導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案的概念，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

“元數(shù)據(jù)”一詞，由來已久，其最早出現(xiàn)于計算機(jī)信息領(lǐng)域。自1996年美國著名電子文件專家戴爾·比爾曼在第十三屆國際檔案大會上提出“元數(shù)據(jù)”以來，元數(shù)據(jù)開始進(jìn)入檔案學(xué)界研究人員的視野，并逐漸發(fā)展成為檔案學(xué)界新的研究熱點(diǎn)，尤其是對電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究。筆者試圖通過文獻(xiàn)分析法，對2000——2011年我國電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究情況進(jìn)行歸納和總結(jié)。

1．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計分析

筆者選取了中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國期刊全文數(shù)據(jù)庫-世紀(jì)期刊、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫及中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫，使用高級檢索，在“題名”檢索項中填入檢索詞“元數(shù)據(jù)”，同時在邏輯“且”條件中選擇“關(guān)鍵詞”檢索項并填入檢索詞“電子文件”，選擇2000至2011作為檢索時間，最終共獲取有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文134篇，其中中國期刊原文數(shù)據(jù)庫搜索出132篇，中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫2篇。

通過對年度的統(tǒng)計分析，可以了解電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究進(jìn)展情況。依據(jù)本文所使用的檢索方法獲取的134篇論文，其年度分布情況如表1所示。

由表1可知，從2000年到2011年，有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文數(shù)量明顯呈上升趨勢，并且自2002年開始，論文數(shù)量一直保持在比較穩(wěn)定的水平，這說明現(xiàn)階段，電子文件管理元數(shù)據(jù)問題仍是我國檔案學(xué)者普遍關(guān)注的問題，有關(guān)此問題的研究也仍在持續(xù)進(jìn)行中。

2．電子文件管理元數(shù)據(jù)研究的主要內(nèi)容

2.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念與功能研究

2.1.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念

元數(shù)據(jù)最早出現(xiàn)于計算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域，此后被廣泛應(yīng)用于多個領(lǐng)域。自戴維·比爾曼將其引入電子文件管理領(lǐng)域以來，檔案學(xué)者開始對其進(jìn)行研究，而有關(guān)元數(shù)據(jù)概念的研究自然首當(dāng)其沖。目前為止，我國檔案學(xué)者對電子文件領(lǐng)域內(nèi)元數(shù)據(jù)的概念研究大致可分成三個階段：初始定義階段、著錄元數(shù)據(jù)階段以及電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。①

初始定義階段，即直接引入計算機(jī)領(lǐng)域元數(shù)據(jù)的定義：元數(shù)據(jù)即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)（data about data）。但這一概念過于寬泛，可以適用于各種不同領(lǐng)域，并不專門針對電子文件，無法作為電子文件領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語或概念，不具備專指性和唯一性。同時這個概念也過于抽象，檔案工作人員無法正確的認(rèn)識和理解它，更不知道在實踐工作中如何具體的運(yùn)用它。因此，檔案學(xué)界繼續(xù)對元數(shù)據(jù)的概念進(jìn)行探索，進(jìn)而進(jìn)入元數(shù)據(jù)概念研究的第二階段：著錄元數(shù)據(jù)階段。

著錄元數(shù)據(jù)階段。所謂著錄元數(shù)據(jù)，即元數(shù)據(jù)是關(guān)于單一電子文件和文件組合的背景及相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化著錄數(shù)據(jù)。②其實這里的著錄元數(shù)據(jù)也就是指著錄信息，這一階段支持這一觀點(diǎn)的代表性學(xué)者有董永昌、何嘉蓀、劉越男等。董永昌、何嘉蓀就明確提出“元數(shù)據(jù)是著錄信息”。著錄元數(shù)據(jù)概念的提出賦予了元數(shù)據(jù)有關(guān)檔案學(xué)的特定意義，同時由于著錄這一概念對廣大的檔案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整個檔案界對元數(shù)據(jù)的認(rèn)識，有利于在實踐工作中更好的操作和運(yùn)用元數(shù)據(jù)。但這一觀點(diǎn)也受到不少研究者的質(zhì)疑，一些檔案學(xué)者認(rèn)為，元數(shù)據(jù)與著錄信息在作用、獲取方式、穩(wěn)定性等方面都有所不同，因此不能單純的將元數(shù)據(jù)定義為著錄信息。為此，劉越男提出“在電子環(huán)境中可以將文件管理元數(shù)據(jù)理解為著錄信息”③的論點(diǎn)，并從現(xiàn)代著錄定義的拓展、國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)以及電子環(huán)境中兩者的本質(zhì)等方面對這一論點(diǎn)進(jìn)行了論證。

電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。這一階段我國檔案研究者們引入了國際檔案界提出的“電子文件管理元數(shù)據(jù)”概念，即“在對電子文件及其與文件創(chuàng)建和管理有關(guān)的人、過程和系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關(guān)文件的管理、利用和文件可理解性的元數(shù)據(jù)?！?電子文件管理元數(shù)據(jù)是專門設(shè)計用于滿足電子文件管理需求，有關(guān)保證文件的真實性、可靠性、穩(wěn)定性、安全性、完整性、可理解性與可利用性的數(shù)據(jù)。可以看出，這兩個元數(shù)據(jù)的概念是從作用的角度對電子文件領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)加以定義的，體現(xiàn)了元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用。同時通過賦予電子元數(shù)據(jù)不同的作用和用途，將電子文件管理元數(shù)據(jù)與其他領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)區(qū)分開來，使其具備檔案學(xué)的專業(yè)內(nèi)涵。

2.1.2電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能

我國檔案學(xué)界對電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能進(jìn)行研究的學(xué)者較多。目前主要有四種代表性觀點(diǎn)：

（1）用系統(tǒng)論觀點(diǎn)，將元數(shù)據(jù)的功能分為總體功能和局部功能。代表人物為徐維，他指出“元數(shù)據(jù)的功能就是指元數(shù)據(jù)系統(tǒng)在電子文件管理計算機(jī)系統(tǒng)中所能發(fā)揮的作用和能力。電子文件管理的目的就是通過元數(shù)據(jù)的功能來實現(xiàn)的。元數(shù)據(jù)的功能可以分為總體功能與局部功能?！雹芡瑫r系統(tǒng)的闡述了元數(shù)據(jù)功能在文件階段的不同體現(xiàn)以及總體功能與局部功能的關(guān)系。

篇2

在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

1.1概念區(qū)分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因為含混的邏輯永遠(yuǎn)支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對不同階段所對應(yīng)的術(shù)語進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實現(xiàn)，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。

2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，更好地維護(hù)檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對此進(jìn)行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過兩個環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因為電子文件一經(jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國外的理論和實踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當(dāng)?shù)墓芾怼＃?］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實質(zhì)上說，文件的捕獲對應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國國情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實際情況與成功經(jīng)驗，可將“預(yù)歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機(jī)有所提前，在實際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。

2.3明晰邏輯起點(diǎn)

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權(quán)限開始的。實際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對其具有實際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初）就對電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現(xiàn)實中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現(xiàn)實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現(xiàn)了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現(xiàn)。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現(xiàn)的尷尬。

3.1.2實踐中的不可行

InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對于我國的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無法實現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實踐經(jīng)驗與參考實例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

3.2.3積極關(guān)注全過程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實性問題

電子檔案的真實性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。

4.1真實性的內(nèi)涵

在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動；二是文件在形成之后的真實，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時的本來面貌。［14］對應(yīng)上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實性即文件所記錄的內(nèi)容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護(hù)。

4.2真實性保障的內(nèi)在要求

我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對于文件的真實性及文件內(nèi)容真實性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會因為文件的真實性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因為這種不真實的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實記錄。（2）檔案部門維護(hù)檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負(fù)責(zé)。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發(fā)，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。

4.3檔案部門對真實性的管理職責(zé)

總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護(hù)檔案真實性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時對真實性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門的職責(zé)實際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現(xiàn)真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實性。

5電子檔案的長期保存問題

電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內(nèi)外檔案學(xué)界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應(yīng)該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實現(xiàn)的，檔案界則是通過對這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動的需要。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務(wù)。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質(zhì)檔案長期保存的管理職責(zé)具有相對獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)?；贠AIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進(jìn)行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實性維護(hù)與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對前端活動方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。

5.3對電子檔案長期保存實行維護(hù)性管理

從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發(fā)展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)

在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復(fù)勞動和存儲空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現(xiàn)對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實際上，在社會生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會計檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國家發(fā)改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效?？梢?，在以電子形式為業(yè)務(wù)活動開展主要方式的領(lǐng)域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩(wěn)定性要求，不具有真實性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對于這種真實性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實踐中積累經(jīng)驗，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機(jī)構(gòu)的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當(dāng)電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應(yīng)對電子檔案實行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧?yīng)用是社會發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實踐中積累經(jīng)驗，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

篇3

（一）檔案學(xué)基礎(chǔ)理論

檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，是理論檔案學(xué)的核心，也是應(yīng)用檔案學(xué)研究的前提和基礎(chǔ)。本方向研究檔案與檔案管理（事業(yè)）中的基礎(chǔ)性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會事物的內(nèi)涵、外延及檔案的價值、特點(diǎn)，檔案工作和檔案事業(yè)管理，檔案學(xué)科體系的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，檔案管理基本理論等。

（二）電子文件管理

本研究方向旨在面對電子文件的出現(xiàn)在文件與檔案管理、司法認(rèn)同、技術(shù)支持方面引發(fā)的一系列前所未有的挑戰(zhàn)而開展全方位的理論探討和創(chuàng)新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點(diǎn)，電子文件管理原則、模式和標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。

（三）企業(yè)檔案管理

本研究方向在研究企業(yè)經(jīng)營管理活動的基礎(chǔ)上，以企業(yè)檔案管理、科技檔案管理和知識管理為研究對象。著重探討和研究在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)檔案管理、信息管理、知識管理的原則、模式、方法與技術(shù)，并為企業(yè)提供適用的檔案管理、信息管理和知識管理解決方案。

（四）歷史檔案與史學(xué)研究

檔案學(xué)與歷史學(xué)有著十分密切的關(guān)系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價值及其管理理論和方法，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的史學(xué)研究。

（五）檔案保護(hù)技術(shù)

檔案保護(hù)技術(shù)是檔案學(xué)專業(yè)的一個重要的研究方向。本方向研究的內(nèi)容主要包括：檔案載體及記錄材料結(jié)構(gòu)、成分、性質(zhì)及耐久性；環(huán)境條件對檔案載體耐久性的影響；有害生物對檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復(fù)技術(shù)；現(xiàn)代信息安全性研究。

那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學(xué)熱點(diǎn)問題的標(biāo)準(zhǔn)呢我認(rèn)為基本的標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾種.

第一,近年來相對比較集中探討的檔案學(xué)前沿性理論和實踐問題.學(xué)術(shù)研究是有規(guī)律可循的.每門科學(xué)的建設(shè)和發(fā)展都有其自身的內(nèi)在矛盾規(guī)律.這種矛盾規(guī)律往往是通過一些前沿性的理論問題和實踐問題表現(xiàn)出來的.比如,我國進(jìn)入21世紀(jì)以后,檔案學(xué)研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因為我國的檔案工作對象發(fā)生了較大的變化,電子文件大量出現(xiàn),且因其具有許多不同于以往傳統(tǒng)形態(tài)檔案的特點(diǎn),傳統(tǒng)檔案學(xué)管理理論已經(jīng)無法合理地解釋和說明這種新的檔案現(xiàn)象,更無法科學(xué)地回答它所提出的各種具有挑戰(zhàn)性的管理理論和實踐問題.正是由于理論和實踐之間的這種矛盾的存在,才引發(fā)了越來越多的人關(guān)注這方面的研究,并將大量的外國檔案學(xué)的相關(guān)成果介紹進(jìn)來,同時結(jié)合我國的國情,進(jìn)行整理,吸收,改造和發(fā)展.

第二,對新世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究具有一定導(dǎo)向性與前瞻性的理論問題.

第三,具有一定公眾關(guān)注度的實踐和理論問題.

二,檔案學(xué)熱點(diǎn)問題舉要

(一)與電子文件管理有關(guān)的基礎(chǔ)理論問題

1.電子文件的"真實性","完整性","原始性"維護(hù)問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續(xù)體模型理論.可參見《檔案學(xué)》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點(diǎn)理論問題研究類舉".對這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.

2.前端控制理論.與這種理論相關(guān)的研究課題有許多.如:

(1)檔案管理的前端控制思想;

(2)檔案鑒定中的前端控制;

(3)檔案集中過程中的前端控制;

(4)檔案保護(hù)的前端控制;

(5)檔案編目的前端控制;

(6)檔案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預(yù)時機(jī)的選擇;

(8)電子政務(wù)建設(shè)中文檔前端控制思想的應(yīng)用;

(9)電子文件管理與紙質(zhì)文件管理中前端控制思想的比較等.

3.來源原則問題.來源原則所強(qiáng)調(diào)的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質(zhì)疑.有的學(xué)者認(rèn)為:"源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,改變了單一來源的概念.電子計算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的."特里·庫克認(rèn)為:"電子時代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機(jī)關(guān),更包括其形成目的,形成活動,過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關(guān)注點(diǎn)從"實體來源",轉(zhuǎn)變?yōu)?變動,臨時,甚至''''虛擬''''的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動為重點(diǎn)的概念來源."庫克的"概念來源",實際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運(yùn)用哪些數(shù)據(jù),為了什么目的,采用了何種結(jié)構(gòu)形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應(yīng)當(dāng)如何對待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機(jī)構(gòu)或?qū)嶓w"來源觀嗎

4.電子文件的特點(diǎn)問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對人們普遍認(rèn)可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點(diǎn),提出質(zhì)疑.他們認(rèn)為:"這一觀點(diǎn)與事實大相徑庭,完全不符合事實.不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實上與載體分離的信息根本就不會存在."

5.電子文件的元數(shù)據(jù)問題.戴維·比爾曼最早將元數(shù)據(jù)的概念引入檔案學(xué),并將文件和元數(shù)據(jù)形象地比作信函的內(nèi)容與信封,文件是元數(shù)據(jù)封裝起來的對象,元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件.元數(shù)據(jù)具有維護(hù)電子文件原始性,真實性和憑證性的作用.但是,目前人們對元數(shù)據(jù)的理解不同,主要觀點(diǎn)包括:

(1)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù),是有關(guān)電子文件的技術(shù)性信息.[ICA]

(2)元數(shù)據(jù)是關(guān)于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]

(3)元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件和文件集合的背景及其相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化描述和編目數(shù)據(jù).[英國]

(4)元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),例如格式信息,字型,字體,數(shù)據(jù)詞典,數(shù)據(jù)庫描述,邏輯和物理模型,系統(tǒng)平臺和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù),具有隱含性.[中國]

(5)元數(shù)據(jù)是"由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成時間,地點(diǎn),人員,活動,文件系統(tǒng),結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)."[中國]

6.數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展問題.

7.電子政務(wù)條件下的文檔一體化管理問題.

8.電子文件的運(yùn)動周期的劃分問題.

(二)檔案學(xué)傳統(tǒng)熱點(diǎn)——持續(xù)性和發(fā)展性的理性思考

1.文件與檔案的關(guān)系問題."轉(zhuǎn)化"關(guān)系的探討."半現(xiàn)行文件"概念的爭論.

2.檔案本質(zhì)和本質(zhì)屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存?zhèn)洳樾?等.

3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴(kuò)大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴(kuò)大外延"說的代表,主張把"收發(fā)文登記"宣布為"歸檔","把全部現(xiàn)行文件都宣布為檔案".黃存勛認(rèn)為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進(jìn)館''''作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的標(biāo)志.換言之,應(yīng)該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進(jìn)入永久保存階段的文件視為檔案."

4."實物檔案","口述檔案"概念之爭.

5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認(rèn)為:"該理論對我國并不適用."因為"我國沒有半現(xiàn)行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認(rèn)為,該理論是現(xiàn)代檔案學(xué)發(fā)展的重要里程碑,是構(gòu)建文件與檔案學(xué)的重要理論基石,是我國檔案事業(yè)發(fā)展與變革的重要路標(biāo)與指南之一.

6.文件中心在我國建設(shè)與發(fā)展之爭論.有的認(rèn)為它的建立會增加機(jī)構(gòu)和資源浪費(fèi),而且同我國的文件與檔案管理理論不適應(yīng).有的則將它視為我國檔案機(jī)構(gòu)改革和發(fā)展的方向.有的認(rèn)為我國已經(jīng)有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認(rèn)為兩者都是中間過渡性文檔管理機(jī)構(gòu),可以在不同的情況下并存.

7.文件中心的建設(shè)與模式選擇,運(yùn)作方式問題.

8.電子網(wǎng)絡(luò)條件下,文件中心的發(fā)展命運(yùn)問題.

9.文件運(yùn)動的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰(zhàn).焦點(diǎn)在于"文件運(yùn)動是否應(yīng)與文件的實體形態(tài)聯(lián)系在一起討論".

10.檔案價值理論的爭論.主要涉及檔案價值的實質(zhì)及檔案價值概念的表述問題,特別是"勞動價值問題".

11.檔案管理體制的變革問題.

12.檔案工作原則與規(guī)則的關(guān)系問題.

13.檔案種類劃分問題.

14.虛擬利用方式與傳統(tǒng)利用方式的關(guān)系.

15.館藏建設(shè)中的"官方文化"現(xiàn)象的變革.

16.確保電子文檔信息長期的真實性,完整性和可利用性的戰(zhàn)略問題.

17.信息時代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.

18.檔案學(xué)理論和實踐的關(guān)系.理論是高于實踐還是實踐高于理論的問題始終在我們的檔案學(xué)研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學(xué)理論"為由,排斥實踐中出現(xiàn)的新觀點(diǎn),新做法;而不是自覺地檢討相關(guān)檔案學(xué)理論是不是還能夠具有指導(dǎo)實踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對待外國的文化思想和先進(jìn)的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價值性,多時空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應(yīng)用主題……",一口氣列舉了十個"多",不知這種所謂的新理念對實際工作有何指導(dǎo)意義

(三)檔案學(xué)自身的基礎(chǔ)理論問題

1.檔案學(xué)研究對象的表述問題.

2.檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)問題.

3.檔案學(xué)與文書學(xué)的關(guān)系問題.

4.檔案學(xué)的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.

5.現(xiàn)代管理理論對檔案學(xué)研究的影響.

(四)檔案管理信息化問題

1.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的信息管理問題.

2.文檔信息化服務(wù)中的技術(shù)因素與非技術(shù)性因素問題.

3.文檔信息化與文檔有效管理問題.

4.文檔核心信息資源的開發(fā)利用問題.

5.網(wǎng)上檔案信息的法律地位問題.

6.檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題.

7.檔案信息化建設(shè)的核心問題.資源建設(shè):檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分開放文檔的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題;電子文檔信息資源的組織問題.

8.數(shù)字化檔案信息資源的管理和維護(hù)問題.效益與成本問題.

9.檔案管理信息化時代,檔案工作者的角色轉(zhuǎn)變問題.

(五)檔案實體管理應(yīng)用理論研究中的熱點(diǎn)及難點(diǎn)

1.關(guān)于保管期限粗分與細(xì)分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進(jìn)館,不進(jìn)館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯(lián)系,在分階段多次鑒定的基礎(chǔ)上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內(nèi)部再細(xì)分.例如,歸檔前鑒定主要區(qū)分歸檔與不歸檔,進(jìn)館前鑒定主要區(qū)分進(jìn)館與不進(jìn)館,檔案館定期鑒定主要區(qū)分銷毀與繼續(xù)保存.在歸檔,進(jìn)館和繼續(xù)保存等檔次內(nèi)部,再根據(jù)有關(guān)檔案的實際情況靈活掌握,考慮是否再細(xì)分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進(jìn)一步細(xì)分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區(qū)分開放與控制使用的同時,還可結(jié)合復(fù)查原定保管期限.

2.關(guān)于保管期限的標(biāo)時與否的爭論.

3.關(guān)于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰(zhàn).另外,職能鑒定法與內(nèi)容鑒定法的研究,以及對"宏觀鑒定戰(zhàn)略","文獻(xiàn)鑒定戰(zhàn)略"的質(zhì)疑等.對"宏觀職能鑒定理論"的質(zhì)疑,代表性的觀點(diǎn)包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎(chǔ)尚不嚴(yán)密,且未提供切實有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實質(zhì)有悖于現(xiàn)有的基礎(chǔ)理論","宏觀職能鑒定論實質(zhì)上正是以''''實體價值論''''(即檔案價值是獨(dú)立于主體之外而存在的,它隨檔案的產(chǎn)生而產(chǎn)生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價值觀的.以這種片面的檔案價值觀為理論實質(zhì)的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價值的角度出發(fā)來判定文件價值的大小,并未慮及文件的第二價值,這樣就明顯違背了雙重價值論."對鑒定過程的實質(zhì)問題:鑒定的過程是賦予文件價值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內(nèi)容鑒定的關(guān)系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優(yōu)于文件的自生自滅嗎

4.電子文件的集中與捕獲問題.

5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.

6.歸檔制度的建立與完善問題.

7.檔案實體分類方案的編制與應(yīng)用問題.

8.檔案分類的客觀性與一級類目分類標(biāo)準(zhǔn)的確定問題.

9.成套性與客體全宗問題.

10.實體分類與信息分類問題.

11.傳統(tǒng)著錄與電子文件著錄的區(qū)別問題.

12.信息社會中檔案編研工作的特點(diǎn)問題.

(六)檔案信息管理應(yīng)用理論研究熱點(diǎn)

1.公民權(quán)利與現(xiàn)行文件公開,保密問題.

2.開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)過程中,檔案部門的角色定位問題.

3.知識管理與檔案信息利用服務(wù)工作的關(guān)系問題.

4.現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展實踐對傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn)

(七)檔案史學(xué)研究方面熱點(diǎn)問題

1.檔案的起源問題.

2."檔案"的辭源問題.

3."信息","文件","公文"的辭源問題.

4.甲骨檔案中的"貞人"問題.

5.甲骨檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)問題.

6.文書檔案連鎖法的重新評價問題.

7.20世紀(jì)30年代和40年代我國檔案學(xué)理論研究的主要?dú)v史成就問題.

8.簡牘檔案的發(fā)現(xiàn)及其史料價值問題.

9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓(xùn).

(八)專門檔案管理領(lǐng)域的熱點(diǎn)問題

1.專門檔案的定義問題.姚軍認(rèn)為:"專門檔案就是指人們在社會和自然活動中某些專門領(lǐng)域形成的,用較為系統(tǒng)的,成熟的專門管理方法進(jìn)行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."

2.專門檔案的種類劃分問題."依據(jù)專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."

3.人事檔案管理問題.

(1)現(xiàn)行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.

(2)建立國家人事檔案中心問題.

(3)擅自建檔,造檔問題.

(4)擅自扣檔問題.

(5)擅自棄檔問題.

(九)檔案管理制度建設(shè),標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面的熱點(diǎn)問題.

1.《歸檔文件整理規(guī)則》的討論.內(nèi)容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機(jī)聯(lián)系"規(guī)則推薦的聯(lián)合分類法中的分類標(biāo)準(zhǔn)問題

2.《文書檔案保管期限表》的討論.

篇4

中圖分類號：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

引言

在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。

1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別

電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對整個過程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。

檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。

我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計企業(yè)在設(shè)計手段上實現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計企業(yè)利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA。可以說多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對企業(yè)各個過程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。

2 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

2.1 設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)模或檔案管理理念的不同，在實際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。

2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析

（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

（2）從管理實體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

（3）為知識管理提供基礎(chǔ)。知識管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。

（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個單位多個方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個方面實現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

3 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式

3.1虛擬化?！疤摂M”源于計算機(jī)技術(shù)，是指用計算機(jī)來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機(jī)中，而是計算機(jī)通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實踐活動從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。

從本質(zhì)上講，虛擬化實際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計算機(jī)具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經(jīng)到來。

由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實現(xiàn)手段。

3.2遠(yuǎn)程化。計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計企業(yè)未來數(shù)字化實現(xiàn)的主要功能之一。

3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會形成設(shè)計企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

3.4數(shù)字化可能會使設(shè)計企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的記者，實時產(chǎn)生大量的信息。

4 .結(jié)束語

企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個整體的企業(yè)價值鏈中?；趦r值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn) ：

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中圖分類號：TP392 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

如何對電子文件進(jìn)行安全有效地管理，以便更好地開發(fā)利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關(guān)注的一個熱點(diǎn)問題。云計算技術(shù)產(chǎn)生的背景就已經(jīng)傳遞著云計算的最終目標(biāo)是將計算、服務(wù)和應(yīng)用作為一種公共設(shè)施提供給公眾的信息，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計算機(jī)資源，云技術(shù)的應(yīng)用將給人們的工作生活帶來前所未有的變化。

1傳統(tǒng)電子檔案存儲的缺陷

1.1電子檔案所依賴的載體壽命問題

電子文件歸檔與管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和運(yùn)行維護(hù)是很多檔案部門較為頭痛的工作，頻繁購買復(fù)制的載體介質(zhì)也會在使用時出現(xiàn)介質(zhì)磨損問題，因為需要投入相當(dāng)高的經(jīng)費(fèi)。

1.2電子檔案所依賴的硬件技術(shù)更新問題

在電子檔案保存的過程中會出現(xiàn)硬件和軟件的技術(shù)庫更新，目前多采用的是將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換另一種技術(shù)環(huán)境的復(fù)制方法，總之，無論是那種方法都需軟件和硬件技術(shù)更新而投入的開支。

1.3電子檔案真實性、安全性的維護(hù)問題

電子檔案的數(shù)據(jù)易受多方干擾，信息會被修改，從電子文件到檔案的步驟要進(jìn)行全過程監(jiān)督和指導(dǎo)。另外自然災(zāi)害對檔案的危害也非常大，在5?12地震中，部分地區(qū)的檔案就遭受了巨大的損失，電子文件分散保管模式意味著在災(zāi)害發(fā)生后搶救檔案的困難系數(shù)增加。

1.4服務(wù)于民眾的便捷性問題

我國傳統(tǒng)的電子文件一直主要實行分散異構(gòu)的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時資源重復(fù)建設(shè)也帶來了極大了浪費(fèi)。且不利于更好地服務(wù)于民眾的需求，更談不上檔案利用的便捷問題。

2云技術(shù)的概念和在電子管理領(lǐng)域運(yùn)用的新路徑

云存儲技術(shù)是一個新的概念，是指“通過集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類型的存儲設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務(wù)訪問功能。在云計算環(huán)境下，用戶觀念從“購買產(chǎn)品”到“購買服務(wù)”轉(zhuǎn)變，他們直接面對的將不再是復(fù)雜的硬件和軟件，而是最終的服務(wù)，其具有以下幾方面的優(yōu)勢：

其一，低成本經(jīng)濟(jì)實惠。使用云技術(shù)可以降低用戶電腦的成本，因為計算機(jī)硬件都是云計算提供管理，降低維護(hù)成本。用戶便可以獲得快捷的服務(wù)，得到自己所需的信息。云計算的云端由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數(shù)據(jù)中心，只需要向云計算服務(wù)商申請存儲服務(wù)，支付較低的費(fèi)用，即可享受存儲服務(wù)。云計算廉價的超級存儲服務(wù)能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。

其二，虛擬化云加端服務(wù)。利用軟件來實現(xiàn)硬件資源的虛擬化管理、調(diào)度及應(yīng)用是云計算平臺的最大特點(diǎn)。用戶只需要一個終端，筆記本、一部手機(jī)，或者是一臺帶有云功能的電視機(jī)，即可通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來實現(xiàn)需要的數(shù)據(jù)信息。

其三，超存儲能力安全可靠。云端是由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群，它具有無限的空間。云計算中，電腦的崩潰不影響數(shù)據(jù)的存儲，因為云會自動備份存儲數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)存儲集中，便于數(shù)據(jù)中心工作人員對數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，實時監(jiān)測，用戶數(shù)據(jù)安全可得到最大限度的保證。由于用戶資源不是放在某一臺物理機(jī)器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺或多臺機(jī)器進(jìn)入脫機(jī)狀態(tài)，“云”也能夠繼續(xù)正常運(yùn)行，以保障用戶信息的可靠和安全。

其四，服務(wù)定制靈活便捷。在云環(huán)境下用戶根據(jù)需要定制服務(wù)、應(yīng)用，且不需隨身攜帶文檔，只需終端在云計算模式中，相關(guān)數(shù)據(jù)也都存在云中。當(dāng)用戶需要團(tuán)隊合作時，即使身處不同地域的團(tuán)隊成員也能較快實現(xiàn)文檔合作目標(biāo)。 用戶將自己所需信息“一網(wǎng)打盡”，還不受時間、空間限制，輕松獲取自己所需信息。

其五，有助于減少對計算機(jī)技術(shù)人才的依賴。電子檔案保管系統(tǒng)的設(shè)計、運(yùn)行、維護(hù)工作具有較高的技術(shù)含量，對技術(shù)人才的要求也高。云計算環(huán)境下，企業(yè)與機(jī)構(gòu)無需規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)中心，所需一切都由服務(wù)商搞定。不但節(jié)省用戶終端資源，還可避免軟件運(yùn)行維護(hù)和隨時更新帶來的麻煩。用戶不必關(guān)心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云。

參考文獻(xiàn)

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[3] 卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計算在檔案信息共享中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2011（7）.

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0引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時代需要進(jìn)一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會中，更多的信息實現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來了更大的方便，我們可以運(yùn)用手機(jī)或者計算機(jī)調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來?；谶@一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機(jī)電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。

1大數(shù)據(jù)對于檔案管理的意義分析

1.1實現(xiàn)檔案管理的高效性

大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣思想運(yùn)用到檔案管理之中，可以實現(xiàn)不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實現(xiàn)了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。

1.2實現(xiàn)信息的可靠性

由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)一個龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫。在這一數(shù)據(jù)庫中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過程中，檔案資料的真實性有了進(jìn)一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。

1.3強(qiáng)化了自動分析能力

在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機(jī)對其進(jìn)行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機(jī)事前設(shè)計好的，具有一定的科學(xué)性，自動分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。

2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價值的具體措施

2.1系統(tǒng)開展信息化建設(shè)

由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實現(xiàn)所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點(diǎn)十分關(guān)鍵，只要有一個部門信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協(xié)作，加強(qiáng)溝通，頂層部門需要進(jìn)行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購和安裝，同時針對技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護(hù)和日常問題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過程中的問題，最終實現(xiàn)整個系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。

2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程

現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進(jìn)一步輸入電腦，實現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對接。在紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程中，我們需要進(jìn)一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護(hù)措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。

2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案在進(jìn)行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進(jìn)一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進(jìn)一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進(jìn)一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。

2.4人員的信息化素養(yǎng)提升

信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關(guān)概念，對其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進(jìn)一步加大對檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因為檔案管理需要有人員進(jìn)行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時我們還需要進(jìn)一步引入一批專業(yè)化的信息人才，他們的進(jìn)入可以幫助我們實現(xiàn)檔案管理隊伍的優(yōu)化，進(jìn)一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。

3 結(jié)語

檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進(jìn)一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運(yùn)用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

篇8

電子檔案概念的啟用

信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用在我國只有十多年時間，作為信息化發(fā)展的重要產(chǎn)物，對電子文件、電子檔案管理重要性的認(rèn)識及其有效實踐，時間更短，我國相關(guān)部門對電子文件管理的研究和制訂一些規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，大多借鑒歐美信息化發(fā)展較早國家的經(jīng)驗和成果。基于電子文件、電子檔案產(chǎn)生時間短，強(qiáng)調(diào)電子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件檔案管理體制的差異等方面原因，多年來，我國在學(xué)術(shù)研究、規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)制訂中一直使用全程電子文件、大電子文件的概念，而較少使用電子檔案的概念。《辦法》首次在國家行政行政管理部門的規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)中使用電子檔案的概念，并給出了定義；“本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件?！睆亩x中可以看出，電子檔案是由電子文件經(jīng)過歸檔環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來，其相關(guān)要求和基本屬性跟紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案沒有根本區(qū)別，只不過具有電子屬性，因此，電子檔案的管理一方面要遵從電子環(huán)境下相關(guān)管理的規(guī)律和要求，另一方面，更要遵從檔案管理的一般規(guī)律和基本要求。

檔案移交的時間

檔案移交時間的確定一直是比較敏感和糾結(jié)的問題。過去，為了方便利用傳統(tǒng)載體檔案，立檔單位—直希望將其產(chǎn)生的檔案保留在本單位時間長一些，但是，如果在立檔單位保留時間過長，往往會帶來庫房緊張、安全隱患凸顯等問題?，F(xiàn)在，隨著信息化手段的普遍應(yīng)用，各單位機(jī)讀目錄的建立和檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，檔案利用已經(jīng)不是阻礙檔案及時接收進(jìn)館的主要問題了。

對于電子檔案而言，如果沿用過去對紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案規(guī)定，15～20年再移交進(jìn)館，顯然是不合適的，對電子檔案的安全保管和長期可用都是極大的隱患。這是因為，電子檔案的保存和可用特別依賴于計算機(jī)等軟硬件環(huán)境，而信息技術(shù)到現(xiàn)在為止，仍處于高速發(fā)展期，3～5年后，其操作系統(tǒng)、格式軟件、讀取設(shè)備、存儲載體等就會發(fā)生較大的技術(shù)變化，如果管理措施不能改進(jìn)、技術(shù)手段不能更新，就很可能出現(xiàn)綜合檔案館的管理系統(tǒng)不能讀取各立檔單位形成的電子檔案的情況。也有些專家建議電子檔案形成之后，即經(jīng)過歸檔流程后，直接向綜合檔案館移交，也就是一年移交一次。我們認(rèn)為這樣也不合適，這是因為，一方面，為了保證電子檔案來源可靠，電子檔案在移交時必須履行嚴(yán)格的移交接收手續(xù)，如果每個立檔單位每年辦理一次移交手續(xù)，對于一個綜合檔案館來說，面對上百甚至將近二百個立檔單位，每年都履行這樣的手續(xù)，時間和精力都顯得不足；另一方面，因為電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統(tǒng)，綜合檔案館信息系統(tǒng)所要面對的是不同數(shù)據(jù)類型、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案，要想達(dá)到有效管理各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的目標(biāo)，綜合檔案館必須要對各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的情況進(jìn)行調(diào)研，做好接收電子檔案的設(shè)備和技術(shù)準(zhǔn)備，才能啟動電子檔案接收工作，綜合檔案館就需要有一定的準(zhǔn)備時間。綜合以上考慮，《辦法》規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時間。電子檔案移交時間另行規(guī)定。”

移交與接收的流程

檔案的移交與接收，不僅僅是檔案實體和信息的轉(zhuǎn)移，更重要的是檔案管理的責(zé)任主體的變更，即從檔案的生成單位——立檔單位，變成檔案的永久保管單位——國家綜合檔案館。對于電子檔案而言，因為其內(nèi)容信息與載體的可分離、存儲和讀取對特定計算機(jī)軟硬件設(shè)備的依賴、數(shù)據(jù)復(fù)制的便利等特性，電子檔案在移交與接收時更需要遵循嚴(yán)格的工作流程，辦理相關(guān)的交接手續(xù)，從源頭上保證電子檔案的可靠和可信。

電子檔案移交與接收可采用離線或在線方式進(jìn)行。不管采取何種方式，必須遵循《辦法》規(guī)定的工作流程、辦理必須的交接手續(xù)。電子檔案移交與接收的主要流程為：檔案移交單位組織電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)，國家綜合檔案館檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等?！掇k法》規(guī)定：“電子檔案檢驗合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。”

系統(tǒng)實現(xiàn)的難點(diǎn)

電子檔案的移交與接收是必須基于一定的系統(tǒng)來完成的，《辦法》僅僅規(guī)定了電子檔案移交與接收的基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要各級檔案館通過布置系統(tǒng)、配備設(shè)備、安排人員、建立制度來具體落實。

電子檔案移交與接收工作是一項全新的工作，需要將信息技術(shù)融合、應(yīng)用到檔案管理工作中去，面臨許多技術(shù)難題和挑戰(zhàn)。為了切實做好電子檔案移交與接收工作，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室和國家發(fā)展改革委員會聯(lián)合下達(dá)了電子文件管理試點(diǎn)工程項目，國家檔案局牽頭承擔(dān)電子檔案移交接收和長期保存系統(tǒng)建設(shè)工程項目。工程項目的主要內(nèi)容是，建設(shè)電子檔案接收和長期保存系統(tǒng)，并在上海、福建、重慶、青島、杭州、廣州6個省市檔案館及其對應(yīng)的電子檔案移交單位部署實施。國家檔案局組織力量研究電子檔案移交接收和長期保存的文件檔案管理范圍、管理流程、元數(shù)據(jù)方案、系統(tǒng)接口方案、四性檢測方案等，提出系統(tǒng)的功能需求、設(shè)計方案、技術(shù)、軟硬件配備要求等，并定制系統(tǒng)軟件，由6個省市檔案館運(yùn)行實施。試點(diǎn)試用一批規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，形成可操作性的實施方案，驗證規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的合理性、可行性，提出合理化的建議。研究制訂一批規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)，主要包括電子檔案長期保存管理辦法、重大建設(shè)項目電子文件管理辦法、電子檔案分類方案、電子文件長期保存需求規(guī)范等。在上述系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)試用的基礎(chǔ)上，國家檔案局在全國綜合檔案館推廣應(yīng)用該系統(tǒng)，進(jìn)一步提高全國檔案部門信息化能力。

在電子檔案移交與接收工作和系統(tǒng)實現(xiàn)中，我們認(rèn)為有以下難點(diǎn)需要組織力量研究解決。

電子檔案移交數(shù)據(jù)構(gòu)成要求。電子檔案數(shù)據(jù)構(gòu)成分兩個方面，一是內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成，比如文書類電子檔案主要包括過程稿、簽發(fā)稿、審批過程信息、元數(shù)據(jù)等，而業(yè)務(wù)類電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成差異性就比較大，目前還沒有形成統(tǒng)一的相關(guān)要求，需要各行業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)研究提出具體規(guī)定；二是技術(shù)構(gòu)成，技術(shù)構(gòu)成是指電子檔案體現(xiàn)的電子化特征，就是與信息技術(shù)相關(guān)的基本要求，如不同類型數(shù)據(jù)的格式、一“份”或一“卷”檔案內(nèi)容各種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式和組織結(jié)構(gòu)、電子檔案數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)或設(shè)備的依賴性或關(guān)聯(lián)性、存儲地址和方式等。

數(shù)據(jù)接口的技術(shù)實現(xiàn)。電子檔案的移交與接收，本質(zhì)上是數(shù)據(jù)從檔案移交單位的檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出，和數(shù)據(jù)向檔案館信息系統(tǒng)的導(dǎo)入。由于當(dāng)前信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度還比較低，各種辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案，其系統(tǒng)類型、數(shù)據(jù)類型、設(shè)備類型種類多、差異大，如何保證檔案館信息系統(tǒng)能夠接收所有立檔單位的電子檔案，并達(dá)到保持原貌、保證準(zhǔn)確完整，是接收系統(tǒng)在設(shè)計開發(fā)時必須要重點(diǎn)解決的難題，特別是一些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，既要能夠完整接收，又要保證準(zhǔn)確讀取，需要采用高技術(shù)、新手段來實現(xiàn)。

篇9

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS　的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運(yùn)用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。    

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。    

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。    

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。    

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段    

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。    

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。    

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。   

三、電子文件階段    

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿　國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院?中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院　召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999　把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。    

機(jī)讀文件?僅指計算機(jī)識別的文件　最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：    

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。    

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。    

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。    

篇10

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運(yùn)用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。