導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。

近年來，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

1檔案工作現(xiàn)代化的必要性

實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會主義市場經(jīng)濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經(jīng)濟的過程中，要從總體上提高現(xiàn)代化水平，必須摸清國際國內(nèi)的動態(tài)，了解過去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢，才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時間內(nèi)，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應我國實現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進水平的必然要求。

實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計算機及通訊技術(shù)的廣泛應用，能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

2．1檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術(shù)裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術(shù)、印刷技術(shù)、復制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機結(jié)合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。

2．2檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術(shù)手段應用。要不斷地將當代先進的技術(shù)設備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

2．3檔案干部知識化

由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化，需要建設一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2．4檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡和傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2．5檔案保護現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

2．6檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡和溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

3檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務質(zhì)量。

利用計算機和現(xiàn)代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

篇2

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應用的普及和信息經(jīng)濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設施，建設了大量的電子政務應用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運行方式向以網(wǎng)絡為基礎(chǔ)的信息化運行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務，運用信息化實現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務通過信息化手段實現(xiàn)；各級政府和業(yè)務部門高度重視業(yè)務應用系統(tǒng)的開發(fā)和應用，約90%的市、區(qū)政府部門建設了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡平臺化的信息共享和業(yè)務協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務客戶的強烈驅(qū)動，在不斷地擴展信息化的應用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機構(gòu)在履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實現(xiàn)。由于應用目標的整體性，要求政府業(yè)務系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機構(gòu)政務系統(tǒng)的政務內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網(wǎng)站，各級各類政府機構(gòu)可以實現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現(xiàn)了對城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業(yè)信息化應用模式早已脫離了個別業(yè)務系統(tǒng)孤立應用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應用效率。

實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。政務信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點業(yè)務應用系統(tǒng)的建設進行。社會信息資源開發(fā)利用重點是強化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡環(huán)境下的著作權(quán)保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標準體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標準；推進公共文獻基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務運行的基本方式，網(wǎng)絡平臺正逐漸成為政府機構(gòu)、企業(yè)信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設計與實施程序等標準規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務流程的自然發(fā)展進程，在業(yè)務流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務運轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務流程，或業(yè)務流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務運轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達一個事項，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務流程的存儲機制來建設的，從性質(zhì)上來講，可以認為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機構(gòu)的業(yè)務運行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡信息海洋之中。我國的各類機構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設屬于機構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網(wǎng)站達到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復率高，數(shù)量巨大，各類機構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標準、行業(yè)標準中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡應用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務覆蓋率，特別是網(wǎng)絡應用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應用的規(guī)范。對機構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認證標準、規(guī)范，第三方認證機構(gòu)的建設等。

4、電子文件運動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關(guān)系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規(guī)律，以求在準確揭示信息運動規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實質(zhì)，是如何看待文件運動的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆娬{(diào)在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調(diào)在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務活動目標與過程。它強調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務系統(tǒng)中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務運轉(zhuǎn)服務的，其首要目的和價值是業(yè)務的有效運轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進行文件系統(tǒng)設計，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業(yè)務系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進程已經(jīng)證實，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務系統(tǒng)中建設數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經(jīng)驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網(wǎng)絡文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構(gòu)的業(yè)務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規(guī)劃研究報告》。

②北京市信息化領(lǐng)導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。

篇3

即使是用數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點

現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財務制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財權(quán)下放的分級管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術(shù)，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占?，就有點困難了。大學的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機關(guān)和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現(xiàn)實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

篇4

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01

雖然檔案管理工作現(xiàn)階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規(guī)章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：

一、開放意識與創(chuàng)新意識不強

檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經(jīng)濟效益”等舊觀念。

二、許多基層單位重“藏”輕“用”

一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發(fā)不足，造成大量信息資源閑置。

三、檔案收集工作缺乏力度

收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴重。

四、檔案管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象

由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產(chǎn)品、基建、設備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業(yè)務有關(guān)的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統(tǒng)性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象。

五、檔案管理人員少，專業(yè)素質(zhì)不高、工作積極性不高

檔案專業(yè)人員所占比例小，多數(shù)為傳統(tǒng)檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經(jīng)驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創(chuàng)新和活力。

通觀檔案工作中諸多問題，不難發(fā)現(xiàn)，要想檔案管理工作走上系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、正規(guī)化的道路，必須從以下幾方面入手：

（一）要有效地推進檔案的系統(tǒng)化管理

需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應在傳統(tǒng)的產(chǎn)品、會計、人事等檔案管理職能中增設底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統(tǒng)一管理，藍底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數(shù)量、流向，全程監(jiān)控公司技術(shù)檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業(yè)務監(jiān)督指導雙重職能。

（二）完善檔案管理制度

要想企業(yè)走的更遠、更穩(wěn)，必須有完善的制度做支撐，要從領(lǐng)導、部門、員工三方面進行努力：

1、要有效地推進檔案的規(guī)范化、標準化管理，最關(guān)鍵的是領(lǐng)導要有重視檔案的意識。單位領(lǐng)導或主管和分管檔案部門的領(lǐng)導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、經(jīng)驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標桿，這才是推進檔案規(guī)范化、標準化管理的重中之重。

2、要有效地推進檔案的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關(guān)部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：

（1）內(nèi)部管理。建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)都按一定的標準來進行。如制定案卷質(zhì)量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定檔案接收標準，以確保進室質(zhì)量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標準，使各項管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。

（2）外部協(xié)調(diào)。督促和領(lǐng)導相關(guān)部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關(guān)業(yè)務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。督促和領(lǐng)導本單位收文、行文機構(gòu)向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行為和歸檔的權(quán)利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關(guān)部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態(tài)的不斷變化的，人事部門隨時會產(chǎn)生任免、調(diào)資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復費力的環(huán)節(jié)。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率

3、要有效地推進檔案的正規(guī)化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓：

（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質(zhì)，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴守公司秘密，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權(quán)利，對檔案的前期控制工作進行監(jiān)督、指導、檢查。

（2）適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業(yè)務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經(jīng)驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發(fā)展。

綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、正規(guī)化管理，需要領(lǐng)導、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。

參考文獻

[1] 徐擁軍.從檔案收集到知識積累[M].是由工業(yè)出版社，2008：6-24.

[2] 紀新.轉(zhuǎn)型期大型企業(yè)集團檔案管理模式研究[D].天津師范大學，2008：46-57.

[3] 周玉玲.紙質(zhì)與電子檔案共存及網(wǎng)絡環(huán)境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44-46.

篇5

隨著社會日新月異的發(fā)展，各級政府機關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計算機技術(shù)、存儲技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過網(wǎng)絡系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發(fā)揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質(zhì)、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內(nèi)容一對一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調(diào)看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網(wǎng)絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

近幾年，隨著國家社會的發(fā)展和各地經(jīng)濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規(guī)范，但對于數(shù)碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國內(nèi)雖然早已出臺了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數(shù)碼照片檔案在較長一段時間內(nèi)一直沒有制定出一套相對完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)范，但由于長時間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結(jié)合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數(shù)碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實際上，很多單位對于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態(tài)，這對照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產(chǎn)生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數(shù)碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發(fā)生故障時，數(shù)碼照片有可能就會丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險性，這會造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數(shù)字化管理的對策

3.1 進一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度

數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計算機系統(tǒng)進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據(jù)當前工作的實際內(nèi)容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級管理部門應當明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項指標要求，即對數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規(guī)定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數(shù)碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數(shù)碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實性。此外，對于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對反映同一內(nèi)容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現(xiàn)力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數(shù)碼照片要嚴格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數(shù)字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環(huán)境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。

篇6

（二）傳統(tǒng)檔案管理不能適應信息化發(fā)展需要，隨著信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理中的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式與所采用的技術(shù)手段已經(jīng)不能很好的適應企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要。尤其是在辦公自動化應用趨勢的加快，企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)逐步實現(xiàn)使用電子郵件在企業(yè)內(nèi)部傳遞的聯(lián)系方式?；诖?，企業(yè)檔案信息化建設工作成為了檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。

二、企業(yè)檔案管理潛在的信息化要求

（一）現(xiàn)代企業(yè)市場開發(fā)信息需求現(xiàn)代企業(yè)市場開發(fā)工作中對企業(yè)競爭力的控制不僅僅在于對企業(yè)整體質(zhì)量的控制方面，而且還體現(xiàn)在提高企業(yè)市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業(yè)對技術(shù)競爭的優(yōu)勢作用，提高企業(yè)進入、占領(lǐng)市場的速度，同時獲得市場信息調(diào)控權(quán)利，為企業(yè)市場開拓提供強有力的基礎(chǔ)支撐。

（二）企業(yè)發(fā)展政策信息需求企業(yè)發(fā)展過程中，不但需要結(jié)合國家發(fā)展的基本國情以及國家整體發(fā)展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調(diào)控對企業(yè)在整體技術(shù)創(chuàng)新方面的約束，把握好企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的各個環(huán)節(jié)。而只有企業(yè)具備與發(fā)展政策信息化同步時，才能實時掌握企業(yè)政策信息，為企業(yè)的發(fā)展提供內(nèi)部動力。

（三）企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息在企業(yè)檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業(yè)整體發(fā)展造成的不利影響，同時調(diào)整企業(yè)檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中出現(xiàn)的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關(guān)人員掌握了信息化技術(shù)之后，才能對企業(yè)的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質(zhì)上提高企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新質(zhì)量。

（四）潛在的人才信息現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟和技術(shù)方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理過程中發(fā)揮作用的人才的數(shù)量和質(zhì)量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術(shù)性人才培養(yǎng)，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現(xiàn)代企業(yè)信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業(yè)人才資源建設的基礎(chǔ)性工作。綜上所述，在企業(yè)的檔案管理信息化建設工作中，企業(yè)的檔案管理工作不但需要對企業(yè)整體的技術(shù)性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發(fā)、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業(yè)的發(fā)展提供精確、超前的信息資料。通過調(diào)控的方式提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。

三、企業(yè)檔案管理信息化的建設策略

（一）符合企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展的基本方向企業(yè)不同階段所產(chǎn)生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關(guān)心的資料內(nèi)容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統(tǒng)性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的檔案的生成方式發(fā)生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發(fā)、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現(xiàn)代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。

（二）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作必須要朝著新技術(shù)的應用以及多手段的檔案管理方向發(fā)展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發(fā)展方向，通過利用多種信息技術(shù)及手段，逐步拓展信息化發(fā)展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產(chǎn)生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。

（三）整合信息檔案網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統(tǒng)一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規(guī)章制度的方式建立其統(tǒng)一的檔案管理方式。同時，還要實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數(shù)量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業(yè)檔案信息，在服務企業(yè)成員的同時，間接的推動了企業(yè)的發(fā)展。

篇7

中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A

引言

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學技術(shù)的迅猛進步，我們社會已經(jīng)金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發(fā)展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。

一、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用

（一）提高船舶檔案管理的辦公效率

在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節(jié)省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。

（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享

傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對計算機、網(wǎng)絡、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。

（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長時間后紙質(zhì)檔案必然會出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。

（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性

在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)進行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施

（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領(lǐng)導

要想創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關(guān)工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領(lǐng)導尤其是主管領(lǐng)導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現(xiàn)代化辦公設備。

（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制

除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對船舶進行保養(yǎng)、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結(jié)果及時歸檔；加強對船舶動態(tài)監(jiān)控，及時對駛?cè)敕沁\營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務部主管領(lǐng)導報告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協(xié)助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業(yè)，并及時記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。

（三）進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對信息網(wǎng)絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術(shù)將各個船只的機械設備進行編碼，然后統(tǒng)一錄入計算機數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對各個船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。

（四）加大對船舶信息的開發(fā)力度

加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術(shù)檔案的利用率及對信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產(chǎn)及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務額質(zhì)量和水平。

（五）引進并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才

提高船舶設備檔案管理人員素質(zhì)也是實現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學術(shù)交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。

結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。

參考文獻

[1]王焱. 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,01:115.

篇8

檔案的存放和分類是很重要的，所以說管理檔案的工作人員是需要工作責任心、細心、沉著冷靜等這些基本素質(zhì)的，當然擁有較高工作責任心是遠遠不夠的，還要時刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運用檔案管理原則進行指導和開展。以下就通過各要點重點介紹檔案管理原理：

1.1標準化

根據(jù)不同的標準原則把檔案管理標準化原理分為三種：基礎(chǔ)標準、技術(shù)標準、管理標準。所謂的基礎(chǔ)標準就是憑借在基本、具有大眾指導標準下去進行檔案管理。技術(shù)標準指的是通過多種先進技術(shù)手段比如網(wǎng)絡電子信息技術(shù)等進行檔案管理。管理標準指的是在不越界、不違法的基礎(chǔ)上，安全有效的進行檔案管理。

1.2統(tǒng)一化

檔案管理工作的出發(fā)點和最終目的都是為了保護好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規(guī)定的安排統(tǒng)一進行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規(guī)范性和合理性。檔案管理統(tǒng)一化原理分為以下三點：（1）實行統(tǒng)一的管理規(guī)范，使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點。（2）不同分工的人員都應該實行統(tǒng)一管理，不能特殊對待，要公平的進行統(tǒng)一管理。（3）新舊交替是理所應當?shù)?，舊的東西注定要被新的事物所替代，進行新舊更替。

1.3簡潔化

瑣碎的東西多了就會讓簡單的事情變得復雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數(shù)目和類型進行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發(fā)展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統(tǒng)制約工作人員，最好是用一種通用的技術(shù)手段去進行檔案整理、檔案標引、檔案保護等，從而有效的去進行檔案管理。一切按照秩序開展，通用技術(shù)手段便可使檔案管理更加有序的進行。

1.5最優(yōu)化

如今隨著科學技術(shù)高速發(fā)展，“優(yōu)化”這個詞逐步深入人心。實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，要在檔案管理人員個人技術(shù)過關(guān)、更新的基礎(chǔ)上，才能穩(wěn)步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創(chuàng)新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發(fā)揮其優(yōu)越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用的分析

在經(jīng)濟全球化和文化全球化的大環(huán)境下，網(wǎng)絡信息技術(shù)全球化的趨勢也越發(fā)明顯。網(wǎng)絡作為一種主要的交際工具，高速發(fā)展的經(jīng)濟讓網(wǎng)絡信息技術(shù)在全球范圍內(nèi)迅速傳播。通過現(xiàn)代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡潔明了并具有安全性，又可以讓先進的信息技術(shù)在其間得以發(fā)展，從而提高管理人員個人的管理素養(yǎng)和技術(shù)手段。檔案管理智能化的開展，讓枯燥的管理環(huán)境變得生動，現(xiàn)代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務變得輕松而又規(guī)范。

2.1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規(guī)范管理才是較系統(tǒng)的管理思路。標準化是系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)，統(tǒng)一化是系統(tǒng)管理的規(guī)范，簡潔化是系統(tǒng)管理的要求，通用化是系統(tǒng)管理的目的，最優(yōu)化是系統(tǒng)管理的催化劑。每一項都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標準化，根基不在何以繼續(xù)開展工程；如果少了統(tǒng)一化，沒有了標榜，就沒有了秩序；如果沒有了簡潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒有效率可言；如果沒有通用化，管理工作就不能有序的進行；如果沒有最優(yōu)化，（就）不能與時代接軌，便是與新理念脫節(jié)，不能做到全面、高效的發(fā)展。所以說想要系統(tǒng)管理得到優(yōu)化和快速的開展，五項原則缺一不可，只有互補發(fā)展，才能使系統(tǒng)管理更加全面、安全、可靠的進行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個小事物發(fā)展而來的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當?shù)陌才胚M行組合，從而能夠?qū)⒋笫挛镒龊貌⑶覂?yōu)化。當然檔案管理也是一樣，將細小的事物按照標準化、統(tǒng)一化、簡潔化、通用化、最優(yōu)化原理進行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規(guī)范得到更大的提高。

2.3反饋整理

篇9

2.系統(tǒng)化管理原理

檔案管理現(xiàn)代化核心基礎(chǔ)理論為系統(tǒng)化管理，為提升現(xiàn)代化工作水平，工作人員應全面突破小生產(chǎn)分割模式，創(chuàng)建形成系統(tǒng)化管理思想，基于整體觀念，做好系統(tǒng)項目管控。各區(qū)域均為總部門的組成內(nèi)容，僅有樹立系統(tǒng)化管理思想，方能全面激發(fā)系統(tǒng)之中各個分支價值，實現(xiàn)全面融合，提升實踐工作效率。各區(qū)域應全面重視檔案管理，為現(xiàn)代社會經(jīng)濟建設、文化事業(yè)、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展提供有價值的資料信息。通過資源全面深入開發(fā)，方能有效節(jié)約人力以及物力資源，最大化創(chuàng)設經(jīng)濟效益。

3.整分合原理以及反饋原理

管理學研究專家明確，在對工作實施細化分解后，應將其劃分為小部分，并做合理的組織安排，進而全面提升實踐工作效率。由該視角來講，應針對事物發(fā)展環(huán)節(jié)做細化了解及明確整體面貌并分析其中的規(guī)律，了解具體功能以及核心價值。有效組織即依照事物發(fā)展規(guī)律在確保最大化效益的基礎(chǔ)上做有效的排列組合。當前高效管理工作的重要途徑在于有效的分工整合，也就是整分合原理。檔案管理由現(xiàn)實實踐來講可包含整理、統(tǒng)計分析、編研應用等部分。由宏觀視角來講，則包含檔案室、科研教育以及檔案館工作等。為使各項職能全面發(fā)揮出來，各級部門應依照自身權(quán)責明確年度目標，做好職責劃分，提升實踐工作效率。

檔案管理信息反饋目標在于明確自身價值，只有令檔案信息創(chuàng)設的經(jīng)濟、社會效益整體全面反饋出來，方能明確檔案管理重要性。輸出檔案信息后不僅要接受社會評估檢驗，還應快速對缺陷問題進行及時反饋，工作人員應依照客觀要求對檔案資源做持續(xù)的改進以及豐富處理。

4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護

基于檔案原理發(fā)揮管理保護作用進程中，不僅應提升重視力度，做好各機構(gòu)權(quán)責職能劃分，還用注重其完成輸出后社會各方的反饋。為確保檔案管理面向全社會服務，創(chuàng)造更大效益，應強化檔案資源保存管理。做好員工專業(yè)化教育培訓。從當前工作人員現(xiàn)狀水平審視，他們多為非專業(yè)人員，因此欠缺一定的專業(yè)知識以及高水平技能。伴隨檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，其展現(xiàn)形式、管理存儲要求漸漸轉(zhuǎn)變，如果工作人員單純應用已有技術(shù)較難契合現(xiàn)代化發(fā)展目標。為此，應吸引工作人員主動參與培訓學習活動，掌握新型檔案載體管理保護技術(shù)。

篇10

檔案管理工作對于企業(yè)和單位的發(fā)展具有非常重要的意義，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的不斷增加，使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴峻。信息化時代的到來，人們對信息資源的需求不斷增加，對信息深度和準確度的要求不斷提高，借助先進的計算機設備實現(xiàn)對檔案資料的高效管理，是當前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現(xiàn)代化檔案管理工作展開分析和論述，指出當前檔案工作者所存在的主要問題，并提出合理的改善建議，希望對于檔案管理起到一定的推動作用。

檔案管理作為一項具有較高機密性、專業(yè)性的管理工作，對于企業(yè)發(fā)展以及社會建設都有著非常積極的作用。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的應用和推廣，對各個行業(yè)和領(lǐng)域都起到了非常積極的影響，實現(xiàn)了生產(chǎn)力和有效創(chuàng)新，也促進了社會的快速變革?，F(xiàn)代化的檔案管理也是基于計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的管理模式，對傳統(tǒng)檔案管理工作起到了有效的完善和加強，并對檔案工作者提出了更高的要求。對于檔案工作者而言，必須要正確認識和看待現(xiàn)代化檔案管理，了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，加強自我約束和自我學習，使現(xiàn)代化檔案管理工作能夠發(fā)揮更大作用。

1 當前檔案工作者所存在的問題分析

1.1 對現(xiàn)代化檔案管理的認識不足 就當前檔案工作者來說，對于現(xiàn)代化的檔案管理還存在一定的片面認識，導致現(xiàn)代化檔案管理的時效性和發(fā)展受到較大約束。首先，現(xiàn)代化的檔案管理并非單純地借助計算機技術(shù)對檔案資料進行收集和保管，而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想，現(xiàn)代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識，還應該掌握現(xiàn)代化管理設備的操作流程，明確檔案資料的知識載體，了解檔案資料的社會效益和經(jīng)濟價值，才能夠真正實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的有序開展。但就當前檔案工作者來說，對現(xiàn)代化的檔案管理人士存在一定的局限性，檔案管理的方法和手段上較為單一，沒有充分認識到現(xiàn)代化檔案管理的作用，無法借助現(xiàn)代化檔案管理解決新的問題。

1.2 檔案管理知識的缺乏 作為一名檔案工作者，必須要掌握相關(guān)檔案管理知識，才能夠確保良好的工作效率。目前由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案工作者的水平存在很大差距，許多檔案工作者不具備專業(yè)的知識能力，從而導致許多檔案管理問題的發(fā)生。此外，對于檔案工作者來說，不僅需要用具良好的專業(yè)知識，還應該掌握其他知識和能力，如文史類知識、統(tǒng)計學知識，并且懂得如何熟練操作計算機設備，這樣才能夠真正確?，F(xiàn)代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數(shù)檔案工作者并不具備這些技能，檔案管理工作依舊以傳統(tǒng)的檔案管理手段為主，這就使得檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展受到嚴重制約。

1.3 個人素質(zhì)問題 對于一名檔案工作人員來說，必須要正確看待個人所存在的問題和不足，并且具備優(yōu)秀的個人素質(zhì)，才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時代的不斷發(fā)展，對檔案工作者的要求不斷提升，檔案工作者的日常事務不再是保管檔案，而是最大化地發(fā)揮檔案資料的作用，并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個人素質(zhì)問題，使得創(chuàng)新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，檔案管理工作的發(fā)展受到限制，現(xiàn)代化檔案管理工作無法有效開展。

2 現(xiàn)代化檔案管理下檔案工作者的發(fā)展建議

2.1 提高自我學習意識 首先，作為一名檔案工作者，必須要正確看待現(xiàn)代化檔案管理，對現(xiàn)代化檔案管理工作有一個清晰的認識，才能夠真正滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)檔案管理工作只是對檔案資料的抄寫、收集和保管，檔案工作者的要求也相對較低，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的社會價值和經(jīng)濟價值不斷凸顯，檔案工作者必須要對自身工作有著一個更為清醒的認識，重視檔案管理的保密性和專業(yè)性，加強對現(xiàn)代化檔案管理知識的學習。