導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇會(huì)計(jì)檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

沒有按規(guī)定收集與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的資料（例承包協(xié)議書、工程項(xiàng)目決算書、銀行對(duì)賬單等），每個(gè)年度終了，沒有及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表收集齊全。有些村甚至連工程結(jié)算票據(jù)、出納現(xiàn)金、銀行存款結(jié)賬單都沒有收集。

（二）資料隨意處置

沒有按會(huì)計(jì)檔案資料的不同形式，不同保管期限進(jìn)行分別裝訂立卷、造冊(cè)。有些村甚至沒有對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，而是用報(bào)紙包一下，或用線捆扎一下，放置在紙箱或蛇皮袋里。

（三）移交手續(xù)不全

會(huì)計(jì)、出納在辦理移交手續(xù)時(shí)不夠嚴(yán)肅，不夠規(guī)范。從筆者審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的情況來看，無(wú)論是村級(jí)財(cái)務(wù)賬還是村辦企業(yè)賬無(wú)不例外地只根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表列出單子辦理所謂的移交財(cái)務(wù)手續(xù)，而應(yīng)該移交的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)憑證、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表賬簿以及其他相關(guān)的會(huì)計(jì)核算資料并沒有辦理移交。我們知道，會(huì)計(jì)結(jié)算是依據(jù)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的原始憑證結(jié)算的，如果沒有原始憑證、會(huì)計(jì)賬冊(cè)、就不能正確判斷所移交資料的真實(shí)性、合法性、有效性。

二、加強(qiáng)農(nóng)村的會(huì)計(jì)交接管理制度化建設(shè)

依據(jù)我國(guó)相關(guān)部門出臺(tái)規(guī)定的《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》，由于工作調(diào)動(dòng)或因故離職會(huì)計(jì)人員，必須要與接替的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員辦理移交轉(zhuǎn)接手續(xù)，對(duì)于未辦理手續(xù)的不得離職。在離職前，會(huì)計(jì)人員必須將本人所負(fù)責(zé)的全部會(huì)計(jì)工作在限定的時(shí)間內(nèi)交接清楚；接替的工作人員應(yīng)認(rèn)真接管前任會(huì)計(jì)移交的相關(guān)工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項(xiàng)。實(shí)際操作中須注意以下幾個(gè)方面。

（一）移交前須結(jié)清帳目

對(duì)于更好更快的辦理移交工作，需要對(duì)以下工作加強(qiáng)完善與改進(jìn)：一是尚未填制的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)但是已經(jīng)受理的需要盡快填制完；二是尚未登記的財(cái)務(wù)賬目要登記完且在最后一筆余額后加蓋公章；三是整理好各項(xiàng)需要移交的資料，并對(duì)尚未完成的工作或需要繼續(xù)跟進(jìn)的寫出書面材料；四是認(rèn)真編制移交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)物品清單，詳細(xì)羅列應(yīng)該需要移交的文件、現(xiàn)金、支票、公章以及其他物品等內(nèi)容。

（二）移交過程中應(yīng)有專人進(jìn)行監(jiān)察管理

在會(huì)計(jì)人員辦理交接手續(xù)時(shí)，必須有監(jiān)察管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。移交人員需按照移交清冊(cè)逐項(xiàng)清交，接替人員要清點(diǎn)、核查、驗(yàn)收。為了保證移交工作的順利進(jìn)行，需要在移交過程中注意以下方面:一是現(xiàn)金、有價(jià)證劵的點(diǎn)交，要根據(jù)賬簿余額進(jìn)行。保證庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)證券必須與賬簿余額一致，若庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)證券與賬簿余款有出入那么移交人員需在限定的時(shí)間內(nèi)查清處理。二是確保會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料的完整性，不得遺漏相關(guān)重要信息。如果發(fā)現(xiàn)缺少部分資料應(yīng)立即查明原因，并用紅筆在移交清冊(cè)上注明，由移交人員負(fù)責(zé)。銀行對(duì)賬單應(yīng)和銀行存款賬戶余額數(shù)目一致。總賬有關(guān)賬戶的余額要與各種財(cái)務(wù)物資和掌權(quán)財(cái)務(wù)的明細(xì)賬戶余額核對(duì)相符；非常時(shí)期，可以通過有合作關(guān)系的單位及個(gè)人進(jìn)行核查或隨機(jī)選取個(gè)別賬戶與財(cái)務(wù)開銷情況進(jìn)行核對(duì)。

篇2

1會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本人根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些特點(diǎn)：（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。（1）會(huì)計(jì)憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會(huì)計(jì)賬簿。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

3財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

篇3

二、對(duì)于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作的建議

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視會(huì)計(jì)檔案工作

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的價(jià)值，高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，將醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理列入醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和檔案室工作的重點(diǎn)來抓，經(jīng)常深入進(jìn)行督導(dǎo)檢查。

（二）要健全并且推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理

責(zé)任體制，按崗負(fù)責(zé)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案材料的存檔工作，必須由醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作人員親自進(jìn)行，需要在醫(yī)院財(cái)務(wù)部門合理設(shè)置一些專職或兼職的會(huì)計(jì)檔案管理員，出納人員不得越權(quán)或同時(shí)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)整理存檔，集中管理保持，方便今后可以進(jìn)行查詢。

（三）完善補(bǔ)充會(huì)計(jì)檔案管理制度

應(yīng)完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案查詢、復(fù)制登記制度。首先必須堅(jiān)強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保密措施，一般情況會(huì)計(jì)檔案在數(shù)量上為單份，故務(wù)必在會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制和相關(guān)的查詢的過程中加強(qiáng)管理。當(dāng)所被查詢的會(huì)計(jì)檔案查詢完畢，必須及時(shí)進(jìn)行收回存檔，嚴(yán)格保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的嚴(yán)密。

（四）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀程序的監(jiān)管

在會(huì)計(jì)檔案的管理中，銷毀工作絕對(duì)不可馬虎，必須嚴(yán)格按照流程來，認(rèn)真執(zhí)行。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管工作，一般按照時(shí)限確定分為永久性保存和規(guī)定最低保存期兩類，只有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證、其他未了事項(xiàng)的原始憑證這種情況除外，其余只要保存期滿的會(huì)計(jì)檔案可以讓醫(yī)院檔案室和醫(yī)院會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)一起提出銷毀意見，并且要進(jìn)行銷毀明細(xì)的編制，必須清晰的列出要進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案的所有重要信息，其中包括要決定進(jìn)行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號(hào)，冊(cè)數(shù)、起止日期、所屬卷號(hào)、應(yīng)保管和已保管時(shí)間、銷毀日期等，在經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審查并批準(zhǔn)同意后按銷毀流程嚴(yán)格執(zhí)行。

（五）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性建設(shè)

篇4

根據(jù)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)管理規(guī)定，系統(tǒng)操作員均會(huì)按日、月、年進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。金融機(jī)構(gòu)為確保電算化系統(tǒng)運(yùn)行安全，甚至還構(gòu)建了以省或行政區(qū)劃為管理單位的異地?cái)?shù)據(jù)備份，歷史和當(dāng)前數(shù)據(jù)備份均得到應(yīng)有重視。但不同版本操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、電算化系統(tǒng)應(yīng)用軟件及其升級(jí)補(bǔ)丁往往因缺乏有效管理而散落于各單位負(fù)責(zé)具體工作的軟件工程師手中，很少按規(guī)定要求歸檔保存。而對(duì)計(jì)算機(jī)等實(shí)物檔案更是缺乏檔案管理意識(shí)，不同時(shí)期的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備，如可以運(yùn)行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，一旦完成升級(jí)換代，大都作報(bào)廢處理。對(duì)數(shù)碼電子文件而言，失去了運(yùn)行環(huán)境，讀取就存在一定困難，更難以作為證據(jù)加以有效利用了。

重電子文件歸檔形式，輕歸檔電子文件鑒定確認(rèn)

當(dāng)前，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)碼電子文件的歸檔通常是由產(chǎn)生數(shù)碼電子文件的部門向檔案保管部門提供會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)年終數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)備份光盤，或是將計(jì)算機(jī)（服務(wù)器）上所有涉及核算系統(tǒng)的文件刻錄到光盤上，雙方簽字后就算完成歸檔。只重歸檔的形式，而輕視歸檔電子文件的鑒定、收集、篩選、分類和確認(rèn)，同時(shí)因各種會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成備份文件名，以滿足數(shù)據(jù)恢復(fù)的需要，因此，電子文件歸檔也無(wú)法按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》歸檔時(shí)所要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范代碼進(jìn)行標(biāo)識(shí)和登記，所有這些，均可導(dǎo)致對(duì)一些毫無(wú)利用價(jià)值的數(shù)碼電子文件進(jìn)行歸檔保存，形成資源浪費(fèi)。

重電子檔案表面管理，輕電子檔案綜合利用

當(dāng)前，會(huì)計(jì)數(shù)碼電子檔案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把諸如簡(jiǎn)單編制一些電子文件目錄等工作稱之為電子檔案管理，加之電子檔案管理規(guī)定本身缺乏相關(guān)實(shí)施細(xì)則，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求電子文件歸檔一式3套，一套封存保管、一套供查閱使用、一套異地保存，但對(duì)這些電子檔案如何封存管理、如何查閱使用、怎樣異地管理等并無(wú)配套管理辦法。由于缺乏符合要求的保管設(shè)施，存有數(shù)碼電子文件的光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)隨意存放，致使一些存儲(chǔ)介質(zhì)受損而無(wú)法利用。此外，因數(shù)碼電子檔案的綜合利用具有很強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，通常只能通過聯(lián)機(jī)方式檢索、查詢和利用與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)同一版本的電子檔案，而對(duì)系統(tǒng)升級(jí)前的歷史數(shù)碼電子檔案，即使是按要求歸檔，但由于缺乏相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境而無(wú)法讀取，造成歸檔保存的數(shù)碼電子檔案形同虛設(shè)，無(wú)法利用，從而失去保存這些數(shù)碼電子檔案的價(jià)值和意義。由于歷史電子檔案在利用上的種種不便，實(shí)踐中很少被利用。

重行政公文電子檔案管理建設(shè)，輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理建設(shè)

政府部門、行政機(jī)關(guān)及大型企業(yè)集團(tuán)因履職和保密需要，行政公文文書管理基本上已實(shí)現(xiàn)電子化和無(wú)紙化，行政公文文書電子檔案管理不僅繼承紙質(zhì)檔案管理好的做法，而且通過開發(fā)和推廣應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，使電子文件在歸檔、存儲(chǔ)和檔案檢索利用等方面更加顯示出紙質(zhì)檔案管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，得到良性發(fā)展。相反，會(huì)計(jì)核算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理因受系統(tǒng)復(fù)雜性、各系統(tǒng)間電子文件兼容性、系統(tǒng)依賴性等因素的制約，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，在電子檔案管理方面卻未有明顯起色。以人民銀行系統(tǒng)為例，其主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)有會(huì)計(jì)、支付清算、征信、反洗錢、國(guó)庫(kù)、貨幣金銀、調(diào)查統(tǒng)計(jì)、賬戶管理、貸款卡、外匯、同城票據(jù)交換等，而這些系統(tǒng)因服務(wù)對(duì)象不同、處理信息內(nèi)容不同，大都自成體系，操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等運(yùn)行環(huán)境也大相徑庭，加之受軟硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代、應(yīng)用軟件升級(jí)等影響，客觀上造成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案在利用上的種種不便。但如從深層次和根源上找原因的話，歸結(jié)于一點(diǎn)，就是輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，因缺乏有效電子檔案管理系統(tǒng)支撐，大量歷史形成的數(shù)碼電子文件已經(jīng)成為一種擺設(shè)，造成嚴(yán)重浪費(fèi)。

會(huì)計(jì)數(shù)碼電子檔案綜合管理利用的基本思路

檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價(jià)值，抓好會(huì)計(jì)數(shù)碼電子檔案的綜合利用，就抓住了數(shù)碼電子檔案管理之實(shí)。因此，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化實(shí)物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級(jí)后，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)等軟硬件實(shí)物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。與此同時(shí)，那些過了時(shí)效的電子檔案，也應(yīng)當(dāng)妥善存檔，使其發(fā)揮應(yīng)有作用，避免新產(chǎn)生的電子檔案重蹈覆轍，乃是當(dāng)前會(huì)計(jì)數(shù)碼電子檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

（一）構(gòu)建具有非系統(tǒng)依賴的數(shù)碼電子檔案管理系統(tǒng)

要從根本上解決好電子檔案的利用問題，使其真正發(fā)揮備以查考、作為證據(jù)或依據(jù)的作用，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值，必須構(gòu)建具有非系統(tǒng)依賴的、具有較強(qiáng)通用性的數(shù)碼電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可自成體系，也可在當(dāng)前電算化系統(tǒng)中增加電子檔案管理模塊，以徹底擺脫電子檔案對(duì)特定系統(tǒng)的依賴。其基本思路是：不論電算化系統(tǒng)使用何種數(shù)據(jù)庫(kù)，在輸出電子文件時(shí)均應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式或通用數(shù)據(jù)格式的電子文件，以供電子檔案管理系統(tǒng)調(diào)用。以會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)為例，因電子文件內(nèi)容是數(shù)字、字母和漢字集合的數(shù)碼文件，歸檔時(shí)即可選用通用性較強(qiáng)的TXT文本文件。其他數(shù)據(jù)類型電子文件歸檔時(shí)亦應(yīng)盡可能使用《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所要求的通用數(shù)據(jù)格式，以及符合國(guó)際開放標(biāo)準(zhǔn)的其他數(shù)據(jù)格式，如PDF（ISO32000國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)）等。當(dāng)需要查詢利用歷史電子檔案時(shí)，即可讀取標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式電子文件，解決電子檔案對(duì)特定系統(tǒng)的依賴問題。

（二）盡快研究建設(shè)非公文電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃

針對(duì)目前公文電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用水平高、非公文電子檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)重缺位的現(xiàn)象，行業(yè)主管部門應(yīng)重視非公文電子檔案管理系統(tǒng)研究建設(shè)，組織通用非公文電子檔案管理系統(tǒng)的研究、開發(fā)和推廣應(yīng)用。該系統(tǒng)應(yīng)充分考慮電子文件的系統(tǒng)環(huán)境依賴性，研究并選擇通用性強(qiáng)、符合國(guó)際開放標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式作為存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，由國(guó)家檔案主管部門或各行業(yè)主管部門以適當(dāng)形式予以，以此統(tǒng)一電子檔案管理數(shù)據(jù)格式和應(yīng)用平臺(tái)，推進(jìn)通用非公文電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)應(yīng)具有一定通用性，不得進(jìn)行有改變和影響原電子文件的信息加工，并可輸出與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的加密電子文件和紙質(zhì)拷貝件，以便使用者作為電子檔案利用的依據(jù)。

（三）循序漸進(jìn)穩(wěn)步推進(jìn)非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)碼電子檔案利用的系統(tǒng)依賴性決定了非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不可一撮而就。首先，各行業(yè)主管部門應(yīng)將該系統(tǒng)建設(shè)列入重要議事日程來統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)基礎(chǔ)研究，設(shè)定時(shí)間表，穩(wěn)步推進(jìn)。業(yè)務(wù)主管部門在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造及新系統(tǒng)研發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，均應(yīng)把電子文件歸檔、利用作為基本業(yè)務(wù)需求正式提出，以便在應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)、開發(fā)時(shí)通盤考慮。對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)已具備輸出標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式功能的，如可輸出TXT文本等標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的，還應(yīng)采取加密措施，通過制度加以規(guī)范。即在完成系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)據(jù)備份后，再按通用數(shù)據(jù)格式增加備份，收集資料，以便將來電子檔案管理系統(tǒng)利用。電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建還可通過定期讀入歸檔電子文件的辦法，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)與在線應(yīng)用系統(tǒng)的模擬鏡像，其區(qū)別在于，只查詢而不進(jìn)行計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)加工處理。通過移植歷史數(shù)據(jù)信息，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)查詢和有效利用，充分體現(xiàn)電子檔案的保存價(jià)值。

（四）重視信息安全管理，采用通用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的加密方法

非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)采用通用和符合國(guó)際開放標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，在方便數(shù)據(jù)讀取利用的同時(shí)，也為篡改數(shù)據(jù)信息留下方便之門。因此，必須強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息安全管理，以防電子文件在傳輸、復(fù)制、歸檔和利用等環(huán)節(jié)被篡改。以輸出TXT文本文件為例，可選用國(guó)際通用的MD5（信息摘要算法）加密，該算法可對(duì)一段信息（如TXT文件內(nèi)容）加密，產(chǎn)生一個(gè)32位由數(shù)字和字母組成的信息摘要作為驗(yàn)證碼，寫在TXT文本的末尾，如文件內(nèi)容被篡改，系統(tǒng)驗(yàn)證時(shí)就會(huì)產(chǎn)生與之不同的驗(yàn)證碼，由此進(jìn)行識(shí)別。而加密后的TXT文件仍然像加密前一樣，可讀、可顯示，有效防范文件被篡改，確保電子檔案安全利用。

（五）充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)電子檔案利用便捷化

電子檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)就在于可最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在信息管理方面的優(yōu)勢(shì)，改變紙質(zhì)檔案的人工查閱模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案的聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)查詢和綜合利用，提升查詢效率。通過構(gòu)建非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)、做好數(shù)據(jù)移植等措施，經(jīng)過一段時(shí)間的努力，完全可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的在線實(shí)時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)電子檔案查詢、利用的便捷化。只有電子檔案查詢效率高了，利用更加便捷了，才能徹底動(dòng)搖電算化條件下紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案仍占主導(dǎo)地位的尷尬局面，充分體現(xiàn)電子檔案的保存意義和保存價(jià)值。

篇5

【關(guān)鍵詞】高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對(duì)檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付,檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對(duì)環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購(gòu)建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高?？筛鶕?jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對(duì)照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見,編制銷毀清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷,并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國(guó)家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題?？梢岳脮?huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1]財(cái)政部,國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.1998.

篇6

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理在實(shí)際使用中最為明顯的優(yōu)勢(shì)，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、傳送和存儲(chǔ)的，所以，在數(shù)據(jù)信息的更改、修正、復(fù)制和重置等一系列相關(guān)處理問題上變得十分快捷和方便。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)磁介質(zhì)自身的特點(diǎn)，使得會(huì)計(jì)數(shù)字化檔案的體積盡管很小，但其數(shù)據(jù)容量卻很大，存儲(chǔ)空間也變得異常巨大，可以存儲(chǔ)非常多的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息。會(huì)計(jì)數(shù)字化檔案的這些突出特點(diǎn)，使得其在實(shí)際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節(jié)省管理和處理時(shí)間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的資源共享。

由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理是建立在會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)基礎(chǔ)之上的，強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)體系使得會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理很方便地就可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的共享共用。會(huì)計(jì)檔案的各類、各級(jí)需求用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)所提供的用戶權(quán)限，就可以通過網(wǎng)絡(luò)順利地直接訪問會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理資源庫(kù)。用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息資源的各種查詢、調(diào)檔、下載、獲取、傳送、存儲(chǔ)和相關(guān)利用，從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案信息資源的共享共用。

二、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的措施

1.實(shí)現(xiàn)內(nèi)部、外部、物流和資金流會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集與處理。

對(duì)于單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集和處理，由于僅限于單位內(nèi)部數(shù)據(jù)的流通，因此相對(duì)比較簡(jiǎn)單，工作流程也一目了然，一般是通過相應(yīng)的會(huì)計(jì)數(shù)字化管理軟件進(jìn)行原始單據(jù)和憑證的數(shù)字化收集與處理。對(duì)于單位外部會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關(guān)上級(jí)管理機(jī)關(guān)之間的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息交換與傳送，因此，需要進(jìn)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化采集與處理，目的是為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的順利傳送與交換。對(duì)于物流環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)字化采集與處理過程中，可以充分利用先進(jìn)的數(shù)字化識(shí)別技術(shù)，如OCR圖像識(shí)別技術(shù)和RFID無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)方法，將其存儲(chǔ)于會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2.建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和原則。

通過會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部、外部、物流和資金流會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集與處理后，為保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字化管理，還需要制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，便于數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的自由統(tǒng)一交換與和傳遞。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)是確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、原始性和實(shí)用性。真實(shí)性是要確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)與內(nèi)容的真實(shí)可靠，因?yàn)閿?shù)字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進(jìn)行了改變，它所反映的檔案內(nèi)容是不應(yīng)有任何變化的。原始性是指有時(shí)用戶需要具有原始性特征的會(huì)計(jì)檔案，需要通過數(shù)字化手段保留下會(huì)計(jì)檔案的原貌狀況，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息經(jīng)得起真?zhèn)伪孀R(shí)，以及對(duì)數(shù)據(jù)和文字信息的校勘，最終確保處理和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息內(nèi)容與原件相互對(duì)應(yīng)與吻合，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)或各類單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)在線報(bào)銷系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)是將紙質(zhì)的簽字和審批形式轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)化的審核形式，它的最大優(yōu)勢(shì)，一則可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。會(huì)計(jì)原始單據(jù)報(bào)銷實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，便于利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與計(jì)算。二則可以提高工作效率。它可以簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)報(bào)銷流程，可以極大地節(jié)省報(bào)銷人和各級(jí)相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)用于報(bào)銷流程的時(shí)間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對(duì)于自己報(bào)銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內(nèi)容的快速查詢，也便于相關(guān)管理人員對(duì)于會(huì)計(jì)報(bào)銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這是由于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)將所有已經(jīng)通過審批的會(huì)計(jì)報(bào)銷數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到財(cái)務(wù)處理模塊，實(shí)現(xiàn)了與主流財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，因此，可以確保會(huì)計(jì)報(bào)銷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成的，包括會(huì)計(jì)檔案管理子系統(tǒng)、智能核算信息轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)光盤生成子系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)獨(dú)立查詢子系統(tǒng)，他們分別具有檔案案卷管理、財(cái)務(wù)文檔管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報(bào)表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、生成數(shù)據(jù)光盤、生成存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和檔案查詢等主要功能。通過核算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時(shí)期，以及采用不同的會(huì)計(jì)檔案管理方式所帶來的歷史數(shù)據(jù)整合，從而保障各種會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息資源在系統(tǒng)中得以體現(xiàn)和反映。會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并通過采用權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)和身份驗(yàn)證等保密措施加以利用。

5.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息資源的區(qū)別共享。

會(huì)計(jì)檔案的存在價(jià)值更多地要體現(xiàn)在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應(yīng)該包括相關(guān)單位用戶，甚至更大范圍內(nèi)的共享利用，這就需要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息的資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享的會(huì)計(jì)檔案，其存在和利用價(jià)值將會(huì)大打折扣。當(dāng)然，資源共享并非意味著可以任意地、無(wú)限制地濫用，而是在遵循相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案資源利用規(guī)定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據(jù)各單位的不同具體情況，對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源實(shí)行分級(jí)、分網(wǎng)、分權(quán)限地共享利用。可以將可資源共享的用戶劃分為會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)檔案管理人員、上級(jí)管理人員、財(cái)務(wù)部門主管、其他個(gè)人用戶，他們根據(jù)自己所擁有的相應(yīng)權(quán)限，可以利用相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化信息資源。

三、會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的安全保障

1.重視會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理。

在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的工作過程和服務(wù)過程中，要將安全管理放在重要位置，強(qiáng)化安全意識(shí)，采取安全措施，進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立一整套安全標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著21世紀(jì)逐漸進(jìn)入到信息時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代、云計(jì)算時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有機(jī)融合，都為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲(chǔ)、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學(xué)技術(shù)是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源巨大便利性的同時(shí)，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理過程中的安全管理。當(dāng)然，任何安全措施都具有相對(duì)性，絕對(duì)安全的防范措施是很難實(shí)現(xiàn)的，只有采取多重安全保護(hù)措施，才可以將會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化資源的安全性盡可能地提高。

篇7

1.“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。

2.“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會(huì)計(jì)核算中心查詢本單位的財(cái)務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對(duì)單位資金享有財(cái)務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無(wú)支配和使用權(quán)。

目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

一、委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。

二、會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。由于會(huì)計(jì)核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報(bào)銷、辦公擠在一起，沒有專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房和專門的檔案員，加之各單位的報(bào)賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會(huì)計(jì)檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

1.有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮?shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

3.會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

4.財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5.會(huì)計(jì)檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

篇8

1.醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理模式尚未建立

隨著醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理的開展，醫(yī)院方面也相繼開始各個(gè)方面的信息化管理建設(shè)，但是由于醫(yī)院財(cái)務(wù)管理涉及部門較多，盡管醫(yī)院門診收費(fèi)、藥方收費(fèi)以及住院收費(fèi)采用信息化管理取得一定成效，但在管理過程中，仍然存在著私收紅包、人情費(fèi)用等問題，財(cái)務(wù)管理與網(wǎng)絡(luò)信息化在相適應(yīng)階段存在著不足，比如信息傳送、資源共享等的滯后性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化管理模式并未完全建立。

2.財(cái)務(wù)管理者對(duì)財(cái)務(wù)信息化認(rèn)識(shí)不足

其實(shí)，較多財(cái)務(wù)管理者對(duì)自身工作并不完全熟悉，也沒有真正認(rèn)識(shí)到信息化管理的本質(zhì)，僅僅只是表面的認(rèn)為信息化管理就是用計(jì)算機(jī)代替人力，對(duì)信息化管理的真正核心并不完全了解。尤其是在很多醫(yī)院財(cái)務(wù)管理上，主管醫(yī)院財(cái)務(wù)工作的管理者并不熟知計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化管理知識(shí)，對(duì)很多信息化管理中的弊端和缺陷不能及時(shí)發(fā)覺，處理財(cái)務(wù)能力尚不能夠跟得上時(shí)代。醫(yī)院的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要與時(shí)俱進(jìn),由于財(cái)務(wù)管理者對(duì)財(cái)務(wù)信息化認(rèn)識(shí)存在問題，不愿接受新知識(shí)、新理念，在一定意義上影響了醫(yī)院財(cái)務(wù)管理控制的進(jìn)步。

3.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)督機(jī)制薄弱

醫(yī)院內(nèi)部控制制度并不完善，這就很容易造成執(zhí)行力差的問題，加上院方對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制并不十分重視，讓醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制可操作性不強(qiáng)。在目前很多醫(yī)院管理中都缺乏科學(xué)、有效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的不完整，就容易造成管理漏洞，特別是在漏洞出現(xiàn)后無(wú)法第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù);未建立合理的財(cái)務(wù)內(nèi)部審計(jì)，就會(huì)缺乏合理的財(cái)務(wù)內(nèi)部預(yù)警機(jī)制，無(wú)法形成靈活的財(cái)務(wù)管理，很容易出現(xiàn)信息失真、信息過期，一旦出現(xiàn)，就會(huì)造成嚴(yán)重后果。

加強(qiáng)信息化管理下醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策

1.提高信息化財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制意識(shí)

醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的信息化涉及到醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)，要提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平，一定要提高信息化管理意識(shí)，讓每一個(gè)從事財(cái)務(wù)管理的人員認(rèn)識(shí)到醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理的重要性，并主動(dòng)、認(rèn)真的利用信息化管理提高財(cái)務(wù)管理工作效率。首先，做好對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作人員的信息化管理培訓(xùn)，讓每個(gè)財(cái)務(wù)管理人員接受新的管理理念，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)，努力建構(gòu)一支高素質(zhì)、高技術(shù)的醫(yī)療財(cái)務(wù)信息化隊(duì)伍;其次，在醫(yī)院選人用人時(shí)，盡量增加一些計(jì)算機(jī)專業(yè)的信息化人才，完善財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

2.建立完善的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度

制度是保障程序?qū)嵤┑闹匾侄?。這就要求醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)醫(yī)院規(guī)模大小、財(cái)務(wù)流通狀況建立適合本院的財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度，做好醫(yī)院各部門的經(jīng)濟(jì)核算工作，讓醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作做到有章可循、有法可依，讓醫(yī)院各部門重視財(cái)務(wù)管理，并自覺接受財(cái)務(wù)審計(jì)，確保所有的醫(yī)院流通資金是在合理范圍內(nèi)使用，逐漸提高醫(yī)院資金的利用率。同時(shí)，做好財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的監(jiān)督工作，醫(yī)院之所以會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，其重要原因是由于醫(yī)院的監(jiān)督系統(tǒng)不完善，在管理中出現(xiàn)以權(quán)謀私，貪污挪用等現(xiàn)象，因此要確保財(cái)務(wù)管理的透明和公開。

3.加強(qiáng)醫(yī)院信息化管理

系統(tǒng)的安全控制采用信息化手段開展醫(yī)院財(cái)務(wù)管理，就需要在重視信息數(shù)據(jù)的管理和操控，用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理手段防止數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)被竊取的情況。在信息化管理下，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平得到明顯提升，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也將會(huì)明顯增加，其中最主要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)來自于信息化環(huán)境帶來的安全隱患，因而需要在各個(gè)環(huán)節(jié)上確保數(shù)據(jù)的安全性，建立牢固的醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理安全體系，防火墻、殺毒軟件、防木馬軟件要不斷進(jìn)行升級(jí)，防止信息泄露，對(duì)重要的財(cái)務(wù)信息就需要采用加密技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的相互轉(zhuǎn)換，防止信息化管理下數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

4.加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理

為了確保財(cái)務(wù)制度的推行和實(shí)施，就需要認(rèn)識(shí)到合格的財(cái)務(wù)管理工作者對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的重要性。傳統(tǒng)方式下，數(shù)據(jù)傳遞一般以書面形式進(jìn)行，偽造有一定的難度，因此防偽程度也較高。但在信息化管理下，信息傳遞都是依靠網(wǎng)絡(luò)，財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)同樣依靠網(wǎng)絡(luò)，這就需要每個(gè)月定期的對(duì)各類收費(fèi)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查門診病人退費(fèi)手續(xù)情況，對(duì)每個(gè)月財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的流水賬單做好檔案管理，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)收費(fèi)環(huán)節(jié)的管理，避免財(cái)務(wù)管理工作者貪污舞弊;另外，財(cái)務(wù)工作者要遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，指定檔案管理負(fù)責(zé)人，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案的管理，熟悉計(jì)算機(jī)的操作，并對(duì)日常形成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)該技術(shù)糾正，重視和認(rèn)真對(duì)待財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作，做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理。

 

當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在不足與對(duì)策相關(guān)文章：

1.現(xiàn)階段醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作存在的問題及對(duì)策

2.財(cái)會(huì)畢業(yè)論文范文

篇9

為確保歸檔的順利,各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例,制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法,明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程,規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動(dòng)的科技文件,科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計(jì)活動(dòng)的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們?cè)谏a(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計(jì)等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng),難以計(jì)量,不能為企業(yè)代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業(yè)管理層對(duì)科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí),增強(qiáng)檔案意識(shí),使全體員工都認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作,是對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé),為企業(yè)實(shí)現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想,才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對(duì)檔案的收集要做到事前介入

生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞,它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行,在于設(shè)備的維護(hù)與管理,設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理,對(duì)進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗(yàn)收,并做好驗(yàn)收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對(duì)化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項(xiàng)進(jìn)行驗(yàn)收。例如:鍋爐設(shè)備開箱的驗(yàn)收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐外部檢驗(yàn)報(bào)告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計(jì)算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全閥檢驗(yàn)報(bào)告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗(yàn)證書、圖紙等。都是企業(yè)申請(qǐng)使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì),會(huì)給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。

在參加設(shè)備開箱驗(yàn)收進(jìn)行資料收集時(shí),檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集,還要了解這些設(shè)備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時(shí),根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊(cè)分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門,供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。

三、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下,才能使收集資料的工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。平時(shí)的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門,平時(shí)往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要?dú)w檔時(shí)臨時(shí)設(shè)派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項(xiàng)目的報(bào)告等材料,這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價(jià)值的原始記錄,這都是靠工程技術(shù)人員平時(shí)的收集來完成;還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或?yàn)榱嗽诠ぷ髦凶约河械倪^人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個(gè)生產(chǎn)過程中定期對(duì)生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》,強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí),使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能,掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識(shí)。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。

四、對(duì)企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗(yàn)收把關(guān)

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準(zhǔn)確地收集每一份資料,體現(xiàn)收集檔案的準(zhǔn)確性。