導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、引言

在科技這一因素的進步與發(fā)展之下，社會已經(jīng)進入信息化時代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計算機的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價值鑒定往往需要經(jīng)過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術(shù)。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

1.實現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據(jù)梁總檔案實際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢互補管理。信息時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現(xiàn)優(yōu)勢互補的管理。

四、結(jié)語

信息化時代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報，2004.

篇2

隨著社會發(fā)展的進步，如今檔案管理也進入了信息化的時代。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)檔案已經(jīng)落后，新型的數(shù)字媒體類信息存檔已經(jīng)廣泛存在于社會當(dāng)中。信息數(shù)字媒體一體化，并且儲存密度大。便于接收，接收速率快，這些都是將檔案進行數(shù)字化媒體轉(zhuǎn)換存儲的優(yōu)點，并且電子檔案，易于傳送與收納儲存。不過由此也產(chǎn)生一些隱患。數(shù)據(jù)容易被黑客攻擊更改，若硬盤丟失，還將造成很大的難以承擔(dān)的后果。電子檔案使用是未來社會，檔案儲存的必經(jīng)之路。因此在電子檔案發(fā)展的初期，就應(yīng)當(dāng)建立合理的規(guī)章制度來規(guī)范管理。

1影響電子檔案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分為兩大類。一類為外界環(huán)境對于載體的影響;一類為載體自身的隨時間的老化。一般來說自然環(huán)境對于載體的傷害是不可修復(fù)的。并且載體自身的材料所限，在使用一定年限過后需要更換儲存工具。這一切都是自然因素所帶來的。電子檔案信息管理的問題。

1．2技術(shù)因素

在電子檔案信息安全管理當(dāng)中。技術(shù)因素是至關(guān)重要的因素。首先一份檔案安全管理，便是重中之重。它能夠保障用戶在使用時，信息的合法性與安全性。還必須保證不受外來黑客病毒的影響使信息的內(nèi)容未被更改。其次，隨著時代的變遷信息技術(shù)的發(fā)展會，與時俱進，新舊版本的數(shù)字媒體的不兼容會導(dǎo)致信息的缺失遺漏，甚至損壞等現(xiàn)象。

1．3管理因素

有了技術(shù)支持對于信息管理的安全保障。在電子檔案的存儲當(dāng)中，信息管理扮演著“大腦”的角色。在電子信息管理當(dāng)中組織者和管理者共同完成的工作才是信息儲存的基石工作，對于技術(shù)的提升，這些都是組織者和管理者的一種手段。只有科學(xué)的進行電子檔案制度的規(guī)范改革，才能保證電子檔案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技術(shù)因素等都是不可控的因素，而管理因素和人為因素機，均由人為操作。因此在電子檔案存儲安全因素當(dāng)中，人為因素占著較大的比重。在電子檔案信息安全中，管理人員對于檔案的重視程度以及技術(shù)設(shè)備的安全等級的了解程度都會產(chǎn)生影響。如果一個了解電子檔案安全制度的管理人員心懷不軌，那么將造成巨大的破壞。因此在電子檔案信息管理當(dāng)中，人為因素是最為脆弱的一環(huán)。對于管理人員挑選應(yīng)當(dāng)再三斟酌。不過，研究人員對于電子檔案信息技術(shù)的提升與了解創(chuàng)新對于信息安全也會產(chǎn)生一些良好的作用。

2電子檔案管理改進創(chuàng)新對策

2．1制定電子檔案管理規(guī)范

對于電子檔案的建立以及保存之中，還存在著許多環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都存在，這使信息遺失或損壞的風(fēng)險。為將此類風(fēng)險降至最低，應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的法律法規(guī)來完善相應(yīng)的電子檔案存儲制度，并且對于管理人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，規(guī)范和測評。還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度，來保證電子檔案信息不被病毒和黑客所攻擊。

2．2統(tǒng)一電子檔案管理軟件

將電子檔案存儲管理模式定性要求。制定出相應(yīng)的各個模版。再將模版推廣于應(yīng)用市場。定期開展對于電子檔案存儲的培訓(xùn)工作。聘請相關(guān)的專業(yè)人員進行講解指導(dǎo)，讓整個部門和公司的檔案全部統(tǒng)一化便于管理。

2．3提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的保存必須注意，“靈魂”和“肉體”的時刻保護。電子文件的儲存介質(zhì)，容易受到環(huán)境的影響，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的防磁，防潮，防機械損壞等。是電子文件的肉體，保證良好的健康狀況。對于它的“靈魂”———文件信息。應(yīng)當(dāng)注意防病毒黑客，建立專門的檔案庫，配置專業(yè)的安全防護技術(shù)性較高的檔案機房與設(shè)備。還需要注意對于文件信息的及時備份，檢查更新，文件保存檔案軟件的兼容模式等。

2．4加強電子檔案的安全

(1)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。在電子檔案存儲中備份技術(shù)是一種必不可少的安全手段。這樣的話在面對電子病毒風(fēng)暴時，可有效地安全儲存。以面對不同的隱藏風(fēng)險。(2)要加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理。加強對于檔案庫的入口保密工作，多重驗證方式及防火墻等，均可實現(xiàn)保護作用，以此確保檔案庫的監(jiān)督秩序。(3)對重要文件采用“雙重“歸檔法。對于一些重要文件采取雙存法:紙質(zhì)，電子同存。例如簽署類文件等也能保證以后的真實有效性。部分紙質(zhì)文件(例如:發(fā)票)需原件保存，但電子也可備用。

2．5提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案管理的電子數(shù)字媒體化，是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展前進的一次。不過，需要面對的問題也是相當(dāng)之多。因此對于管理人員的要求也必須提高。合格的管理人員應(yīng)當(dāng)熟練的掌握計算機技術(shù)，并且大致了解自己所管理的電子檔案的內(nèi)容信息。運營單位應(yīng)當(dāng)對管理人員進行權(quán)限設(shè)置，避免權(quán)力過大導(dǎo)致檔案出錯。單位在引進管理人員是應(yīng)當(dāng)同時注意他們應(yīng)當(dāng)是計算機使用技術(shù)與管理檔案技術(shù)的兼?zhèn)洹？v觀全局，檔案管理的工作者應(yīng)該與時具進，隨時學(xué)習(xí)，吸納新型的檔案存儲技術(shù)，確保檔案存儲與時代的腳步一同前進。并且應(yīng)當(dāng)不斷地開發(fā)針對性的方案去處理不同的檔案存儲，來面對日新月異的發(fā)展社會。檔案存儲是一項重要的工作，可以說之便是“史書”因此應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

參考文獻:

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關(guān)鍵詞：

電子信息檔案；保密工作；檔案安全

0引言

隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，在促進我國經(jīng)濟增長的同時，推動了現(xiàn)代檔案電子化的建設(shè)，從而適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。信息檔案的建設(shè)是以現(xiàn)有檔案為依據(jù)，在保證檔案內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上，對檔案進行信息化轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案資料的共享。如何在有效使用檔案的同時保障檔案的安全性，是文章討論的重點。

1電子檔案泄露的途徑

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)通過電子文檔進行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，存在著泄密的隱患，這主要是由于互聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)性造成的。如何避免電子檔案的泄露，是現(xiàn)階段電子檔案管理有待解決的問題。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風(fēng)險。常見的泄露渠道有：①通過計算機各種端口進行復(fù)制，例如USB、藍牙等；②通過網(wǎng)絡(luò)傳輸進行復(fù)制；③電腦病毒能夠完成對文檔的復(fù)制和破壞，例如生活中常見的木馬病毒。電子檔案的泄露對企業(yè)和單位的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響，因此要做好電子檔案的保護工作。

2電子信息檔案管理的保密和防范工作

2．1提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認(rèn)識

提高檔案使用者對電子檔案保密工作的認(rèn)識能夠讓其在利用檔案的時候自覺遵循檔案使用相關(guān)規(guī)定，同時了解自身的法律責(zé)任，從而自動對自身行為進行約束。因此，需要加強電子檔案使用保密措施的宣傳力度，讓檔案使用者了解哪些行為是不可取的，通過對電子檔案使用規(guī)范的學(xué)習(xí)，能夠提升使用者的保密意識。此外，還可以通過增加法律知識宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發(fā)生率。每個檔案使用者都需要了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護和保密措施。加強企業(yè)職員的學(xué)習(xí)力度，組織各職員進行《檔案法》《保密法》的學(xué)習(xí)。充分利用檔案管理部門人員的專業(yè)知識，開展電子檔案使用方法教學(xué)，提高職員對電子檔案保密措施的認(rèn)知，有助于減少錯誤操作造成的信息泄露。

2．2提升檔案管理者的保密意識

電子檔案管理人員承擔(dān)著檔案資料管理的工作，同時又擔(dān)負(fù)著檔案資料保密和監(jiān)督的工作，在檔案保密工作中具有重要的地位，其對檔案的安全具有直接影響。因此要重視提升檔案管理者的保密意識，要持續(xù)開展檔案保密培訓(xùn)，時刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業(yè)水平，對檔案保密工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并將其貫徹到自身的行為和工作中，同時也要加強對自身的管理，避免腦海中的秘密泄露，將保障檔案安全作為自己應(yīng)盡的職責(zé)與義務(wù)。檔案管理部門更是要有效利用互聯(lián)網(wǎng)，加強對電子檔案的保密，通過創(chuàng)新管理制度和方法提升電子檔案管理效率和質(zhì)量。檔案管理部門要對電子檔案進行妥善保管，定期檢查檔案有無缺損或誤差，嚴(yán)格遵循保密法的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，不得對外泄露檔案內(nèi)容。此外，企業(yè)要落實管理責(zé)任制，負(fù)責(zé)人要對信息泄露問題負(fù)全責(zé)，有助于提升管理人員對檔案保密工作的主動性和積極性，同時結(jié)合相關(guān)法律制度制定《電子檔案使用、借閱相關(guān)知識手冊》《電子檔案保密制度》分發(fā)給企業(yè)員工，將保密工作貫穿于企業(yè)運營的全過程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。

2．3加強電子檔案的軟硬件建設(shè)

電子檔案主要是通過服務(wù)器、軟件和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)儲存、查詢和共享的，因此需要加強電子當(dāng)納的軟、硬件設(shè)施的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代電子檔案管理的需求，這主要是由于現(xiàn)代檔案用計算機進行管理，而計算機是由軟件和硬件構(gòu)成的，每個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險，例如錄入錯誤、分級錯誤、誤刪操作、管理人員的計算機操作水平較低、硬件設(shè)施過于陳舊、軟件運行錯誤導(dǎo)致資料丟失、突然斷電以及機房建設(shè)不完善等因素都會導(dǎo)致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會通過各種方式破壞計算機的軟件和硬件防護網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致電子文檔的丟失或系統(tǒng)的癱瘓。因此要加強殺毒軟件的更新，關(guān)注防黑客技術(shù)的發(fā)展，避免造成企業(yè)出現(xiàn)較大的損失。

2．4有效運用現(xiàn)代先進防范技術(shù)

（1）備份技術(shù)。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發(fā)，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。

（2）防火墻技術(shù)。當(dāng)今社會中的防火墻技術(shù)正朝著病毒預(yù)防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統(tǒng)和機房安裝防火墻產(chǎn)品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

3結(jié)語

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應(yīng)用效果；并且能夠通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低生產(chǎn)成本。但是電子檔案的保密工作一直是現(xiàn)代企業(yè)關(guān)注的重點。

參考文獻：

［1］沈彥．淺議電子文件及電子檔案管理［J］．企業(yè)導(dǎo)報，2010（4）：190.

篇4

    目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風(fēng)險性,如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施,那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風(fēng)險的措施

    提前預(yù)防,在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式,也是最經(jīng)濟的方式,對于電子檔案來說,應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理,來保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施,而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù),新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后,要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

    3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的,在計算機維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險,主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性,使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說,為了應(yīng)對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風(fēng)險的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前,許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險,那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關(guān)鍵的。

    三、分散風(fēng)險的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散,即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后,我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進,創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào),讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調(diào)的是,外包同樣隱含著風(fēng)險,如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn),那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

    四、評估風(fēng)險的措施

    當(dāng)風(fēng)險來臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點,如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制,這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于,許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施,力求使風(fēng)險造成的損失最小。

    簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風(fēng)險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風(fēng)險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風(fēng)險的警覺度,把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重,積極制定風(fēng)險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻

    [1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

篇5

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當(dāng)前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。 

1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性 

檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準(zhǔn)確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應(yīng)用中，沒有及時更新軟件，也會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設(shè)備管理，及時更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。 

3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略 

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng) 

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進電子檔案管理的發(fā)展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓(xùn)，還要注重對其他學(xué)科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓(xùn)的重點應(yīng)該是加強工作人員科技知識學(xué)習(xí)。隨著計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化 

在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強，對于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 

在檔案管理工作中，想要有效實現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。 

4 結(jié) 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。 

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一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對學(xué)生學(xué)籍檔案進行存儲。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲。因為紙質(zhì)學(xué)籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險的規(guī)避措施

首先，針對于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲設(shè)備的專機專用來保護相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應(yīng)該定期對電子學(xué)籍檔案的存儲設(shè)備進行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對電子學(xué)籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學(xué)籍檔案進行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設(shè)備的更新?lián)Q代以及對其使用后進行及時修復(fù)等措施來實現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險的措施之一。

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一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識,認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計算機、復(fù)印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計算機知識,操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對檔案管理電子化的發(fā)展趨勢沒有迫切的認(rèn)識。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長期以來,企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現(xiàn)電子化管理。

3.國家對企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產(chǎn)成本政策;國家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識,加強檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內(nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長久存檔。

2.有利于企業(yè)對檔案的利用和技術(shù)開發(fā)。企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化后,對需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實行分級授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門的技術(shù)交流。過去,各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數(shù)碼知識、網(wǎng)絡(luò)知識的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。

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在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發(fā)揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開展。

二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析

在信息時代的今天，要注重運用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發(fā)展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實現(xiàn)檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無紙化檔案管理方式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的管理。并運用計算機技術(shù)，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進行管理，利于檔案信息資源共享的實現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢，在檔案管理中，可結(jié)合實際加以推廣運用。

（二）強化計算機技術(shù)運用，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計算機局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M行認(rèn)定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜汀⑺俣瓤?，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（三）運用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式。現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫容壓力。尤其是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進行結(jié)合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能

隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術(shù)的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據(jù)計算機設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識，實現(xiàn)從保管員到知識提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻

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一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計算機技術(shù)應(yīng)用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計上也需要根據(jù)電子化檔案的特點，進行合理的設(shè)計?！?】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

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隨著時代的進步和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代疾控檔案管理在很多環(huán)節(jié)中都逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方法，使得檔案管理的效率得到了極大的提高。計算機的普及，使得文檔一體化管理成為了現(xiàn)實，同時，傳統(tǒng)的疾控檔案管理方式因為各個業(yè)務(wù)時間的先后順序，效率大幅度降低，而用計算機操作可以將各個業(yè)務(wù)實現(xiàn)緊密連接，節(jié)省了大量的時間，顯著提高的檔案管理工作的效率，并且質(zhì)量也得到了極大地保證。

更重要的是，傳統(tǒng)的檔案管理工作，必須將檔案的文字、圖片、聲音、視頻、等信息分開處理，在調(diào)查檔案時，還需要將各個儲存的內(nèi)容對應(yīng)起來，造成了人力物力時間等方面的浪費，而運用多媒體技術(shù)可以將圖像、照片、錄音、錄像等信息進行綜合處理，隨時查詢各種檔案信息，檔案信息處理的效率明顯加強。除此之外，積極的運用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理也可以帶來極大的便利，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運用大大簡化了傳統(tǒng)的檔案收集，歸檔等環(huán)節(jié)的操作，檔案管理更加方便快捷。

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，保密措施相對來說是很簡單的，只要檔案信息的載體紙張不被損壞，看守檔案的工作人員盡職盡責(zé)，遵守自己的職業(yè)道德，保護檔案載體，就可以使檔案信息不被泄露，安全性還是很高的。而疾控檔案管理引進現(xiàn)代化技術(shù)之后，檔案信息都被儲存在電子計算機中，由于電子檔案自身所具備的特點，檔案的安全性是毋庸置疑的。但是，在疾控檔案的管理中引入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案館中最重要的就不是館內(nèi)的各種計算機硬件，而是儲存在網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，如果網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)泄露或者丟失，那么用網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)也就是一個笑話，現(xiàn)在大眾普遍使用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)主要是防火墻，網(wǎng)絡(luò)文件備份，網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)等，有效的保證了網(wǎng)絡(luò)中數(shù)據(jù)的安全。

二、疾控檔案管理方法的現(xiàn)代化

眾所周知，現(xiàn)代信息化技術(shù)實際上就是數(shù)字化技術(shù)，疾控檔案管理的信息化技術(shù)就要求檔案的管理方法和企業(yè)的管理模式隨之進行相應(yīng)的改變。隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是步入二十一世紀(jì)以來，生產(chǎn)和管理活動的發(fā)展、辦公室自動化、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得疾控檔案管理工作邁上了一個完全不一樣的平臺，同時，檔案管理的方法也隨之發(fā)生的巨大的改變。

1.不同模式下文檔歸檔的方法

很多人都知道，電子文檔的歸檔活動分為兩種，一種是在電腦單機的環(huán)境下形成的電子文檔，它的工作方法和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件相差不大。另一種是在電腦聯(lián)網(wǎng)的情況下，計算機存儲形成的電子文件，就是由電腦的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成的積累，然后形成與之相匹配的電子檔案數(shù)據(jù)庫。同時，計算機在聯(lián)網(wǎng)的時候生成的電子文件可以隨時辦理隨時歸檔，只要辦理完畢系統(tǒng)就會自動生成電子文檔的邏輯歸檔，大大縮短了檔案交接需要的時間，同時也減輕了工作人員的工作量。除此之外，疾控檔案文件各個環(huán)節(jié)之間的之間的界限已經(jīng)很模糊甚至已經(jīng)趨于沒有，疾控檔案管理也不僅僅是簡單的從文件檔案轉(zhuǎn)換為檔案了，然后再形成文件，而是變成了在文件設(shè)計的時候的積極地設(shè)計將檔案管理融入系統(tǒng)設(shè)計之中。

2.檔案整理工作新模式