一）前期準(zhǔn)備。1.健全組織機構(gòu)，提高重視程度。地勘單位作為公益一類、二類事業(yè)單位，肩負(fù)著較高的社會責(zé)任和經(jīng)濟發(fā)展任務(wù)。需要成立檔案管理數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組要以分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)為組長，其他班子成員為副組長，只有強化單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化的重視，才能使得檔案管理得到有效提高。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)工作小組，由各部門負(fù)責(zé)人組成，辦公室牽頭，各部門配合做好具體的數(shù)字化檔案工作。2.明確數(shù)字化范圍，確保按質(zhì)按量完成。“明確檔案數(shù)字化范圍，這是前期準(zhǔn)備階段較為重要的內(nèi)容之一，事業(yè)單位可以遵循利用優(yōu)先和價值優(yōu)先的原則，對檔案數(shù)字化范圍及先后順序進(jìn)行科學(xué)合理確定?！钡乜眴挝幻鞔_檔案數(shù)字化范圍及原則，對工作效率和進(jìn)程起著決定作用。利用優(yōu)先即對利用頻率高的檔案，如職稱評聘、干部任免等檔案優(yōu)先掃描；價值優(yōu)先即對檔案內(nèi)容進(jìn)行鑒別，地質(zhì)檔案很多是地勘單位所獨有的，極其珍貴、價值高，為保護(hù)原件，避免重復(fù)使用破損或者丟失，應(yīng)將其優(yōu)先掃描。3.強化人財物配備，滿足運行基礎(chǔ)條件。固定場地、安排人員、配齊設(shè)備。檔案數(shù)字化場地要有足夠空間，按照庫房標(biāo)準(zhǔn)要做到“十防”：防火、防水、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防紫外線、防磁輻射。人員方面，考慮單位地質(zhì)檔案多、專業(yè)性強，各業(yè)務(wù)單位需安排專業(yè)技術(shù)人員參與數(shù)字化檔案的建設(shè)。設(shè)備配備上，檔案數(shù)字化加工的設(shè)備主要包括掃描設(shè)備、存儲設(shè)備、電腦、復(fù)印機、打印機等，具體根據(jù)檔案實際情況確定使用設(shè)備種類。有條件的單位，要提前實行辦公自動化系統(tǒng)，最終實現(xiàn)和檔案數(shù)字化系統(tǒng)平行運行。同時，還要實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案數(shù)字化系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)文件在兩個系統(tǒng)的導(dǎo)入導(dǎo)出，避免將紙質(zhì)文件再掃描，提高工作效率。4.重視理論制度建設(shè)，確保各項管理有章可循。加強對參與建設(shè)人員的理論知識學(xué)習(xí)，“目前涉及地勘檔案數(shù)字化應(yīng)用的《巖心檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等，熟練掌握這些技術(shù)規(guī)范對數(shù)字化的基本要求和相關(guān)規(guī)定，從而制訂符合地勘單位檔案數(shù)字化實際的技術(shù)、保密、考核驗收等制度?！边@是前期重要的準(zhǔn)備工作之一，對規(guī)范的熟練了解，可顯著提升工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)管理水平規(guī)范化。5.編制實施方案，確保各項程序有據(jù)可依。一套完備的實施方案是進(jìn)行檔案數(shù)字化操作的可靠依據(jù)，單位在準(zhǔn)備階段必須根據(jù)自身檔案的實際情況，編寫好翔實的具體實施方案。一般實施方案包括：指導(dǎo)思想、基本原則、總體目標(biāo)、具體任務(wù)、項目周期、人員安排、設(shè)備配備以及具體的方法措施和相關(guān)工作要求。這些內(nèi)容貫穿數(shù)字化的全過程，保證項目的順利運行。

（二）過程中的運行。數(shù)字化檔案的實施環(huán)節(jié)是至關(guān)重要的，決定著數(shù)字化檔案的最終結(jié)果，在實施數(shù)字化檔案過程中，重點要注意以下五個環(huán)節(jié)：1.檔案移交與歸還。移交文件資料的完整性與及時性是確保項目按時按質(zhì)完成的重要環(huán)節(jié)。各部門要做好檔案整理、掃描資料的移交手續(xù)，填寫好《檔案移交清單》，清點文件及資料內(nèi)容、數(shù)量等，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人員要與移交部門簽字確認(rèn)。文件資料整理掃描完成后，歸還時要做好清點再確認(rèn)工作。2.檔案整理。按照《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《檔案分類方案和檔案編號規(guī)則表》及《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2017》等要求，做好文書檔案及專業(yè)檔案的整理工作。文書檔案整理以“件”為單位，按照年度—機構(gòu)—保管期限方法進(jìn)行分類；專業(yè)檔案整理以“卷”為單位，按照專業(yè)分類方案進(jìn)行整理歸檔，并設(shè)置二級門類代碼。（1）目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。按照《檔案著錄規(guī)則》，確定著錄項、字段類型和長度，確保著錄內(nèi)容無誤，格式統(tǒng)一；（2）編頁碼。逐頁對檔案進(jìn)行編號，不出現(xiàn)重編、漏編，編號所使用的打碼機、筆墨不能破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響；（3）拆除裝訂。檔案掃描前，應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損壞；（4）裝訂。掃描完成后，按照檔案保管的要求重新裝訂，裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。根據(jù)紙張數(shù)量和厚度采用人工、三孔打孔機或電鉆等打孔穿線；（5）蓋歸檔章。按照歸檔章的格式要求，加蓋歸檔章，并按照格式要求填寫相應(yīng)內(nèi)容。3.檔案掃描及圖像處理。按照現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)要求，對檔案進(jìn)行掃描，掃描圖像格式要確定好。掃描分辨率的選擇應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，一般分辨率不低于300dpi，破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行壓平處理后再進(jìn)行掃描。對于一些幅面較大的檔案可使用數(shù)碼平臺進(jìn)行掃描，或者通過縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描。4.圖像數(shù)據(jù)的存儲。經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份，備份載體的選擇要多樣化，可采用移動硬盤、光盤刻錄等實現(xiàn)多套備份，并做到異地保存。5.銜接檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對檔案進(jìn)行掃描是實現(xiàn)檔案數(shù)字化最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。單位要注重對檔案管理軟件的選擇，一般地勘單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)包括地勘單位檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計和用戶管理等基本功能。單位可根據(jù)工作需要，直接采購或研發(fā)適合本單位檔案數(shù)字化管理的軟件。

（三）后期管理維護(hù)。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性較強的工程，在運行后，單位仍需要投入人力、物力、財力，要持續(xù)加大對檔案數(shù)字化管理的力度，后期管理維護(hù)重點有三個方面：1.重視數(shù)字化檔案制度建設(shè)。構(gòu)建良好的檔案管理體系離不開制度建設(shè)。隨著檔案數(shù)字化管理體系的運行，過程中必然會出現(xiàn)各類問題。因此，需要在原有制度基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷完善修訂，對一些空白領(lǐng)域的內(nèi)容進(jìn)行重新制訂，確保各項工作能夠全面發(fā)展，有效落實。關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的制度有很多，如《數(shù)字化檔案使用制度》《數(shù)字化檔案安全保存制度》《數(shù)字化檔案保密制度》等等，健全相關(guān)的管理制度，是保證檔案管理體系順利運行的關(guān)鍵。2.提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)。要加大對檔案專兼職人員的檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，多參加貼合單位檔案工作實際內(nèi)容的檔案培訓(xùn)；多參與同外單位的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流，取長補短；密切與駐地檔案管理部門的聯(lián)系，提升單位檔案管理水平的專業(yè)性，新入職的專兼職檔案工作人員要對單位檔案規(guī)章制度有系統(tǒng)全面的了解，熟悉單位檔案工作流程，進(jìn)行崗前檔案培訓(xùn)，合格后方可上崗。要邀請數(shù)字化檔案方面的專家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和數(shù)字化檔案知識的普及，深入了解數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢和過程，促進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的加快。3.強化對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的升級和安全管理。聘請專業(yè)人員加強對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的管理，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，解決系統(tǒng)漏洞問題，對檔案安全加以重視，加裝防火墻和殺毒軟件，防止檔案資料被竊取和破壞。要對檔案信息的存儲設(shè)備加強日常維護(hù)，防止數(shù)據(jù)的丟失。對重要的檔案信息可采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限認(rèn)證讀取技術(shù)等手段。對內(nèi)部工作人員要根據(jù)不同的工作環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的訪問限權(quán)。建立數(shù)字化檔案查閱管理臺賬，做到有據(jù)可查，追根溯源。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，地勘單位檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行，但是要想建設(shè)好，單位領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，地勘單位要結(jié)合實際現(xiàn)狀，重點從前期準(zhǔn)備、建設(shè)中和后期維護(hù)管理三個階段入手，考慮全面提前準(zhǔn)備，制訂具體實施方案，在建設(shè)中遇到問題，要有據(jù)可依，按照制度規(guī)范，不斷完善改進(jìn)，要把檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)作一件持續(xù)性的長效工作去抓，達(dá)到實現(xiàn)全面提升檔案管理水平的目的，更好地發(fā)揮出檔案服務(wù)地勘單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的功能。

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作者:黃蓓 單位:安徽省地勘局第二水文工程地質(zhì)勘查院