導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案管理知識(shí)點(diǎn)，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過(guò)無(wú)紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過(guò)辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開(kāi)支，而且有能夠減少木材的使用，降低來(lái)人類(lèi)對(duì)森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤(pán)、光盤(pán)和云盤(pán)等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點(diǎn)

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^(guò)程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過(guò)不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)

紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫(xiě)和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見(jiàn)的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。

（二）紙式檔案的缺點(diǎn)

隨著紙式檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性

無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：

（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過(guò)掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢(shì)在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平

篇2

工程總承包是國(guó)際通行的工程建設(shè)項(xiàng)目組織實(shí)施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、試運(yùn)行等服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工各階段工作合理交叉，科學(xué)銜接，并對(duì)工程質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面負(fù)責(zé)。

項(xiàng)目文件資料管理是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作。對(duì)此，做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理，對(duì)各類(lèi)文件資料進(jìn)行分析歸類(lèi)，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準(zhǔn)確翔實(shí)地反映國(guó)際工程總承包項(xiàng)目真實(shí)面貌和有價(jià)值的信息，從中總結(jié)出有利于項(xiàng)目順利實(shí)施的做法和經(jīng)驗(yàn)，使我們的項(xiàng)目管理逐步與國(guó)際接軌，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。自我國(guó)入世以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步融入國(guó)際經(jīng)濟(jì)，越來(lái)越多的企業(yè)進(jìn)入了國(guó)際市場(chǎng)。近幾年來(lái)，中電投電力工程有限公司在國(guó)外的工程業(yè)務(wù)增長(zhǎng)較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項(xiàng)目，越南項(xiàng)目，巴基斯坦等火電項(xiàng)目，采用國(guó)際慣用的通用方式，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)、設(shè)備和材料的采購(gòu)供應(yīng)、建筑安裝施工、指導(dǎo)試車(chē)和生產(chǎn)考核等實(shí)行全過(guò)程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過(guò)去僅在資料、圖紙外發(fā)時(shí)留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過(guò)程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項(xiàng)目總包工程的檔案管理問(wèn)題，進(jìn)行粗淺的探討。

1國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件資料形成的特點(diǎn)

第一，語(yǔ)言特點(diǎn)。國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件以國(guó)際通用語(yǔ)言英語(yǔ)為主。英語(yǔ)是國(guó)際工程總承包項(xiàng)目的工作語(yǔ)言，如招投標(biāo)、合同文件、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備安裝運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、各類(lèi)檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、重大節(jié)點(diǎn)完成證明文件以及與業(yè)主之間的來(lái)往信函、電子郵件、傳真、會(huì)議紀(jì)要等。第二，文本特點(diǎn)。由于承接國(guó)外總包工程，除在工程前期、設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生大量紙質(zhì)合同文本、技術(shù)資料及圖紙等，隨著工程的進(jìn)行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子信息，還產(chǎn)生大量的電子郵件、光盤(pán)、U盤(pán)等。

此外一些設(shè)計(jì)變更問(wèn)題，出現(xiàn)同一名稱(chēng)、同一件號(hào)、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，形成替換頻率高的特點(diǎn)。

2做好國(guó)際工程總承包項(xiàng)目文件材料歸檔前的必要準(zhǔn)備工作

第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內(nèi)容，形成文件的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)。從國(guó)際工程總承包項(xiàng)目形成的文件材料文本的特殊性看，國(guó)際工程總承包技術(shù)文件、圖紙多以英文為主，對(duì)檔案人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。檔案人員需要學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，了解技術(shù)資料、圖紙規(guī)范格式。了解學(xué)習(xí)國(guó)際工程總承包項(xiàng)目流程，掌握技術(shù)資料、圖紙的特征等。同時(shí)還要了解掌握與國(guó)際接軌的工程總承包內(nèi)涵，了解本企業(yè)開(kāi)展工程總承包構(gòu)架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項(xiàng)目文件資料，包括從項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機(jī)械設(shè)備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收、考核評(píng)價(jià)等各方面狀況的真實(shí)記錄，為做好各類(lèi)文件材料的分析歸類(lèi)、系統(tǒng)整理打好基礎(chǔ)。

第二，制度保證。制定國(guó)際工程總承包項(xiàng)目檔案管理細(xì)則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責(zé)任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導(dǎo)各承包單位（分包單位）將項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

第三，重視現(xiàn)場(chǎng)。重視完善項(xiàng)目在安裝、調(diào)試、生產(chǎn)考核過(guò)程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場(chǎng)記錄、來(lái)往文電，以及財(cái)務(wù)支付憑證等重要材料。如會(huì)議紀(jì)要、承包單位與業(yè)主、國(guó)內(nèi)外分包單位之間往來(lái)的各類(lèi)文件、供貨商提供的產(chǎn)品設(shè)備文件資料、動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的日?qǐng)?bào)周報(bào)月報(bào)、施工技術(shù)程序文件、技術(shù)檢查文件、項(xiàng)目管理文件、驗(yàn)收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場(chǎng)文件材料和圖紙需明確專(zhuān)人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門(mén)歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無(wú)法補(bǔ)救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴(yán)格履行簽批手續(xù)，管理人員應(yīng)按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實(shí)性。

第四，網(wǎng)絡(luò)安全。國(guó)外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設(shè)定現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)人管理電子文件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子文件傳輸、動(dòng)態(tài)信息的補(bǔ)充、存儲(chǔ)管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴(yán)肅性和服務(wù)性，保證文件管理真實(shí)、可靠、保證對(duì)內(nèi)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)信息安全。

3檔案管理的具體實(shí)施

土耳其阿特拉斯項(xiàng)目是中電投電力工程有限公司貫徹落實(shí)中電投集團(tuán)公司“走出去”戰(zhàn)略第一個(gè)海外EPC總承包項(xiàng)目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項(xiàng)目正式開(kāi)工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，本著服從和服務(wù)于施工生產(chǎn)，進(jìn)行了積極的探索與實(shí)踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進(jìn)行分析，思考和總結(jié)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)。

3.1招標(biāo)文件管理

阿特拉斯項(xiàng)目雖然是海外項(xiàng)目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項(xiàng)目，所有設(shè)備均由中國(guó)進(jìn)口。因此，招標(biāo)工作在國(guó)內(nèi)進(jìn)行。

3.2合同管理方面

所有設(shè)備合同、工程合同、物資及材料采購(gòu)合同、服務(wù)性合同、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議由PAP軟件進(jìn)行管理，電子版已上傳ATLAS項(xiàng)目PAP合同管理模塊中，便于項(xiàng)目部人員查詢(xún)及利用。每份合同均進(jìn)行了合同評(píng)審及會(huì)簽。分公司設(shè)備、材料采購(gòu)合同、代簽合同須有委托書(shū)才予以代簽，流程與國(guó)內(nèi)相同。

3.3施工圖紙管理方面

根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設(shè)計(jì)院項(xiàng)目經(jīng)理上傳服務(wù)器，在服務(wù)器中建立并上傳初步樣圖。經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，再由項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)理在服務(wù)器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場(chǎng)。需要查閱圖紙既能通過(guò)紙質(zhì)版查詢(xún)，也能通過(guò)電子版進(jìn)行查詢(xún)。

3.4設(shè)備圖紙管理方面

項(xiàng)目設(shè)備圖紙與設(shè)備都是通過(guò)海運(yùn)同時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并經(jīng)EPC物資部門(mén)清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫(xiě)《設(shè)備資料移交申請(qǐng)單》移交EPC物資部門(mén)，EPC物資部門(mén)清點(diǎn)后移交資料室，經(jīng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對(duì)無(wú)誤后，資料室方可接收設(shè)備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系廠家補(bǔ)供。

由于海外項(xiàng)目PAP網(wǎng)絡(luò)版剛開(kāi)發(fā)，存在網(wǎng)絡(luò)差、開(kāi)發(fā)不全，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)資料管理困難。經(jīng)與各單位溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)。EPC收到設(shè)備圖紙資料后，運(yùn)用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫(xiě)明設(shè)備名稱(chēng)、生產(chǎn)廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱(chēng)、設(shè)備型號(hào)及編號(hào)，同時(shí)須有中英文對(duì)照，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關(guān)單位，同時(shí)將電子版上傳至服務(wù)器中。

3.5文檔管理方面

目前，文檔管理沒(méi)有軟件，表格由EPC統(tǒng)一，施工單位將須報(bào)審文件送至EPC，經(jīng)EPC專(zhuān)業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進(jìn)行掃描，發(fā)至相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員及領(lǐng)導(dǎo)，將電子掃描件按文種、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)保存，通過(guò)Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

3.6設(shè)計(jì)變更管理

第一，設(shè)計(jì)方提出的變更。由設(shè)計(jì)院進(jìn)行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)和業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)專(zhuān)業(yè)，經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理同意批復(fù)后，設(shè)計(jì)院打印紙版，EPC總承包商專(zhuān)業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。第二，施工單位提出的變更申請(qǐng)。經(jīng)設(shè)計(jì)院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)至施工單位進(jìn)行。

3.7供貨商資質(zhì)

內(nèi)容與國(guó)內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國(guó)內(nèi)采購(gòu)，供貨商資質(zhì)幾乎通過(guò)電子郵件傳遞到現(xiàn)場(chǎng)。因此，只有采購(gòu)部門(mén)一個(gè)公章，而無(wú)供貨商（鮮）公章。

3.8驗(yàn)評(píng)資料

雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國(guó)ASME 標(biāo)準(zhǔn)，施工單位分專(zhuān)業(yè)報(bào)送ITP計(jì)劃清單，即《施工質(zhì)量檢驗(yàn)項(xiàng)目劃分表》。

3.9竣工檔案的質(zhì)量及歸檔要求、組卷原則與移交

第一，竣工資料的質(zhì)量要求：比國(guó)內(nèi)要求少些，所有資料幾乎無(wú)印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，紙質(zhì)文件由項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)主管經(jīng)理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準(zhǔn)的圖紙電子版，進(jìn)度，技術(shù)要求和其他文件，已批準(zhǔn)的圖紙，測(cè)試過(guò)程報(bào)告，設(shè)備測(cè)試證書(shū)，運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)，竣工圖，合格證及檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進(jìn)行溝通：凡中英文對(duì)照聯(lián)系單、報(bào)業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設(shè)計(jì)變更單、設(shè)計(jì)修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗(yàn)評(píng)記錄、施工圖、竣工圖、設(shè)備廠家說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁(yè)式裝訂，既簡(jiǎn)單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設(shè)備資料隨到隨移交，工程資料為機(jī)組發(fā)電后一個(gè)月內(nèi)按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行移交，調(diào)試檔案應(yīng)在工程竣工時(shí)，乙方應(yīng)對(duì)該部分負(fù)責(zé)，應(yīng)使該部分符合合同規(guī)定要達(dá)到的目標(biāo)；以及竣工試驗(yàn)開(kāi)始前，乙方應(yīng)按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護(hù)手冊(cè)。

3.10現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況

并網(wǎng)發(fā)電驗(yàn)收?，F(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收只產(chǎn)生驗(yàn)收記錄及簽證。與國(guó)內(nèi)相比，無(wú)驗(yàn)收記錄，整套啟動(dòng)后，由國(guó)家能源部組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國(guó)外項(xiàng)目不太看重168小時(shí)試運(yùn)。

3.11軟件管理

統(tǒng)一使用服務(wù)器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務(wù)器中生成，簡(jiǎn)單、直觀，不限制上傳文件大小。

3.12竣工圖要求

竣工圖應(yīng)按合同約定出圖，竣工圖編制深度應(yīng)與施工圖的編制深度一致，有變更內(nèi)容的竣工圖，應(yīng)用云線圖圈出更改部位，并標(biāo)明變更依據(jù)文件號(hào)，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處，編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專(zhuān)業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應(yīng)按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標(biāo)欄應(yīng)外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊(cè)發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認(rèn)后正式出版竣工圖。

4存在的問(wèn)題及建議

第一，由于海外項(xiàng)目沒(méi)有PAP統(tǒng)一管理軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開(kāi)發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備幾乎都由中國(guó)進(jìn)口，導(dǎo)致部分廠家提供的安裝維護(hù)說(shuō)明書(shū)、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準(zhǔn)確，業(yè)主不認(rèn)識(shí)也無(wú)法接收，來(lái)回催繳給我們工作帶來(lái)很大困難。第三，設(shè)備廠家的外購(gòu)件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無(wú)法滿(mǎn)足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤(pán)資料內(nèi)容少于紙質(zhì)文件內(nèi)容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說(shuō)明書(shū)深度不能服務(wù)于現(xiàn)場(chǎng)。第六，根據(jù)目前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備資料情況，根本不適宜過(guò)程移交，因?yàn)樵O(shè)備資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)比較凌亂，比較分散，同一廠家設(shè)備開(kāi)箱時(shí)間不一致，過(guò)程移交導(dǎo)致不專(zhuān)業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設(shè)備儀器儀表、鍋爐補(bǔ)給水設(shè)備、斗輪機(jī)設(shè)備、帶式輸送機(jī)等，由于設(shè)備購(gòu)件多，資料也比較復(fù)雜，這些資料到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，資料人員都要經(jīng)過(guò)3～4天時(shí)間才能清點(diǎn)出來(lái)，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對(duì)，清理出來(lái)的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對(duì)設(shè)備招標(biāo)時(shí)，一定要嚴(yán)格要求廠家提供完整、準(zhǔn)確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機(jī)兩大主機(jī)圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊(cè)（即活頁(yè)夾），如主變、起備變、保變等說(shuō)明書(shū)及圖紙管理方便，便于查找。同時(shí)提供電子與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的PDF電子版本，才能適應(yīng)國(guó)際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過(guò)多，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際產(chǎn)生文件份數(shù)根本滿(mǎn)足不了合同要求。

5結(jié)論

通過(guò)對(duì)涉外電力工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐，順利完成項(xiàng)目檔案移交和歸檔。同時(shí)，面對(duì)總承包項(xiàng)目存在的問(wèn)題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們?cè)概c項(xiàng)目參建部門(mén)單位共同努力，推動(dòng)涉外總承包項(xiàng)目檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。

參考文獻(xiàn)：

[1]土耳其阿特拉斯項(xiàng)目合同[Z].中電投電力工程有限公司.

篇3

中圖分類(lèi)號(hào)：G72文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2015）05-0433-01

1.前言

電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術(shù)的發(fā)展歷程，它體現(xiàn)在智能化的市場(chǎng)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策略和客戶(hù)關(guān)系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，它能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以極快的傳輸速度將資料進(jìn)行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務(wù)時(shí)代所產(chǎn)生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產(chǎn)品資料、交易及支付過(guò)程等信息，有別于平常的紙質(zhì)文件信息，而企業(yè)在電子商務(wù)運(yùn)營(yíng)期間會(huì)累積越來(lái)越多的檔案信息，為了能夠?qū)⒕薮蟮碾娮訖n案進(jìn)行有效收集、歸類(lèi)，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務(wù)檔案管理是不可阻擋的必然趨勢(shì)。

2.電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

電子商務(wù)是利用簡(jiǎn)單、快捷、低成本的電子方式進(jìn)行買(mǎi)賣(mài)雙方不謀面的商貿(mào)活動(dòng)，存在著大量的原始文件、客戶(hù)真實(shí)信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)有以下四點(diǎn)：（1）虛擬性。首先，電子商務(wù)活動(dòng)發(fā)生的行為是虛擬行為，所產(chǎn)生的活動(dòng)交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務(wù)的虛擬性特征在與紙質(zhì)檔案上的比較中有明顯體現(xiàn)。例如：在電子商務(wù)交易過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)存貨的查詢(xún)、產(chǎn)品的展示到確定交易，產(chǎn)生出各個(gè)過(guò)程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復(fù)雜性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擁有復(fù)雜而準(zhǔn)確的操作技能，能夠?qū)㈦娮由虅?wù)活動(dòng)中的數(shù)字信息進(jìn)行解碼并記錄給人類(lèi)查詢(xún)存檔，客觀上形成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。（3）集成性。電子商務(wù)檔案信息不同于紙質(zhì)版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點(diǎn)，它可以將文字、數(shù)字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對(duì)外或?qū)?nèi)完整、真實(shí)地呈現(xiàn)出來(lái)。（4）危險(xiǎn)性。由于電子商務(wù)活動(dòng)是虛擬的，都是通過(guò)不同的介質(zhì)在進(jìn)行，存儲(chǔ)和攜帶的過(guò)程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序?qū)﹄娮由虅?wù)內(nèi)部存儲(chǔ)信息進(jìn)行破壞，具有易被破壞危險(xiǎn)性等特點(diǎn)。

3.電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展

電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務(wù)檔案信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息應(yīng)用的智能化發(fā)展三大類(lèi)，第一：信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展需要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)精密的操作系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將電子檔案放入某種存儲(chǔ)介質(zhì)中得到有效的存儲(chǔ)能力。要實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展，就必須進(jìn)行對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)不斷優(yōu)化，才能達(dá)到智能化水平，同時(shí)還突出了信息存儲(chǔ)智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產(chǎn)生對(duì)我國(guó)智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲(chǔ)過(guò)程中，對(duì)于一些加密過(guò)或者未加密過(guò)的信息，要實(shí)現(xiàn)智能化檢索才能提高商務(wù)化水平。第三：將存儲(chǔ)的電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行合理運(yùn)用，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展帶來(lái)相對(duì)的良好保障，為未來(lái)市場(chǎng)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策略和客戶(hù)關(guān)系之間的管理提供有效信息。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，有效利用計(jì)算機(jī)科學(xué)系統(tǒng)為電子商務(wù)創(chuàng)造出無(wú)限智能化水平，結(jié)合電子商務(wù)的虛擬性、復(fù)雜性、集成性、危險(xiǎn)性的特點(diǎn)研究出突破每一項(xiàng)技術(shù)難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設(shè)步伐，將電子商務(wù)智能化管理走進(jìn)人們的日常生活中，把電子商務(wù)信息時(shí)代推向更高的領(lǐng)域。

篇4

（二）檔案管理學(xué)。了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

（三）檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)。了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測(cè)指標(biāo)及方法，掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫(kù)溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲(chóng)、鼠類(lèi)的基本知識(shí)及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

（四）文書(shū)學(xué)。了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類(lèi)目等。

二、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

（一）自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科。學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動(dòng)化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法，材料的物理化學(xué)性質(zhì)，電子及電路原理等。

（二）微電子技術(shù)。微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專(zhuān)業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來(lái)的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門(mén)學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成電路方面的基礎(chǔ)知識(shí)，為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

（三）電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)是本世紀(jì)最重大的發(fā)明之一，對(duì)人類(lèi)社會(huì)發(fā)展有極其深遠(yuǎn)的影響。電子計(jì)算機(jī)實(shí)際是一種能自動(dòng)完成信息處理的機(jī)器。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過(guò)程、分類(lèi)及發(fā)展趨勢(shì)。值得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，牢固地掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

（四）電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)軟件是指為了完成電子計(jì)算機(jī)本身的管理或針對(duì)不同的信息處理任務(wù)而編制的程序及文檔。電子計(jì)算機(jī)是靠人們把事先編好的程序裝進(jìn)機(jī)內(nèi)之后才能工作，而程序是由程序人員編寫(xiě)和調(diào)試。程序人員根據(jù)實(shí)際需要提出問(wèn)題，然后確定計(jì)算方法，構(gòu)造數(shù)據(jù)模型，寫(xiě)出流程圖，選擇適用的語(yǔ)言，編寫(xiě)出程序并上機(jī)反復(fù)調(diào)試，直到滿(mǎn)足實(shí)際需要為止。認(rèn)真學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，就是要了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其它數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語(yǔ)言、匯編語(yǔ)言及各種高級(jí)計(jì)算機(jī)語(yǔ)言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

（五）現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在現(xiàn)代社會(huì)中，人類(lèi)活動(dòng)所需的各種信息都是依靠以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)的通信設(shè)備來(lái)處理、存儲(chǔ)和傳輸?shù)?。如果說(shuō)建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)的“大腦”，那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其它現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會(huì)的“神經(jīng)系統(tǒng)”。認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

（六）辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門(mén)的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過(guò)程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

篇5

關(guān)鍵詞

廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度

隨著我國(guó)改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷推進(jìn)和我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)廣播電視事業(yè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展?？梢赃@樣說(shuō)，人們的生產(chǎn)生活過(guò)程中幾乎無(wú)時(shí)無(wú)刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網(wǎng)絡(luò)一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來(lái)源渠道，在提供新聞信息服務(wù)和開(kāi)展輿論監(jiān)督、促進(jìn)社會(huì)公平正義方面發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過(guò)程真實(shí)寫(xiě)照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢(shì)下面臨更多的問(wèn)題亟待解決，只有我們敢于積極面對(duì)新形勢(shì)對(duì)廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關(guān)部門(mén)的支持配合，探索管理制度建設(shè)的方法，結(jié)合當(dāng)前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實(shí)際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治發(fā)展中的巨大潛能價(jià)值，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。

一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容

新形勢(shì)下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，其制度建設(shè)的范圍應(yīng)包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術(shù)的提高兩個(gè)方面，通過(guò)規(guī)范管理流程、提高管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿(mǎn)足廣播電視采編人員的需求，最終達(dá)到促進(jìn)廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容可概括為如下兩個(gè)方面。

1.規(guī)范檔案管理的流程。

規(guī)范檔案管理的流程，是進(jìn)行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專(zhuān)門(mén)檔案，與一般的文書(shū)檔案、藝術(shù)檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點(diǎn)，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內(nèi)容牽涉經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領(lǐng)域，而如何通過(guò)規(guī)范其管理的流程更好地管理此類(lèi)檔案，也就成為當(dāng)前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問(wèn)題。實(shí)際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過(guò)程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實(shí)強(qiáng)化相關(guān)制度建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過(guò)程控制、后續(xù)開(kāi)發(fā)方面的制度建設(shè)，對(duì)廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設(shè)也就成為一項(xiàng)十分重要的事項(xiàng)[1]70。

2.促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建。

除了切實(shí)規(guī)范檔案管理流程之外，促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建，同樣是新形勢(shì)下推進(jìn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。當(dāng)前，信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)不斷推進(jìn)和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術(shù)的提升。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時(shí)通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過(guò)程中必須引起高度重視的問(wèn)題。管理人員由于意識(shí)、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術(shù)無(wú)法跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的情形較為普遍，這就導(dǎo)致管理效能無(wú)法提升。因此，通過(guò)健全完善制度體系，及時(shí)提升管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)能力，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備的重要意識(shí)，以此更好地實(shí)現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門(mén)和采編部門(mén)之間的良性互動(dòng)，讓各種資料得到高效處理和運(yùn)用[2]27。

二、新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要性

目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應(yīng)的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類(lèi)也越來(lái)越豐富而多樣化，且數(shù)量呈現(xiàn)幾何級(jí)的增長(zhǎng)，人們對(duì)此類(lèi)資料的利用頻率、利用價(jià)值均在不斷增長(zhǎng)。在此新的形勢(shì)下，人們已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了切實(shí)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的緊迫性、重要性。然而，當(dāng)前我國(guó)在此方面的實(shí)際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)在新的形勢(shì)下已經(jīng)逐步凸顯出更多的問(wèn)題，比如內(nèi)容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機(jī)構(gòu)所制定的制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導(dǎo)性、依據(jù)性嚴(yán)重欠缺的情形較為常見(jiàn)，這些問(wèn)題如若不加以解決，必將嚴(yán)重影響我國(guó)廣播電視事業(yè)的健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術(shù)運(yùn)用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過(guò)程中，我國(guó)許多廣播電視專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)此問(wèn)題作出了積極的探索實(shí)踐。在實(shí)踐中目前已經(jīng)被廣為運(yùn)用的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，融合了數(shù)字技術(shù)，有力地促進(jìn)了我國(guó)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進(jìn)了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國(guó)的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過(guò)程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，對(duì)于今后我國(guó)廣電媒體資產(chǎn)管理統(tǒng)一平臺(tái)的建立、廣電事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展帶來(lái)了極大的困擾，這些問(wèn)題亟待通過(guò)制度完善予以解決。因此，切實(shí)加強(qiáng)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設(shè)，系不斷促進(jìn)我國(guó)廣電事業(yè)發(fā)展、滿(mǎn)足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實(shí)需要[3]45。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑

加強(qiáng)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，能夠更加及時(shí)全面地總結(jié)廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)制度保障更進(jìn)一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開(kāi)展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務(wù)社會(huì)大眾、滿(mǎn)足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。

1.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認(rèn)識(shí)。

當(dāng)前我國(guó)切實(shí)加強(qiáng)了廣電管理制度，對(duì)廣電節(jié)目的播出實(shí)施嚴(yán)格的審查制度，少數(shù)廣電節(jié)目還因未弘揚(yáng)主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機(jī)構(gòu)禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當(dāng)前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設(shè)還無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下廣電事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對(duì)廣電事業(yè)發(fā)展、滿(mǎn)足群眾廣電文化需要帶來(lái)嚴(yán)重障礙，其根源在于對(duì)廣電檔案資料管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。據(jù)此，當(dāng)前應(yīng)不斷更新觀念、提升意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到廣電節(jié)目檔案資料管理對(duì)廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關(guān)廣電事業(yè)發(fā)展前途命運(yùn)的關(guān)鍵性工作狠抓落實(shí)，為更加深入推進(jìn)新形勢(shì)下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)提供思想認(rèn)識(shí)上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經(jīng)營(yíng)模式、發(fā)展趨勢(shì)、改革創(chuàng)新的權(quán)威憑證，同時(shí)通過(guò)這些節(jié)目檔案資料真實(shí)客觀記錄時(shí)展的軌跡[4]26。

2.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。

目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)、電子文件、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲(chǔ)方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數(shù)據(jù)等問(wèn)題，電子檔案如果保存的磁場(chǎng)、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學(xué)規(guī)范，便容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失，造成無(wú)法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對(duì)廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴(yán)格要求、從嚴(yán)管理，以規(guī)范和嚴(yán)格的條款對(duì)此項(xiàng)管理工作進(jìn)行有效約束，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進(jìn)一步健全完善，同時(shí)切實(shí)加大監(jiān)督檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無(wú)法挽回的損失[5]36。

3.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度。

目前，我國(guó)廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學(xué)化程度較低的問(wèn)題，管理的不科學(xué)導(dǎo)致查找資料較為困難，嚴(yán)重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時(shí)，因?yàn)楣芾淼牟豢茖W(xué)容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料的霉變、數(shù)字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當(dāng)前我國(guó)廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對(duì)檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢(xún)到有效的開(kāi)發(fā)利用，均應(yīng)形成科學(xué)、系統(tǒng)管理體系結(jié)構(gòu)，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學(xué)化程度，以科學(xué)化的管理提升檔案資料利用質(zhì)效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當(dāng)前依然存在的對(duì)檔案資料管理投入人、財(cái)、物較少的現(xiàn)狀，加大對(duì)廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個(gè)方面的工作環(huán)境，向科學(xué)管理要效益、要回報(bào)。

4.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。

廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來(lái)的寶貴資料，能夠真實(shí)、客觀記錄時(shí)代進(jìn)程，這些資料隨著時(shí)間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導(dǎo)致毀損、喪失，就會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。相反地，通過(guò)采取切實(shí)有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會(huì)在今后的適當(dāng)時(shí)間被加以利用，成為廣電部門(mén)乃至全社會(huì)的巨大精神財(cái)富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，對(duì)之前的舊有素材從新的角度進(jìn)行闡述，實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致廣電節(jié)目資源的極大浪費(fèi)。為此，必須通過(guò)加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進(jìn)程的方法，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用建立不同部門(mén)之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺(tái)，各部門(mén)在自有數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上融入跨部門(mén)的數(shù)據(jù)總庫(kù)，以管理的一體化實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時(shí)提升資料利用效益。

5.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理專(zhuān)業(yè)化程度。

廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的人員進(jìn)行管理，但由于認(rèn)識(shí)上的不到位等諸多綜合因素，導(dǎo)致管理人員專(zhuān)業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專(zhuān)業(yè)的人員從事此項(xiàng)工作，甚至部分廣電檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴(yán)重影響了管理質(zhì)效?；谶@樣的現(xiàn)實(shí)狀況，必須切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專(zhuān)業(yè)化程度，打造過(guò)硬隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的業(yè)務(wù)管理人才，切實(shí)提升新形勢(shì)下廣電節(jié)目檔案資料管理的質(zhì)效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認(rèn)真把好管理人員的“入口”關(guān)，讓更多的專(zhuān)業(yè)人員從事此項(xiàng)管理工作。切實(shí)強(qiáng)化對(duì)管理人員的在職教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理人員觀念的及時(shí)更新、專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的及時(shí)充實(shí)提高。加強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感、責(zé)任感教育，讓管理人員能夠主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。

作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺(tái)

參考文獻(xiàn)

[1]楊紅.淺談廣播電視行業(yè)的檔案管理與發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2015（S4）.

[2]王妍.淺談廣播電視宣傳檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界，2006（10）.

篇6

隨著廣播電視行業(yè)的發(fā)展，節(jié)目量劇增，傳統(tǒng)的以磁帶為介質(zhì)的節(jié)目保存、使用方式面臨許多問(wèn)題：

（1）由于磁帶壽命有限，以往保存在磁帶上的大量有價(jià)值的視音頻資料需要搶救。

（2）多種格式介質(zhì)并存，經(jīng)常要轉(zhuǎn)換格式引致質(zhì)量下降、效率低下，對(duì)臺(tái)內(nèi)素材、節(jié)目利用和臺(tái)間節(jié)目交換造成不利影響。

（3）IT技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的磁帶儲(chǔ)存、傳輸方式無(wú)法適應(yīng)互動(dòng)的視頻點(diǎn)播要求。

隨著技術(shù)的發(fā)展，一方面電視臺(tái)數(shù)字化進(jìn)程的完成，另一方面，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為電視臺(tái)建立媒資管理系統(tǒng)的建立提供了土壤。

媒體資產(chǎn)管理MAM（Media Assets Management）是對(duì)各種類(lèi)型的視頻資料、音頻資料、文字、圖表等媒體資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、編目管理、檢索查詢(xún)、非編素材轉(zhuǎn)碼、資料，以及設(shè)備和固定資產(chǎn)等進(jìn)行全面管理的系統(tǒng)。建立MAM的目的就是建立起一個(gè)完善的系統(tǒng)，保存和管理好這些寶貴的資料，并使之得到最大利用，創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。一個(gè)良好的媒資管理系統(tǒng)，可以為電視臺(tái)等媒體提供多方面作用：

提供信息交換平臺(tái)，視音頻資料存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的節(jié)目制作流程。集中、統(tǒng)一的資源管理、檢索，提供跨機(jī)構(gòu)獲取的能力，加速制作周期多元增值，為收費(fèi)電視、視頻點(diǎn)播、IPTV提供平臺(tái)。

2 媒資管理系統(tǒng)的發(fā)展概況

有人認(rèn)為：媒資管理MAM是ERP 在媒體企業(yè)經(jīng)營(yíng)中個(gè)性化管理的典型應(yīng)用。ERP（Enterprise Resources Planning 企業(yè)資源計(jì)劃）起源于制造業(yè)，后來(lái)在其他行業(yè)也得到新的發(fā)展。ERP旨在將企業(yè)內(nèi)不同部門(mén)的信息集成在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)上，從而使得不同的部門(mén)的人員可獲得完整信息。其統(tǒng)一性可以給企業(yè)帶來(lái)許多好處：減少錯(cuò)誤、提高速度、改進(jìn)效率、更完全的信息通道。因而企業(yè)的員工和管理人員能夠更好的了解目前企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行狀態(tài)，做出更好的商業(yè)決策。

ERP在中國(guó)推廣應(yīng)用近20年，作為一種先進(jìn)的管理思想和工具得到普遍認(rèn)識(shí)，許多企業(yè)也從應(yīng)用中得到回報(bào)。ERP的內(nèi)涵在于企業(yè)效益的最大化，從這一點(diǎn)看，MAM與ERP是非常一致的。

（1）國(guó)內(nèi)外MAM的幾種模式

內(nèi)容庫(kù)管理模式：MAM的基本形態(tài)。目的是對(duì)視音頻資料的搶救和保存，對(duì)視頻、音頻及其他相關(guān)文字資料進(jìn)行整理并分類(lèi)歸檔，對(duì)資料進(jìn)行集中管理，便于對(duì)資料的保存和再利用。電視臺(tái)對(duì)這種模式的應(yīng)用是建立可進(jìn)行檢索和調(diào)用的自動(dòng)化管理的磁帶資料庫(kù)。

內(nèi)容共享的生產(chǎn)模式：隨著非編設(shè)備技術(shù)的普及而出現(xiàn)的生產(chǎn)制作平臺(tái)模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)非編站點(diǎn)可以共享庫(kù)內(nèi)資源，進(jìn)行在線編輯。電視臺(tái)對(duì)這種模式的應(yīng)用主要以新聞非編制作網(wǎng)絡(luò)為代表。 資產(chǎn)庫(kù)管理模式：隨著現(xiàn)代企業(yè)管理的進(jìn)展，不僅要對(duì)內(nèi)容管理、生產(chǎn)要求，而且要滿(mǎn)足商品流通的要求。MAM既是內(nèi)部的內(nèi)容管理平臺(tái)、生產(chǎn)制作平臺(tái)、播出平臺(tái)，也是對(duì)外的信息、節(jié)目運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，通過(guò)圍繞媒體資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，協(xié)調(diào)內(nèi)部之間、內(nèi)外之間的關(guān)系，有效進(jìn)行資源調(diào)配，安排節(jié)目生產(chǎn)、播出、交換等，實(shí)現(xiàn)以需求為中心的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略。通過(guò)多方面的應(yīng)用，并參與對(duì)網(wǎng)絡(luò)、對(duì)市場(chǎng)、對(duì)客戶(hù)資源管理，通過(guò)無(wú)形商品的市場(chǎng)流通，在流通中產(chǎn)生MAM直接經(jīng)濟(jì)效益和間接附加利益。

（2）國(guó)內(nèi)媒資系統(tǒng)應(yīng)用情況

媒資管理的概念進(jìn)入中國(guó)短短幾年，就由一個(gè)新名詞變成許多電視臺(tái)的應(yīng)用事實(shí)：

1）2001年，國(guó)內(nèi)首個(gè)媒資管理系統(tǒng)由北京捷成為中國(guó)電影資料館度身定做。

2）2003年9月，中國(guó)廣播電視音像資料館項(xiàng)目第一期安裝調(diào)試工作如期完成；2004年5月，資料館一期系統(tǒng)全面運(yùn)行。

3）2004年1月，國(guó)內(nèi)最大的城市電視臺(tái)媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)——廣州電視臺(tái)媒體資產(chǎn)管理項(xiàng)目完成招標(biāo)工作。

4）2004年8月，廣西電視臺(tái)媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)在北京舉行了簽約儀式

5）2004年11月，廈門(mén)電視臺(tái)新聞?lì)l道的媒體資產(chǎn)管理項(xiàng)目完成招標(biāo)工作。該項(xiàng)目包含衛(wèi)星收錄子系統(tǒng)、新聞子系統(tǒng)、制作子系統(tǒng)、資產(chǎn)管理、播出子系統(tǒng)等

6）2004年11月，國(guó)家體育總局媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過(guò)了全面的測(cè)試驗(yàn)收。

7）2005年1月，深圳廣播電影電視集團(tuán)媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)開(kāi)始試運(yùn)行。

（3）媒資管理系統(tǒng)涉及的技術(shù)與方法

由于各個(gè)電視臺(tái)的管理現(xiàn)狀和工作流程、習(xí)慣各不相同，媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)都是針對(duì)各自特點(diǎn)的定制系統(tǒng)。系統(tǒng)的定制需要對(duì)技術(shù)、流程、管理、商務(wù)各方面的需求做出綜合考慮，主要考慮的方面有：

視頻壓縮技術(shù)

由于廣播級(jí)的視頻信號(hào)的信息量極大，要在網(wǎng)絡(luò)上傳輸是非常困難的，由于壓縮技術(shù)的出現(xiàn)，使視頻信號(hào)的網(wǎng)絡(luò)傳輸成為現(xiàn)實(shí)。圖像具有空間相關(guān)性和時(shí)間相關(guān)性這兩種特性，這兩種相關(guān)性使得圖像中存在大量的冗余信息。壓縮技術(shù)就是去除圖像之間的冗余信息，只保留少量非相關(guān)信息進(jìn)行傳輸；接收端則利用這些非相關(guān)信息，按照相應(yīng)的解碼算法，可以在保證在一定的圖像質(zhì)量的前提下恢復(fù)原始圖像。一個(gè)好的壓縮編碼方案就是能夠最大限度地去除圖像中的冗余信息，從而圖像的信息量大大減少，減少了對(duì)計(jì)算機(jī)總線和網(wǎng)絡(luò)帶寬的壓力，提高網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男阅?；同時(shí)也減少存儲(chǔ)的空間，降低了存儲(chǔ)成本。如何在保證最佳的視覺(jué)質(zhì)量前提下，提高數(shù)據(jù)的壓縮比，是人們一直在努力追求的目標(biāo)。

MAM的素材一般分為兩種：瀏覽、檢索用的低碼流素材，編輯、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的廣播級(jí)節(jié)目素材。幾種壓縮格式目前技術(shù)已經(jīng)非常成熟，MPEG-2IBP在碼流較有優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)性?xún)r(jià)比高，是目前傳輸和播出的首選格式，但編輯功能受到一定的限制。M-JPEG、DV、MPEG-2I等格式是目前非編網(wǎng)絡(luò)的主流編輯格式，但存在碼流較大，不利大量存儲(chǔ)的缺點(diǎn)。而MPEG-4格式由于基于具體內(nèi)容編碼、碼流小、視音頻質(zhì)量比較好等特點(diǎn)，多被用于編目、瀏覽和檢索的素材。

存儲(chǔ)介質(zhì)

MAM的首要任務(wù)是節(jié)目的存儲(chǔ)，傳統(tǒng)以磁帶為介質(zhì)的存儲(chǔ)方式，在單位成本、保存年限、空間使用、管理、檢索等方面都有局限性。隨著技術(shù)的發(fā)展，基于數(shù)字技術(shù)的存儲(chǔ)介質(zhì)開(kāi)始逐步替代傳統(tǒng)的磁帶，主要有硬盤(pán)、數(shù)據(jù)流磁帶、光盤(pán)。

篇7

確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

（二）規(guī)范電子檔案利用方式

避免不可挽回?fù)p失。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效地管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案工作人員管理

提高檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到電子案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護(hù)。

二、電子檔案管理工作中應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）要重視電子文件的存放環(huán)境

電子文件的載體基本上是光盤(pán)和磁介質(zhì)。由于介質(zhì)的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關(guān)鍵。在光盤(pán)上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時(shí)一定要采用書(shū)立式以防光盤(pán)的變形，影響數(shù)據(jù)的讀取。磁介質(zhì)包括軟磁盤(pán)和硬磁盤(pán)。軟磁盤(pán)穩(wěn)定性差，而硬磁盤(pán)穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的干擾。為了保證介質(zhì)存放的萬(wàn)無(wú)一失，必須電子文件與紙質(zhì)文件同進(jìn)并存，以備有據(jù)可查。但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，加大資金的投入力度，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化辦公設(shè)備，爭(zhēng)取采用自動(dòng)化監(jiān)控、庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)控制等先進(jìn)技術(shù)，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。

篇8

改革開(kāi)放三十多年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活發(fā)生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業(yè)在近些年蒸蒸日上，對(duì)百姓的生活帶來(lái)了許多方便。社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)體制的建立，也對(duì)各行各業(yè)的管理活動(dòng)進(jìn)行了大改革，許多國(guó)有企業(yè)和股份制企業(yè)紛紛進(jìn)行改制，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。毫不例外，部分交通事業(yè)單位也在積極地轉(zhuǎn)型，加入全面競(jìng)爭(zhēng)的行列。但是這里有一個(gè)問(wèn)題，交通事業(yè)檔案改制以后所形成的檔案性質(zhì)不一樣了，那么對(duì)這些檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行呢？下面我們就來(lái)試著分析一下。

1 交通事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

交通事業(yè)單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統(tǒng)或個(gè)人的檔案，而是交通事業(yè)單位在交通活動(dòng)中直接形成的對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)有價(jià)值的歷史記錄，是交通行業(yè)發(fā)展的重要信息資源。當(dāng)今時(shí)代，交通事業(yè)在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，進(jìn)入了全面持續(xù)快速發(fā)展的新時(shí)期。交通事業(yè)單位具有明確的內(nèi)容和鮮明的特點(diǎn)。

1.1 交通事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容

交通事業(yè)檔案主要包括各業(yè)務(wù)方面檔案和行政文書(shū)檔案，而業(yè)務(wù)檔案包括各個(gè)部門(mén)活動(dòng)所形成的檔案如行政執(zhí)法檔案、公路航道建設(shè)（改善）檔案、運(yùn)輸管理檔案等，業(yè)務(wù)檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業(yè)單位一般有公路、運(yùn)管、航道、海事等部門(mén)， 其業(yè)務(wù)各自獨(dú)立，所以主管部門(mén)檔案人員要經(jīng)常深入基層進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每月組織檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 對(duì)歸檔立卷的標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格，定期收集與整理業(yè)務(wù)檔案。

檔案管理活動(dòng)包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個(gè)環(huán)節(jié)。2007年以來(lái)，交通部和省各級(jí)檔案行政主管部門(mén)陸續(xù)下達(dá)了如何進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理以及貫徹重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機(jī)構(gòu)把好工程前期所形成文件材料的質(zhì)量關(guān)，開(kāi)展經(jīng)常性的自查活動(dòng)，對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，以保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確、完整，保證檔案工作與工程建設(shè)同計(jì)劃、同施工、同驗(yàn)收。[1]

1.2 交通事業(yè)檔案管理特點(diǎn)

1.2.1 集中統(tǒng)一管理檔案

根據(jù)2005年《交通檔案管理辦法》規(guī)定，各單位形成的檔案應(yīng)由各單位檔案部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理并由檔案部門(mén)對(duì)本單位的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。

1.2.2 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)

由于交通事業(yè)單位發(fā)展比較成熟，一般都會(huì)專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案管理部門(mén)，或錄用專(zhuān)職檔案工作人員。檔案室對(duì)本單位各部門(mén)或各環(huán)節(jié)的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案室會(huì)同本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定?？傊?，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動(dòng)的順利開(kāi)展。

1.2.3 交通事業(yè)單位檔案定期向同級(jí)檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案和部分個(gè)人檔案或家族檔案。各類(lèi)檔案館所收藏檔案的內(nèi)容各不相同。各交通事業(yè)單位在完成了文書(shū)處理程序，把有保存價(jià)值和經(jīng)過(guò)有序整理的檔案向各事業(yè)單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

企業(yè)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的記憶庫(kù)，借助企業(yè)檔案，我們能夠了解企業(yè)的過(guò)去，現(xiàn)在和預(yù)測(cè)其未來(lái)。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等一系列活動(dòng)中形成的資料文件。企業(yè)檔案由企業(yè)自身單獨(dú)保管，但是受到各地市檔案館的監(jiān)督和指導(dǎo)，各破產(chǎn)企業(yè)的檔案在一般情況下交由檔案館來(lái)保藏。[2]

3 交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)制改企后的檔案管理應(yīng)注意幾個(gè)問(wèn)題

事業(yè)單位改革是手段，最根本目的是要發(fā)展由這些事業(yè)單位所提供的各種公益服務(wù)，使其成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新動(dòng)力。在事業(yè)單位改制后，根據(jù)事業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的不同特點(diǎn)，我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)其所形成檔案的管理活動(dòng)要進(jìn)行重新思考。

3.1 在會(huì)計(jì)檔案管理方面

如今，交通事業(yè)單位體制改革正在如火如荼進(jìn)行，在會(huì)計(jì)檔案管理方面企事業(yè)單位的管理方式不同，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，企業(yè)對(duì)應(yīng)收帳款質(zhì)量的控制是提取壞帳準(zhǔn)備，而交通工程事業(yè)單位的應(yīng)收帳款雖越來(lái)越多，但在這方面沒(méi)有做出任何規(guī)定，因此，交通事業(yè)單位應(yīng)該參考企業(yè)的做法對(duì)應(yīng)收帳款提取壞帳準(zhǔn)備，并對(duì)壞帳準(zhǔn)備的提取方法和提取比例做出明確的規(guī)定；二是，交通事業(yè)單位固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，固定資產(chǎn)的損耗不在成本核算中體現(xiàn)出來(lái)，而企業(yè)是通過(guò)計(jì)提折舊的方法計(jì)入成本。這些方面的不同要求事業(yè)單位能夠進(jìn)行認(rèn)真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業(yè)單位中，人員的變動(dòng)比較小，整個(gè)組織結(jié)構(gòu)模式相對(duì)比較穩(wěn)定，而競(jìng)爭(zhēng)因素在企業(yè)體現(xiàn)地越明顯，導(dǎo)致人事檔案在企業(yè)中相對(duì)比較復(fù)雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內(nèi)容。人事檔案的管理依據(jù)也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規(guī)定轉(zhuǎn)變成企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，由干部向普通人轉(zhuǎn)變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來(lái)說(shuō)，交通事業(yè)單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒(méi)有其他的地方。但是事業(yè)單位改制成企業(yè)后，可以適用企業(yè)檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進(jìn)行寄存管理，引入市場(chǎng)化因素。寄存管理服務(wù)項(xiàng)目是為企業(yè)檔案提供檔案寄存的一種有償服務(wù)，為配備檔案保管條件代價(jià)太大，或者不具備保管條件的企業(yè)提供了檔案保管歸宿。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，交通事業(yè)單位的改制勢(shì)在必行，基于檔案管理方式的不同，對(duì)交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)企業(yè)后應(yīng)注意的某些方面需要更加重視，比如在會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和服務(wù)理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個(gè)方面，不容小覷。企業(yè)檔案工作當(dāng)然也需要轉(zhuǎn)換其管理方式，以期能夠?yàn)榻煌ㄊ聵I(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。由于我國(guó)是實(shí)行集中制的國(guó)家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分散地管理檔案。在集中統(tǒng)一原則下，取其事業(yè)單位和企業(yè)檔案管理的精華，共同為交通行業(yè)的檔案管理工作謀福利。

篇9

中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 16-0000-01

信息時(shí)代的到來(lái)，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無(wú)紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的重要記錄，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。但是，中國(guó)企業(yè)對(duì)于這方面的應(yīng)用探索還不長(zhǎng)，企業(yè)電子檔案的實(shí)際管理中仍然存在諸多問(wèn)題，因此筆者結(jié)合自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，給出一些思考和建議。

一、企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題

（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計(jì)的過(guò)程中，檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有參與其中，單純從軟件設(shè)計(jì)工作人員角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行程序的設(shè)計(jì)，立足在一些基本表面的問(wèn)題，比如邏輯上的歸檔問(wèn)題，信息的分總問(wèn)題，可以說(shuō)考慮的范圍是相對(duì)局限，不夠周全的。而由此設(shè)計(jì)出來(lái)的自動(dòng)化辦公軟件，在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題上的解決措施有待改進(jìn)。

（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類(lèi)出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實(shí)際情況，在信息的分類(lèi)上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類(lèi)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)的需要，對(duì)于信息的應(yīng)用、管理都會(huì)有著出入。

（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒(méi)有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無(wú)法有效統(tǒng)一結(jié)合。

（四）電子檔案儲(chǔ)存載體安全度無(wú)法保證。檔案對(duì)于公司來(lái)說(shuō)是有一定價(jià)值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲(chǔ)存一般分成兩種，一類(lèi)是直接通過(guò)硬盤(pán)儲(chǔ)存器，另一類(lèi)是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲(chǔ)存，比如最近比較熱門(mén)的云儲(chǔ)存，兩者的安全性都無(wú)法完全保證。硬盤(pán)儲(chǔ)存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價(jià)值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，盡管可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲(chǔ)，但是一些重要的信息仍會(huì)會(huì)被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。

（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無(wú)紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對(duì)于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對(duì)于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)管理達(dá)到熟練的程度，同時(shí)工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實(shí)的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無(wú)法把理論更好地結(jié)合于實(shí)際，對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。

二、針對(duì)企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問(wèn)題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說(shuō)是信息庫(kù)的建立，這是一個(gè)至關(guān)重要的步驟，來(lái)保證后期信息利用有價(jià)值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實(shí)性和完整性，同時(shí)需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來(lái)規(guī)范監(jiān)控過(guò)程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴(yán)格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。

（二）提高電子文件安全性和可識(shí)別性。檔案信息對(duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的價(jià)值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識(shí)別性有著現(xiàn)實(shí)的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開(kāi)始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)來(lái)更好地備份以防丟失，以及對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。

（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時(shí)也增加了其中的風(fēng)險(xiǎn)，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯?wèn)題，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實(shí)的必要，因此在電子文件辦制的時(shí)候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對(duì)于文件進(jìn)行篡改，危害企業(yè)的利益。

（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進(jìn)行歸檔之前，一般需要先進(jìn)行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價(jià)值，根據(jù)實(shí)際的需要來(lái)給出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類(lèi)不利于公司對(duì)于信息的應(yīng)用。在一定有效分類(lèi)之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價(jià)值。

（五）優(yōu)化電子檔案歸檔?，F(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實(shí)行“雙套制”，但是實(shí)際過(guò)程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問(wèn)題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問(wèn)題，一方面需要著手建立和運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實(shí)體檔案的作用，發(fā)揮實(shí)體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)信息平臺(tái)上的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進(jìn)，相關(guān)的工作人員作為工作過(guò)程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動(dòng)性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時(shí)結(jié)合兩者，才能讓整個(gè)工作更加有效，有價(jià)值。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個(gè)環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類(lèi)的工作人員，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題才能更好地解決問(wèn)題，才能讓整個(gè)過(guò)程在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，讓電子無(wú)紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實(shí)價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.

篇10

避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。

計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。