導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇高校檔案論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

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2對策及措施

2.1加快信息化建設規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設的任務和重點,指導高校檔案管理規(guī)范的建設、運行、管理及維護工作,使高校檔案信息化建設有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權威性。

2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎設施高校檔案業(yè)務要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡軟硬件、復印機及掃描儀等設備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持,加大資金投入力度,是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應有的作用。

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科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高?？蒲谢顒拥幕A和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內(nèi)容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高?？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高?？蒲腥藛T檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高?？蒲袡n案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產(chǎn)生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題?！皺n案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產(chǎn)權。這就決定了高?？蒲袡n案開發(fā)利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內(nèi)利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高?？萍既藛T的檔案意識，做好高?？蒲袡n案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應用的積極作用。

參考文獻：

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論文摘要：隨著電子計算機、電子載體和網(wǎng)絡技術的應用和發(fā)展，高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新要實行“三個轉變”：一是服務內(nèi)容的創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質量要求轉變；二是服務方式的創(chuàng)新，由被動服務向主動服務轉變；三是服務手段的創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉變。

隨著高科技的迅猛發(fā)展，我們已進入一個電子化、信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的新時代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期，高校檔案事業(yè)作為社會主義文化建設的重要組成部分，務必迅速、有效地提供檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發(fā)揮學校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此，高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新已是勢在必行。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創(chuàng)新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。加強檔案信息資源的開發(fā)利用，對經(jīng)濟發(fā)展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應有的價值。

高校檔案形成于高校各個時期、各個方面，是反映學校歷史面貌和發(fā)展變化的真實記錄。實踐證明，高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業(yè)績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié)，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環(huán)節(jié)的好壞，直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。

高校檔案作為一種客觀實體，它的作用發(fā)揮并不是主動的，而是潛在的，需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托，實現(xiàn)檔案管理服務模式的創(chuàng)新，從社會需要、學校需要的角度出發(fā)，以學校內(nèi)外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內(nèi)容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。

二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創(chuàng)新提供了技術支撐

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1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。

1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點

醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。

2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當務之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設和制度建設多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。

3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4結論

檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

參考文獻

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三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策

海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現(xiàn)代化建設提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。

1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構職責是：“監(jiān)督、指導所屬機構的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作?！蹦壳?，全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業(yè)務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。

2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務職責與任務加大數(shù)倍，但相應的管理職權卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內(nèi)部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

3.沒有相關配套政策而引發(fā)出“山寨”收費現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用”；《辦法》還規(guī)定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規(guī)定予以補助。”但是，《辦法》已經(jīng)頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統(tǒng)一規(guī)定和標準的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費標準。類似現(xiàn)象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。

4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業(yè)務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。

對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。

對策2：行業(yè)收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統(tǒng)一，不規(guī)范問題。

對策3：單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。

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(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學?；窘⑵鹣鄳臋n案工作領導體制以及與學校整體發(fā)展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學校將檔案工作納入學校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網(wǎng)絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質均有較大幅度提高。多數(shù)學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規(guī)范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎業(yè)務建設步入規(guī)范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學、規(guī)范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學?？蒲谐晒b定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設備，并配備了與之相應的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結果在校內(nèi)引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業(yè)務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內(nèi)容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協(xié)調學校的整體規(guī)劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕斯芾怼钡碾y點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協(xié)調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發(fā)機關與教育行政主管機關協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響

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目前的檔案工作者大多是年齡大、體弱多病的，他們所具有的教育程度也不高，檔案專業(yè)的人才更是少之又少。雖然大多檔案工作人員熟練的掌握紙質檔案管理和手工操作，但對計算機管理檔案及信息化管理相對陌生，這樣就對的檔案工作發(fā)展提出了嚴峻的挑戰(zhàn).

（二）領導對檔案工作重視不夠

有些學校領導認為檔案管理工作就是“保存資料”，沒有很強的技術性和專業(yè)性，對檔案工作認識不足，因此，在人員配備和經(jīng)費投入方面重視不夠。隨著信息時代的到來，檔案的管理方式已由過去傳統(tǒng)檔案管理方式逐步向信息化管理過渡，工作的重點也由檔案的收集與整理變?yōu)榫幯?、利用和?chuàng)新。這就對檔案工作者提出了更高的要求，不但政治覺悟要高、責任心強而且要具有創(chuàng)新意識，要具備運用新知識、新技術的能力。只有學校領導高度重視檔案工作，認識其對各項工作的依據(jù)作用和參考價值，才能把綜合素質較高的人安排到檔案工作崗位上，更好地完成檔案管理工作。

（三）檔案工作人員流動性大

檔案部門與其他部門相比，工作辛苦、待遇差、地位低，這成了人才流失的重要原因。為此，必須對檔案工作給予更多的投人，改善其工作環(huán)境及辦公條件；一視同仁地對待檔案工作人員，提高他們的工作地位和福利待遇，激發(fā)起他們的工作熱情，使他們能夠全身心地投入到檔案信息化建設當中。

二、高校檔案工作者繼續(xù)教育的必要性

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它運用科學的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、利用、編研等業(yè)務環(huán)節(jié)全過程進行管理。為保證檔案工作能夠適應新形勢的需要，僅憑對檔案工作的熱情和細致的工作作風是遠遠不夠的，它需要運用專業(yè)知識和技能科學的管理檔案。所以對檔案工作者的要求也應該從以傳統(tǒng)的機要、保密角方面的政治素質為重點轉向以培養(yǎng)業(yè)務素質為重點。目前，我國高校從事檔案工作人員主要是具有普通學歷且非檔案專業(yè)的人員，由于多數(shù)人沒有接受過檔案學知識的系統(tǒng)學習和專業(yè)培訓，較難從事檔案分類、鑒定、編研和制度修訂等學術性較強的工作。隨著檔案信息化建設的逐步推進，越來越多的新技術將逐步應用于檔案工作的各個方面，這就要求檔案工作者不僅有豐富的檔案專業(yè)知識和較強的業(yè)務能力，還要有檔案數(shù)字化能力和電子檔案鑒定能力等；不但會傳統(tǒng)紙質文件的歸檔，還要具備電子文件的歸檔管理能力。因此，加強高校檔案工作者的繼續(xù)教育尤為重要。

三、加強高校檔案工作者繼續(xù)教育的建議

（一）繼續(xù)教育的主要對象

有計劃地組織培訓、進修，加大在職檔案管理人員崗位培訓力度，增強管理人員辨別、處理文檔信息的能力。目前，檔案隊伍中有許多年齡偏大、學歷偏低、專業(yè)知識偏少、不會使用現(xiàn)代化管理設備的檔案工作者，檔案主管部門要盡可能地為檔案工作者多提供繼續(xù)教育的機會，全面提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質及工作水平。

（二）繼續(xù)教育的形式與內(nèi)容

繼續(xù)教育可采取授課、參觀、交流、自學等多種形式，激發(fā)培訓者的學習熱情和積極性，變被動參加為主動參加，授課內(nèi)容上要專業(yè)理論和工作技能相結合，選擇貼近生活實際的、能學以致用的，使盡可能多的檔案工作者都能參加，讓大家通過參加繼續(xù)教育獲取知識。

（三）建立內(nèi)部培訓體系

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二、新時期高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

高校的檔案管理工作也要隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展而進行適時的改革創(chuàng)新，在檔案管理體制不斷創(chuàng)新改革過程中，就是在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎之上進行的填補和玩啥，因此，在教育體制不斷的改革中，強化高校檔案管理程序和步驟，運用現(xiàn)代化的科學技術、計算機網(wǎng)絡，將高校的檔案管理工作更加的完善，更好的服務于高校整體管理工作中去，檔案管理創(chuàng)新要做好相關的措施，具體如下：

（一）通過對檔案管理工作的正確認識和分析，明確檔案管理創(chuàng)新

發(fā)展的思路，找到創(chuàng)新管理的方法和途徑領導對于檔案管理創(chuàng)新工作要給予重視，工作人員在實際管理工作中善于總結分析檔案管理中的利弊，通過總結分析，找到創(chuàng)新的頭破口，才能促進檔案管理工作有序穩(wěn)定的向前發(fā)展。

（二）檔案管理的實際工作中要堅持“以人為本”

創(chuàng)新是一中進步的、向前的、先進的發(fā)展思想，而人無疑是產(chǎn)生創(chuàng)新思想的主體，“以人為本”就是在檔案管理工作中，人性化的采取有效的措施進一步加強管理工作，使管理工作更加高效。作為高校一項基礎的管理工作，檔案管理對于高校的發(fā)展有著重要的意義，因此，作為高校來說，定期的對檔案管理人員進行定期的培訓和教育，不斷的豐富檔案管理知識，同時也提高了他們的專業(yè)技術水平，檔案管理工作人員也要樹立終身學習的意識，二者相互配合，相互的作用，才能提高創(chuàng)新在檔案管理工作中發(fā)揮著越來越多的作用。

（三）采用現(xiàn)代的科學技術，使高校的檔案管理能夠開辟出新的天地隨著科學技術的不斷發(fā)展和進步，現(xiàn)在社會發(fā)展主要還是取決于技術的競爭和發(fā)展，而很多科技成果的研發(fā)也被運用到各個領域當中，在教育和教學的管理機構當中，科學成果的運用也非常的廣泛，比如在現(xiàn)在的課堂教學當中，多媒體技術的應用已經(jīng)非常的廣泛和成熟，而在高校的檔案管理工作當中，計算機技術也已經(jīng)開始被運用的非常廣泛。計算機技術的運用，使得高校檔案管理工作能夠更加方便的運行，也為高校一些基礎性工作的運行提供了更加有效和科學的方式。

（四）檔案管理的專業(yè)化水平應該要不斷的提高

高校的檔案管理工作想要長久的發(fā)展，就要建立綜合檔案管理方式，在提高檔案管理專業(yè)化水平的時候，除了要提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術水平和綜合素質之外，還應該要建立起管理工作的創(chuàng)新機制、保障機制以及電子化的體系，從多個方面來對檔案管理工作進行綜合提高。

（五）對于電子檔案的安全研究工作應該要進一步的加強

檔案網(wǎng)絡化以及電子檔案已經(jīng)開始在高校當中普及，但是因為檔案信息是具有一定的機密性，所以檔案管理的工作人員在管理的過程當中也應該要注意電子檔案的安全性。首先對于那些需要在網(wǎng)上進行的信息應該要進行比較嚴格的審查。對于一些不明信息要進行阻止或是經(jīng)過審查之后使用，避免互聯(lián)網(wǎng)黑客的襲擊、導致信息泄露，給高校檔案管理工作帶來不便。其次對于網(wǎng)絡信息安全性，相關管理工作人員應該要加強。

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美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網(wǎng)絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡為基礎的新經(jīng)濟，其實質就是“注意力經(jīng)濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

其次，使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數(shù)據(jù)進行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。

校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時、準確。學校內(nèi)的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業(yè)、教職工的調離與退休等，要想準確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計算機管理的數(shù)字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉變。

許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展

90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

1.3.3經(jīng)費緊張狀況得到初步緩解

經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經(jīng)初步認識到檔案館網(wǎng)絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在：

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。

其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系，它只為檔案部門內(nèi)部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設滯后

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。

2.2.4經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡化建設的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡，更談不上對設備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡化發(fā)展的最大障礙。

2.2.5人員整體素質低弱

在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化、網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構想

3.1采用客戶機/服務器(Client／Server)體系結構模式

客戶機/服務器結構模式是通過網(wǎng)絡把分散的計算機系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計算機根據(jù)其功能劃分為服務器與客戶機C／S結構系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執(zhí)行，共同實現(xiàn)整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數(shù)據(jù)時，工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務器（Server）發(fā)出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務器的客戶（Client）。

C／S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡的資源優(yōu)勢，但它對具體的網(wǎng)絡硬件、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)并無嚴格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構造起實用C／S結構系統(tǒng)。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

3.2建立基于Web的服務體系

在學校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式，通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式，因此為利用者提供的信息組織結構應是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應建立自己的Web服務器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務。目前，計算機技術的發(fā)展，使得在PC機上Web建立站點變得相當?shù)暮唵危恍柽x用適當?shù)腤eb服務器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機而是有無Web服務器。

3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術基礎上，也就是說，選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結構，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機事務、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力。現(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機狀態(tài)下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網(wǎng)絡環(huán)境下運行，具有客戶機/服務器結構的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅動程序）、數(shù)據(jù)庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數(shù)據(jù)庫服務。

參考文獻

1周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002

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1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現(xiàn)散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機關各種門類和載體的檔案應集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網(wǎng)絡建設問題

高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設的檔案網(wǎng)絡隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡在建設中因并校后分校區(qū)辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡建設存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩(wěn)定未引起領導的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅悺⒖萍碱惖姆诸惙椒?，成立較晚的學校基本統(tǒng)一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應把握的幾個問題

合并高校搞好檔案管理工作的關鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標。

1強化檔案意識，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業(yè)，業(yè)務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網(wǎng)絡建設，發(fā)揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

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2高校電子檔案管理中存在的問題由于高校電子檔案事業(yè)還是一個新興事業(yè)，沒有一個現(xiàn)成的公式或模版套用，各個學校的情況也有很大差異。電子檔案因其磁盤、磁帶、光盤等具有存量大、占有空間小、傳輸快捷、查閱方便等多方面的優(yōu)勢，節(jié)省了紙張和用于信息存儲的空間，而受到全社會的普遍重視，應用的領域也越來越廣泛。進入電子信息時代，并且隨著網(wǎng)絡技術、信息技術的不斷改善，但針對于電子檔案管理的保密性機制還不夠健全。電子檔案的真實性、可靠性難以保證。電子文件信息易被復制、刪除、修改等并通過網(wǎng)絡進行遠距離輸出。政策支持力度趕不上事業(yè)發(fā)展的速度，電子檔案管理體系還不夠健全，要深化創(chuàng)新改革，轉變觀念，解決好資源分散，使用不科學、不合理的問題，建立資源共享平臺，實現(xiàn)最大效能為教學和科研服務。發(fā)展與創(chuàng)新的思想觀念還不夠到位，隊伍建設和人才培養(yǎng)力度和速度還需要進一步加大，真正切實認識到人才尤其高水平人才是提升高校核心競爭力的關鍵，加強高水平人才引進力度，加大人才培養(yǎng)力度，著力加強人才隊伍建設，為學校發(fā)展提供強有力的智力支持和人才保障。

二高校電子檔案管理需要解決的關鍵性問題

1高校電子檔案管理需要營造一個好的環(huán)境電子檔案管理技術在高校的發(fā)展，技術上采取相應措施保障電子檔案的原始性與真實性，充分剖析高校改革發(fā)展面臨的機遇和挑戰(zhàn)，高起點定位，與時俱進的確定新的奮斗目標、戰(zhàn)略重點，強化工作措施，很大程度上決定于高校主管校領導對電子檔案管理技術的認識水平。真正把高校電子檔案管理工作納入學校中心工作，從部門工作實際出發(fā)，解放思想、開拓創(chuàng)新、認真學習新知識、新技術，研究新環(huán)境、新問題，牢牢把握新時期電子檔案的主導權，要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案和新時期電子檔案工作的積極作用，引導大家養(yǎng)成良好的電子化使用習慣。

2高校電子檔案管理工作需要健全管理體制對于電子檔案管理技術的迅猛發(fā)展，高校電子檔案技術管理體制存在著明顯的滯后和不協(xié)調關系，還要逐步完善建立電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。全面規(guī)劃與開發(fā)全校電子檔案管理技術資源，要充分利用電子檔案網(wǎng)絡平臺，整合檔案資源，開展檔案的電子利用，使電化教育、網(wǎng)絡技術、計算機技術各自發(fā)揮好優(yōu)勢，建設學校電子檔案管理中心與教學科研網(wǎng)絡技術中心，進一步加強服務于全校教職員工的工作力度。協(xié)同創(chuàng)新，快速成長，共同提高電子檔案目標管理改革水平。

3建設高校電子檔案管理工作人才隊伍高校把人才隊伍建設作為首要戰(zhàn)略支點，人才是立校之本，是第一位的資源。學校取得的成功得益于人才的支撐，學校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要調動一切積極因素，從國內(nèi)外引進教學、科研、管理等方面的人才，要樹立科學的人才觀，在學校積極營造尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)造的環(huán)境和氛圍?；疖嚺艿目?，全靠車頭帶。同時，要加大對現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，增強服務意識，為人才的培養(yǎng)創(chuàng)造條件，打好平臺，不斷提高辦學質量和水平。要想成就一番事業(yè)，一定要熟悉電子檔案管理技術業(yè)務，有事業(yè)心、有領導才能，要達到團結協(xié)作，有前瞻性和超前意識。更需要一支具有承前啟后、富有創(chuàng)新精神的人才隊伍。要精心培育，在人才、資金等方面優(yōu)先配置資源。能帶領檔案管理人員走在高校檔案管理改革的前列，更好的服務學校。

4高校電子檔案管理技術的創(chuàng)新創(chuàng)新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力．也是各項事業(yè)永葆生機的源泉。同志“三個代表”的重要思想里用的立場、觀點和方法，針對我們黨面臨的許多重大理論和實際問題，進行了一系列具有創(chuàng)造性的新思路、新論斷和新觀點，體現(xiàn)了的活的靈魂，凝聚著的創(chuàng)新精神。檔案工作是不斷發(fā)展的，使電子檔案管理技術工作發(fā)展迅猛，光靠工作熱情和干勁還不行，必須要有一個活的靈魂創(chuàng)新。創(chuàng)新是根據(jù)客觀實踐的發(fā)展要求，也是對電子檔案管理創(chuàng)新的認識高度，其自身所具備的管理素養(yǎng)和技術能力。因此，從思想意識觀念、技術設備等各方面要領先，所以成果和成績才能領先，加強對學校資源交流平臺的參與和利用，促進電子檔案管理水平的提升，為營造創(chuàng)新高校電子信息技術和領頭人物的培育，就要具備這種活的靈魂才能對電子檔案信息管理技術的發(fā)展和創(chuàng)新起著重要作用。

5高校電子檔案管理要有一支精明強干的專兼職隊伍高校電子檔案管理工作一定要從全局上去謀劃，在謀劃基礎上，制定科學的規(guī)劃，最終結果要體現(xiàn)在結構的優(yōu)化上。人才工作涉及方方面面，學校著眼開拓創(chuàng)新發(fā)展的理念，以科學發(fā)展觀和科學人才觀為指導，制定切實可行的電子檔案管理技術人才培養(yǎng)規(guī)劃，有計劃的引進有遠見卓識和決策能力的領軍人物，有電子檔案管理知識與經(jīng)驗的管理人才，有對電子檔案信息技術業(yè)務創(chuàng)新能力的技術型管理人才。第一位的就是配置好人才資源，調整好人才結構，形成從領軍人物到核心團隊的合理梯隊，具有團結、務實、干事，相互學習，共同提高，今后還要做得越來越好、好上加好，保證學校電子檔案信息技術專業(yè)能夠不斷做強做大。

6高校電子檔案管理工作要形成一個良好的運行機制建立良性運行機制。學校啟動，自己發(fā)展，完善制度建設，是提高電子檔案管理科學化水平的關鍵和保證。強化電子信息轉化意識，要根據(jù)工作需要，規(guī)范地、系統(tǒng)地、科學地整理出相關內(nèi)容。用創(chuàng)新的思路、創(chuàng)新的舉措推動電子檔案管理工作，充分發(fā)揮各方面的優(yōu)勢，形成促進人才發(fā)展的整體合力。要加強對專業(yè)人才工作的宣傳，形成關心專業(yè)人才工作、支持人才發(fā)展的良好氛圍。

三科學規(guī)劃，優(yōu)化管理