導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇辦公檔案管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類(lèi)對(duì)森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點(diǎn)

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)

紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。

（二）紙式檔案的缺點(diǎn)

隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性

無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：

（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平

篇2

在現(xiàn)今社會(huì)信息化的今天，很多地方對(duì)網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領(lǐng)域。首先我們先對(duì)辦公領(lǐng)域中的專(zhuān)業(yè)文檔處理、辦公事務(wù)等簡(jiǎn)單進(jìn)行了解。在一些機(jī)要部門(mén)，包括一些私營(yíng)企業(yè)，整個(gè)企業(yè)中最重要的部門(mén)之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個(gè)部門(mén)或者企業(yè)的重要信息還存儲(chǔ)著企業(yè)部門(mén)人員的相關(guān)信息，檔案室屬于一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部部門(mén)，所以管理好檔案室是一項(xiàng)重要的工作。而辦公室中的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)是說(shuō)在一定程度上用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)非人工的操作以及管理應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運(yùn)作成本，另一方面，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的過(guò)程，少了人工參與，增強(qiáng)了真實(shí)性也提高了信息傳達(dá)和積累的效率性。部門(mén)或企業(yè)的檔案室是容納一個(gè)企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫(kù)，計(jì)算機(jī)由于它配備的功能齊全，例如從物力來(lái)看，文檔檔案管理體系、全自動(dòng)錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實(shí)現(xiàn)信息化管理和經(jīng)營(yíng)。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點(diǎn)從負(fù)責(zé)的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經(jīng)驗(yàn)人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機(jī)密文件的安全性。如果檔案室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)并由專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進(jìn)行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺(tái)或者幾臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由專(zhuān)業(yè)部門(mén)將必要信息進(jìn)行存儲(chǔ)，按日期類(lèi)別分類(lèi)好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調(diào)用的過(guò)程中都能很方便并快速地將有用信息進(jìn)行快速的提取，為存儲(chǔ)及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時(shí)又提高了工作的效率性并對(duì)文件有了很好的保密性。

二、實(shí)現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)操作

1.管理人員理念要現(xiàn)代

當(dāng)今檔案管理若要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門(mén)的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動(dòng)所管理的員工對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)及其員工檔案室自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的必須要走出的一步?，F(xiàn)代社會(huì)中，由于信息時(shí)代的高速發(fā)展，員工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)不再受到時(shí)間、地域等太多的現(xiàn)實(shí)因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對(duì)于信息檢查的人員來(lái)說(shuō)，對(duì)于他們最重要的是關(guān)注信息的價(jià)值性及高度濃縮性，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)可以將來(lái)自不同計(jì)算機(jī)的閱讀內(nèi)容及形式進(jìn)行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對(duì)各種資料的應(yīng)用以及調(diào)動(dòng)都會(huì)大大提高效率。所以只有使這種計(jì)算機(jī)閱讀形式的檔案管理?yè)碛姓w性、直觀性、具有高價(jià)值性的性能，用戶(hù)才能通過(guò)信息自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實(shí)地體驗(yàn)到各種服務(wù)的有效性及真實(shí)性。此時(shí)如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時(shí)代而改變，那么必然將會(huì)被用戶(hù)及這個(gè)信息時(shí)代落在后面，所以在企業(yè)實(shí)現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實(shí)施是最為重要的。

篇3

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過(guò)各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。

2辦公室文書(shū)檔案的管理

文書(shū)檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過(guò)程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類(lèi)，使用量不高，大體分類(lèi)即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理

業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來(lái)。分類(lèi)概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問(wèn)題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問(wèn)題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類(lèi)，且民生問(wèn)題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類(lèi)立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來(lái)來(lái)看。只需列入街道名稱(chēng)、住宅名稱(chēng)、所在科室名稱(chēng)、管轄區(qū)域名稱(chēng)即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫(xiě)，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問(wèn)題。

4加強(qiáng)信息化管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類(lèi)帶來(lái)了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來(lái)更加方便。

5人力資源和社會(huì)保障管理

檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類(lèi)方法上找尋解決，分類(lèi)方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專(zhuān)門(mén)部門(mén)，派遣相應(yīng)專(zhuān)業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

篇4

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實(shí)早在黨的十四大會(huì)議上，對(duì)其職能所屬進(jìn)行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個(gè)重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，對(duì)各單位的工作匯報(bào)資料進(jìn)行有效的收集和整理，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，這種模式已經(jīng)開(kāi)始顯現(xiàn)出一定的弊端，對(duì)于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開(kāi)始出現(xiàn)不良的影響，對(duì)于機(jī)關(guān)單位高層進(jìn)行決策不能提供科學(xué)的參考依據(jù)。

要將檔案管理工作作為機(jī)關(guān)單位辦公室的一項(xiàng)重要職能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在辦公室工作中，對(duì)檔案管理工作要設(shè)立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的獨(dú)立性，并與其他工作部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)性，并促進(jìn)其作用最大程度地發(fā)揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。在一個(gè)單位，尤其在國(guó)企機(jī)關(guān)單位中，決策層的工作任務(wù)主要有兩個(gè)方面：首先是對(duì)單位發(fā)展和運(yùn)行的基本情況進(jìn)行全面的了解。其次就是進(jìn)行科學(xué)、客觀的政策的制定工作，而這也對(duì)檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進(jìn)行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過(guò)程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進(jìn)而才能為科學(xué)、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開(kāi)放程度的不斷加深，尤其是在國(guó)企機(jī)關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對(duì)單位發(fā)展歷程中的業(yè)績(jī)、榮譽(yù)、重要事件以及一般的成長(zhǎng)歷程的一個(gè)重要的文字記錄，在進(jìn)行決策的制定過(guò)程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門(mén)提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進(jìn)辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門(mén)的重要樞紐，同時(shí)也為決策部門(mén)職能的發(fā)揮起著重要的指導(dǎo)作用。新時(shí)期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對(duì)文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對(duì)收集的信息文件進(jìn)行科學(xué)有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過(guò)數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)工作的開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)一系列的文書(shū)以及文稿的修改，以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展對(duì)勞動(dòng)力的解放的同時(shí)，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

篇5

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理和辦公自動(dòng)化的一體化

在全面推進(jìn)醫(yī)院改革的過(guò)程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式難以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量的要求，進(jìn)而造成管理上問(wèn)題不斷。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，自動(dòng)化辦公模式可以充分發(fā)揮其高效快速及全面等特點(diǎn)，將其與醫(yī)院的檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，形成醫(yī)院檔案管理一體化，必然能不斷完善醫(yī)院服務(wù)，確保檔案管理工作高效完成。

1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案歸檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

醫(yī)院檔案的歸檔包括電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分的內(nèi)容。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠確保檔案歸檔工作高效率和高標(biāo)準(zhǔn)的完成，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的輔助之下，醫(yī)院的檔案歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠進(jìn)行規(guī)范管理，從而大幅提高檔案歸檔工作的綜合水平。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院各部門(mén)之間的相互協(xié)作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境之下，醫(yī)院的檔案管理工作的系統(tǒng)性特征更加明顯。電子檔案歸檔除了要求醫(yī)院檔案管理部門(mén)協(xié)調(diào)工作之外，還需要信息技術(shù)部以及其他部門(mén)的通力協(xié)作，這樣才能夠確保檔案的完整性。在辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的前期階段，但管理工作需要得到進(jìn)一步的延伸，無(wú)論是前端控制還是設(shè)計(jì)階段，都要確保系統(tǒng)性管理。

2、辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)文件是相對(duì)獨(dú)立的。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案歸檔工作主要是由部門(mén)或者是個(gè)人完成，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化之后，自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理則以文件為單位，直接將處理完成的文件進(jìn)行歸檔。在這樣的改變之下，電子檔案歸檔不再是一個(gè)部門(mén)的工作，他需要信息技術(shù)部和檔案管理部門(mén)共同協(xié)作，無(wú)論是哪一個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題都會(huì)造成檔案的完整性。在辦公自動(dòng)化的要求之下，醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立的前期階段就必須要將檔案管理進(jìn)行延伸，并且與系統(tǒng)設(shè)計(jì)緊密結(jié)合。另外為了確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性發(fā)展，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的功能設(shè)置必須涉及前端控制。

2.2 全面完善檔案管理系統(tǒng)

在自動(dòng)化辦公的影響下，醫(yī)院的檔案管理部門(mén)必須不斷完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作能夠系統(tǒng)化的完成。在完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)過(guò)程之中，必須根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，在現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)的基礎(chǔ)之上，構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，從而確保電子檔案管理工作和電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)的高效配合和共同完成。與此同時(shí)，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，醫(yī)院首先需要對(duì)自身的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)進(jìn)行全面的分析和研究，根據(jù)管理的實(shí)際特征進(jìn)行系統(tǒng)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)和完善，確保管理系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)能夠與其他的管理組件相互融合，提高管理系統(tǒng)的整體適用性，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)創(chuàng)造良好的條件。

2.3 建設(shè)檔案管理工作隊(duì)伍

我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正處在全面發(fā)展時(shí)期，這一時(shí)期醫(yī)院的檔案類(lèi)型和數(shù)量持續(xù)增多，這對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，也給檔案管理的工作人員提出了更高的要求。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)需要結(jié)合辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)，根據(jù)工作需求建設(shè)檔案管理工作隊(duì)伍，加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)工作，有效提高檔案管理人員的素質(zhì)，滿足醫(yī)院辦公自動(dòng)化的要求。一方面由于辦公自動(dòng)化的發(fā)展速度逐步加快，那么醫(yī)院的檔案管理工作就必須跟上科技和信息化發(fā)展的步調(diào)，重視人才的培養(yǎng)和更新，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)教育，確保檔案管理人員的知識(shí)和技能得到更新和發(fā)展。另一方面，醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的人員考核制度，積極推進(jìn)激勵(lì)制度，將職稱(chēng)和員工業(yè)績(jī)關(guān)聯(lián)起來(lái)，充分激發(fā)工作人員的工作熱情，提高檔案管理人員的整體管理水平以及醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

2.4 建立和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

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二、文書(shū)類(lèi)檔案在辦公中的具體應(yīng)用

目前，在我國(guó)的各大辦公中，對(duì)于工作人員的文書(shū)類(lèi)檔案的管理，辦公的相關(guān)檔案管理部門(mén)通過(guò)電子管理軟件，將整個(gè)檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進(jìn)行工作人員檔案管理檔案的查閱時(shí)，能夠提高檔案的查閱速度，同時(shí)還可以對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理地統(tǒng)計(jì)，這對(duì)于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發(fā)展階段來(lái)說(shuō)，雖然電子檔案管理技術(shù)還處于初始階段，但是如果我們將其有效運(yùn)用到辦公的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，就能夠有效地實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。與此同時(shí)，實(shí)行電子檔案管理，在建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，還可以在網(wǎng)上進(jìn)行借閱，有助于各個(gè)辦公之間進(jìn)行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長(zhǎng)工作人員的保存時(shí)間以及保存價(jià)值。

三、推進(jìn)電子檔案管理檔案應(yīng)用的對(duì)策

1.建立完善的備份機(jī)制

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得了飛速進(jìn)步，但同時(shí)，一些違背計(jì)算機(jī)使用道德的不法分子也隨之增多。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機(jī)器出現(xiàn)故障，這些因素都會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機(jī)制，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行及時(shí)備份，減小由于不良攻擊或者機(jī)器故障造成檔案信息丟失而帶來(lái)的危害。除此之外，還應(yīng)該安裝相應(yīng)的安全軟件以及設(shè)備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個(gè)電子檔案管理檔案的安全性。

2.提高檔案管理管理人員的素質(zhì)

要加強(qiáng)電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應(yīng)用，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理能力，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可以在招聘時(shí)引進(jìn)一批知識(shí)深厚、檔案管理能力強(qiáng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練地復(fù)合型人才。另外，可以對(duì)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)他們的辦公知識(shí)、檔案管理管理能力以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批檔案管理能力強(qiáng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練的復(fù)合型人才。此外，檔案管理人員還應(yīng)該通過(guò)各種有效途徑學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)以及新技能，提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理水平）對(duì)于各個(gè)辦公之間，可以加強(qiáng)辦公之間的交流，通過(guò)頻繁的檔案交流進(jìn)行取長(zhǎng)補(bǔ)短，完善自身技術(shù)，彌補(bǔ)管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質(zhì)。

3.及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞

為了及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，可以及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)上的防火墻以及殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時(shí)的安全性。除此之外，還要對(duì)電子檔案管理檔案的使用環(huán)境以及計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行完善，強(qiáng)化整個(gè)防磁化設(shè)施，減少因?yàn)楣芾碥浖霈F(xiàn)安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問(wèn)題。

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信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成了社會(huì)生活中的重要組成部分。特別是在辦公領(lǐng)域，因計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效利用而實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，數(shù)字化信息技術(shù)成了日常辦公管理工作中的重要基礎(chǔ)。檔案管理作為日常工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作程序之煩瑣，工作量之大，勞動(dòng)強(qiáng)度之高，如果按照傳統(tǒng)的工作模式，必然使工作處于低效率操作狀態(tài)，非常不適應(yīng)于現(xiàn)代化的高質(zhì)量、快節(jié)奏工作要求。引入辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不但優(yōu)化了檔案管理程序，而且推動(dòng)了檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、強(qiáng)化自動(dòng)化檔案管理的必要性

檔案是極具保存價(jià)值的資料，其所記載的是單位發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的，涉及各項(xiàng)工作的信息。實(shí)施檔案管理工作，就是對(duì)于檔案實(shí)體實(shí)施系統(tǒng)化管理，以利于檔案信息能夠?yàn)楦黜?xiàng)業(yè)務(wù)提供有價(jià)值的服務(wù)。在檔案管理工作中，運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)輔助，并建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以塑造新型的檔案管理環(huán)境。

從安全的角度而言，檔案資料不僅僅具有保存價(jià)值，而且是推動(dòng)發(fā)展的重要依據(jù)。由于檔案資料多數(shù)為紙質(zhì)保存，因此需要妥善管理，并做好各種防御措施，以避免遭到不同程度的損壞。為了避免受到水災(zāi)、火患和蟲(chóng)害的威脅，單位要對(duì)于檔案管理加大力度，但是，單一的管理方式導(dǎo)致檔案資料一旦遭到損害，就很難于補(bǔ)救，導(dǎo)致檔案資料的遺失。

部分單位對(duì)于檔案采用了電子化處管理的方式，當(dāng)紙質(zhì)的檔案經(jīng)過(guò)掃描錄入后，形成電子文件，以利于電子化的保護(hù)和管理，更為方便查閱。從目前檔案電子化管理狀況來(lái)看，電子檔案的管理依然存在著諸多的問(wèn)題。面對(duì)諸多的管理軟件，要選擇適合的管理方式才能夠?qū)嵤╇娮訖n案的有效管理，以實(shí)施保護(hù)功能。對(duì)于電子文檔的保護(hù)，目的是提高檔案管理的服務(wù)功能，這就有必要建立統(tǒng)一的檔案管理體系，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案管理的整體水平。鑒于電子化檔案管理硬件設(shè)施上所存在的問(wèn)題，要使其在電子檔案處理中發(fā)揮功能性的作用，就要采取必要的措施，強(qiáng)化自身建設(shè)，將硬件設(shè)備以及管理軟件的各種優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái)。實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理成了一種必然。

二、檔案管理與辦公自動(dòng)化之間是相輔相成的關(guān)系

（一）檔案管理與辦公自動(dòng)化之間具有相互促進(jìn)的作用

處于信息化時(shí)代，辦公自動(dòng)化在各行業(yè)中很普及。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而煩瑣的工作，采用辦公自動(dòng)化設(shè)備實(shí)施管理，可以促進(jìn)檔案工作的系統(tǒng)化。因此，辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用，對(duì)于捋順檔案管理程序，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理具有重要的作用。與此同時(shí)，檔案管理對(duì)于辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也具有一定的推進(jìn)作用。隨著檔案的辦公自動(dòng)化管理的興起，開(kāi)闊了自動(dòng)化軟件技術(shù)的開(kāi)發(fā)領(lǐng)域，自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等等，都成了促進(jìn)自動(dòng)化軟件研發(fā)的方向。檔案管理與辦公自動(dòng)化的相互促進(jìn)和發(fā)展，為雙方的動(dòng)作提供了更多的便利和迅速的發(fā)展的保障。從學(xué)科角度而言，檔案文件本身就是一種信息形式的存在，而辦公自動(dòng)化是處理信息和傳遞信息的工具。因此，辦公自動(dòng)化與檔案管理是有過(guò)程和結(jié)果的關(guān)系。

（二）檔案管理與辦公自動(dòng)化之間存在著差異性

傳統(tǒng)的檔案處理方式主要是針對(duì)紙質(zhì)資料而言，多數(shù)為紙質(zhì)文件、照片、光盤(pán)以及獎(jiǎng)杯等等的實(shí)體信息。辦公自動(dòng)化的檔案處理則是電子技術(shù)手段的應(yīng)用。采用先進(jìn)的信息技術(shù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息的交流，從而形成了實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的趨勢(shì)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化的有效融合

（一）對(duì)于檔案管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

從管理體制方面入手，對(duì)于檔案文件實(shí)施協(xié)調(diào)管理。將文件的前期處理工作納入到檔案管理工作職責(zé)范圍中，為檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理要制定規(guī)范的流程，包括檔案文件的前期處理、著錄以及電子文檔格式等等，都要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。在設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，要考慮到各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)，包括數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、不同類(lèi)型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等等，實(shí)施規(guī)范化設(shè)置，以提高工作效率。

（二）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全維護(hù)工作

檔案管理部門(mén)要確保計(jì)算機(jī)自動(dòng)化設(shè)備在安全的環(huán)境下運(yùn)行，以使檔案信息的傳送安全可靠。為了防止檔案軟件受到病毒或者黑客的侵?jǐn)_，安裝病毒防護(hù)軟件之后，要注意實(shí)時(shí)更新，以確保信息的高效傳輸。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)被設(shè)置在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，與外網(wǎng)建立起連接。為了提高檔案管理的安全性，要進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全維護(hù)工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地質(zhì)，然后對(duì)于允許訪問(wèn)的地址進(jìn)行重新設(shè)置連接。其次是接入防護(hù)墻，以對(duì)外網(wǎng)進(jìn)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)證，實(shí)施有效過(guò)濾。禁止操作的業(yè)務(wù)，防火墻會(huì)予以禁止，即便是有信息通過(guò)，也會(huì)在防火墻信息內(nèi)容中有所記載。此外，防火墻還可以對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，并針對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)予以提示。

四、結(jié)論

綜上所述，信息技術(shù)的進(jìn)步，使傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)代的要求。為了提高檔案管理的工作效率，引進(jìn)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，不但能夠提高檔案工作質(zhì)量，而且還完善了電子檔案管理建設(shè)，以利于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。參考文獻(xiàn)：

[1] 陳文珊.簡(jiǎn)述檔案管理與辦公自動(dòng)化的融合[J].信息與電腦，2012（01）.

[2] 朱麗華.淺談檔案管理與辦公自動(dòng)化[J].城建檔案，2013（02）.

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1.1 辦公自動(dòng)化的基本概念。辦公自動(dòng)化主要指使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)辦公室工作以及相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)處理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、自動(dòng)發(fā)送、存儲(chǔ)以及接收。能夠?qū)⑿畔⒌牧鲃?dòng)速度進(jìn)行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實(shí)性。

1.2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

1.2.1 工作效率高。在目前實(shí)際的辦公自動(dòng)化過(guò)程中，由于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)功能以及作用的不同，檔案分類(lèi)為人事、病歷、文書(shū)、專(zhuān)題以及實(shí)物等，涵蓋有教學(xué)、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施等影響醫(yī)院運(yùn)作的各個(gè)方面相關(guān)信息。能夠?qū)⒊Ｒ?guī)的檔案管理工作逐漸進(jìn)行科學(xué)化以及合理化處理，更好實(shí)現(xiàn)信息的檢索效果。

1.2.2 存儲(chǔ)方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)醫(yī)院檔案在實(shí)際實(shí)施管理過(guò)程中，往往無(wú)法較好地進(jìn)行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成極大威脅。通過(guò)使用辦公自動(dòng)化形式，能夠縮小檔案存儲(chǔ)空間，也能夠更好地讓檔案管理過(guò)程趨于便捷，延長(zhǎng)檔案實(shí)際壽命，這對(duì)于檔案管理以及使用有著極為重要意義。

1.2.3 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果。辦公自動(dòng)化在實(shí)施檔案管理過(guò)程中進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)使用，能夠幫助檔案管理更加科學(xué)化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實(shí)際效果。也能夠?qū)崿F(xiàn)較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實(shí)現(xiàn)資源共享，增強(qiáng)了檔案管理過(guò)程中的安全性。

2 在實(shí)施辦公自動(dòng)化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題和改善策略

2.1 在實(shí)施辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的問(wèn)題。目前，最為常見(jiàn)的問(wèn)題就是檔案管理人員自身水平不高，無(wú)法較好地進(jìn)行辦公自動(dòng)化過(guò)程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)較多問(wèn)題，影響到檔案管理質(zhì)量以及效率。在目前的辦公自動(dòng)化過(guò)程中，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)不規(guī)范，運(yùn)行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實(shí)際使用效果不佳。

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隨著我國(guó)信息化的不斷加強(qiáng)，檔案管理已從過(guò)去管理的文書(shū)檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案，計(jì)算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的普及，辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來(lái)巨大的便利，我們可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)合理、有效的辦公自動(dòng)化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。

1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現(xiàn)不同程度的遺失、由于多數(shù)文件檔案需要長(zhǎng)期保存，為了改善文件存儲(chǔ)的環(huán)境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲(chóng)蝕或火災(zāi)等災(zāi)害，相關(guān)單位每年都需要投入大量的文檔保管費(fèi)用。此外，由于認(rèn)為翻閱而產(chǎn)生資料和信息的遺失現(xiàn)象也市場(chǎng)發(fā)生，這會(huì)給相關(guān)單位帶來(lái)不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復(fù)查閱，有需要時(shí)還有帶出查閱場(chǎng)所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案管理方式存儲(chǔ)檔案的數(shù)量極其有限，而當(dāng)今社會(huì)由于科技和文化的迅速發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當(dāng)信息大量、頻繁的產(chǎn)生時(shí)，則會(huì)使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理存在的上述問(wèn)題，我們可以清楚的看到傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適合當(dāng)今的情況，我們需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改革，實(shí)行檔案管理的辦公自動(dòng)化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。

2 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的影響

2.1 對(duì)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求更高

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用要求檔案工作必須做到規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，只有規(guī)范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)交流與共享。所以，檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 有助于實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理一體化

辦公自動(dòng)化中文件處理和檔案管理直觀地表現(xiàn)為一個(gè)連續(xù)的過(guò)程。例如，在電視臺(tái)所有的公文都需辦公室處理，當(dāng)辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對(duì)其特征進(jìn)行著錄，利用數(shù)據(jù)庫(kù)編制檢索工具還要對(duì)文件內(nèi)容和主體進(jìn)行分類(lèi)確定其內(nèi)容特征標(biāo)識(shí)，完成標(biāo)引過(guò)程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和質(zhì)量。

2.3 對(duì)檔案保管條件要求更高

辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理和保管環(huán)境有很高的要求。機(jī)讀檔案對(duì)保管環(huán)境的溫度要求在20士2℃，對(duì)相對(duì)濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤(pán)需要寫(xiě)保護(hù)措施，磁盤(pán)按編號(hào)順序豎放到專(zhuān)門(mén)的載體上，使用時(shí)，不能用手直接觸摸磁盤(pán)的處，也不能彎折磁盤(pán)、用硬筆在保護(hù)套上劃寫(xiě)，以防止機(jī)械損傷。

2.4 對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高

辦公自動(dòng)化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識(shí)是管理不好新型載體檔案的，只要及時(shí)更新自己的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點(diǎn)、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。

3 辦公自動(dòng)化往檔案管理中的應(yīng)用

3.1 電子檔案的收集工作

在辦公自動(dòng)化中，電子檔案管理過(guò)程的前端必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，這就要求相關(guān)檔案部門(mén)積極參與檔案管理的辦公自動(dòng)化的開(kāi)發(fā)中，以功能合理的文件管理管好電子文件。

3.2 電子檔案的整理工作

電子文件的整理是指根據(jù)有關(guān)原則和方法，把收集積累的電子文件進(jìn)行分類(lèi)處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門(mén)的文書(shū)人員根據(jù)紙質(zhì)檔案的歸檔范圍將需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行分類(lèi)、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫(kù)及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的文件，檔案人員可以隨時(shí)檢查文書(shū)人員所做的分類(lèi)和保管期限是否正確，并及時(shí)作出更正，并在年終進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助組卷，之后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。

3.3 電子檔案的保管工作

電子文件的特征不同于紙質(zhì)文件，任何做好保護(hù)和維護(hù)工作，使其安全可靠并長(zhǎng)期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問(wèn)題。

3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全

通常情況下，電子檔案以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)到一定介質(zhì)中，此時(shí)需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)一個(gè)適宜其保護(hù)的環(huán)境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠(yuǎn)離有害氣體等。

3.3.2 要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案的存儲(chǔ)必須依賴(lài)一定的計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現(xiàn)在讀者面前，所以，在運(yùn)用電子檔案時(shí)，不僅要保護(hù)好電子檔案，更重要的是對(duì)電子檔案所依賴(lài)的技術(shù)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)定義參數(shù)進(jìn)行保存。

3.3.3 要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)

對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，一定要綜合考慮技術(shù)、人員、環(huán)境、設(shè)備與電子檔案自身的特性，根據(jù)它們的綜合因素來(lái)確定技術(shù)方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進(jìn)行保存與管理，能夠長(zhǎng)期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。

3.4 電子檔案的利用工作

相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴(lài)的技術(shù)上的，只有采取一定的管理手段才能實(shí)現(xiàn)。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。

總之，隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用，檔案管理的辦公自動(dòng)化逐步變?yōu)橐环N發(fā)展趨勢(shì)，我們也能清楚的得知辦公自動(dòng)化具有更多的優(yōu)勢(shì)，其能極大地改善傳統(tǒng)檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來(lái)，檔案管理的自動(dòng)化勢(shì)必會(huì)被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。

參考文獻(xiàn)

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[4]于海英.文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].才智，2010（11）：267.

篇10

前言

作為醫(yī)院管理的主要內(nèi)容，檔案管理內(nèi)容多涉及醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)、科研成果以及相關(guān)設(shè)施運(yùn)行等內(nèi)容，是推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)水平提高的關(guān)鍵。但從現(xiàn)行大多辦公自動(dòng)化醫(yī)院，其在檔案管理工作方面仍表現(xiàn)出一定的滯后性，難與醫(yī)院整體信息化建設(shè)速度保持同步，無(wú)論在檔案管理制度或人員配備等各方面都表現(xiàn)出一定的缺失狀態(tài)，無(wú)法起到服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展的作用。因此，如何做好檔案管理工作成為現(xiàn)行辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院需考慮的重要內(nèi)容。

一、醫(yī)院辦公自動(dòng)化環(huán)境對(duì)檔案管理的具體要求

在辦公自動(dòng)化條件下，其要求醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中都應(yīng)滿足自動(dòng)化、信息化等特征。其中在檔案管理方面首先需保證其具備較高的工作時(shí)效。從醫(yī)院檔案的具體分類(lèi)看，多表現(xiàn)為設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù)、教學(xué)以及醫(yī)療等所有相關(guān)資料內(nèi)容，通過(guò)辦公自動(dòng)化管理，需在實(shí)踐操作中保證管理程序以及檢索功能等得以充分發(fā)揮。其次要求管理人員綜合素質(zhì)較高。由于辦公自動(dòng)化環(huán)境中，所有管理工作都需依托于互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院工作者除掌握基本檔案管理內(nèi)容外還需對(duì)設(shè)計(jì)算機(jī)操作技能等熟練掌握，滿足自動(dòng)化環(huán)境中檔案管理水平得以提高。再次，標(biāo)準(zhǔn)管理體系的構(gòu)建。自動(dòng)化的基礎(chǔ)在于標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建。辦公自動(dòng)化檔案管理中需做到明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一管理方式推動(dòng)管理建設(shè)。最后，采用多樣式的存儲(chǔ)方式，徹底改變以往完全依托于紙質(zhì)形式的存儲(chǔ)方式，需利用過(guò)多實(shí)物載體如影響或電子文本等，既可是檔案管理空間得以提升也可使檔案使用周期得以保障[1]。

二、檔案管理存在的弊端分析

（一）從檔案管理標(biāo)準(zhǔn)角度

辦公自動(dòng)化是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其在設(shè)備應(yīng)用方面都較為先進(jìn)，但卻使檔案存檔產(chǎn)生較為嚴(yán)重的問(wèn)題，如自動(dòng)化后的存檔資料多以正式文件形式為主，原始底稿丟失或漏存等。同時(shí)歸檔中完全將復(fù)印件或打印材料作為底稿的情況也較為普遍，充分說(shuō)明管理中不具備規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化等特征。事實(shí)上，辦公自動(dòng)化條件下，關(guān)于檔案管理更要求體現(xiàn)數(shù)字化特征，確保檔案材料收集、處理歸檔以及檢索利用更為便捷，而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都要求做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建。

（二）從人員素質(zhì)角度

以往以紙質(zhì)為主的檔案管理過(guò)程中，對(duì)管理人員不做學(xué)歷或知識(shí)程度等方面的要求，但在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，許多歸檔文件在存儲(chǔ)形式上表現(xiàn)出多樣化特征，要求結(jié)合一定的技術(shù)與原則對(duì)檔案進(jìn)行管理。而現(xiàn)有管理人員素質(zhì)很難滿足辦公自動(dòng)化管理要求，很多檔案管理人員不具備計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)操作相關(guān)知識(shí)，而引用專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員卻又無(wú)法快速適應(yīng)檔案管理工作，這種情況下辦公自動(dòng)化環(huán)境中復(fù)合型人才的缺失成為主要問(wèn)題。

（三）從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)角度

盡管醫(yī)院建設(shè)中逐步引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但受技術(shù)水平限制，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)質(zhì)量很難保障，許多開(kāi)發(fā)商為提高系統(tǒng)集成度往往忽視對(duì)用戶(hù)實(shí)際需要的考慮，造成醫(yī)院檔案管理中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用常出現(xiàn)問(wèn)題。以O(shè)A管理系統(tǒng)為例，其在設(shè)計(jì)過(guò)程中便容易忽視與檔案管理軟件間的聯(lián)系，管理人員無(wú)法利用其進(jìn)行全程管理與監(jiān)控文件的流程[2]。

三、完善醫(yī)院檔案管理的具體策略

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的確定

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)確定中，首先需明確醫(yī)院檔案管理涉及的主要內(nèi)容，如收集、整理、檢索等。在此基礎(chǔ)上將歸檔材料做好檢查工作，通過(guò)有效的鑒別使檔案信息資源價(jià)值得以保證。同時(shí)，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中，還需結(jié)合辦公自動(dòng)化程度，適時(shí)做出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的修改與完善，尤其應(yīng)將相關(guān)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，這樣可使檔案得到規(guī)范化管理。

（二）人才培養(yǎng)機(jī)制的構(gòu)建

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展是檔案類(lèi)型出現(xiàn)較多變化且數(shù)量持續(xù)增多，為檔案工作人員帶來(lái)沉重的負(fù)擔(dān)。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特征，適時(shí)開(kāi)展檔案管理人才培養(yǎng)工作，保證其基本檔案管理知識(shí)夯實(shí)的基礎(chǔ)上做好計(jì)算機(jī)技術(shù)能力培養(yǎng)工作，并引入相應(yīng)的考核機(jī)制，有利于促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的整體提高，滿足醫(yī)院自動(dòng)化辦公的基本需求。

（三）管理系統(tǒng)的完善

在管理系統(tǒng)完善過(guò)程中，要求根據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行管理子系統(tǒng)的構(gòu)建，其目標(biāo)在于使電子檔案的管理可配合電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)一同完成。同時(shí)在設(shè)計(jì)過(guò)程中要求根據(jù)醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理特征，確保系統(tǒng)工作平臺(tái)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，其他基礎(chǔ)組件包括權(quán)限管理以及表單等都可融入其中，確保系統(tǒng)整體適用性得以提高，有利于實(shí)現(xiàn)文檔一體化的目標(biāo)[3]。

結(jié)論

檔案管理水平的提高是適應(yīng)醫(yī)院信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。實(shí)際管理中應(yīng)結(jié)合辦公自動(dòng)化實(shí)際特征，立足于現(xiàn)行檔案管理中存在的問(wèn)題，從人才培養(yǎng)機(jī)制構(gòu)建、管理標(biāo)準(zhǔn)明確以及管理系統(tǒng)完善等各方面使信息化建設(shè)水平得以提高，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛理花.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理探析[J].商,2015,25:79+36.