導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇公司合同檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案管理工作是電力系統(tǒng)經(jīng)營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應現(xiàn)代電力系統(tǒng)管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理呢？

一、加強對電力系統(tǒng)檔案管理的認識

1、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

2、檔案工作內(nèi)容

a.文書材料的立卷：根據(jù)國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業(yè)的歷史面貌，及時地將企業(yè)在一定時期內(nèi)所形成的文書材料組成相應的案卷。

b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學地整理使其更加系統(tǒng)化。

c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。

二、加強縣級供電公司電力系統(tǒng)檔案管理的策略

1、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業(yè)務培訓，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學習工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進程，主動參與到工程建設(shè)驗收與評審活動中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡體系，增強企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經(jīng)濟效益的服務。

2、建立健全的管理制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統(tǒng)一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進行。根據(jù)電力系統(tǒng)項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設(shè)立相應的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統(tǒng)的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導的方式加強學習與溝通。

3、加大對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入

硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現(xiàn)代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。

4、加強檔案的信息化建設(shè)

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人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務，以及各自應負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進行記載和規(guī)范，當運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼耍炞趾蜕w章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作?；蛘邔嵭薪y(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關(guān)理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統(tǒng)化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻】

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前言

在當今這個社會，很多的財富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時間流轉(zhuǎn)會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候?qū)贤M行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關(guān)文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責；企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質(zhì)量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質(zhì)量負責?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領(lǐng)導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統(tǒng)計分析，形成報告由公司領(lǐng)導簽發(fā)，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質(zhì)量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負責合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負責合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強其有關(guān)業(yè)務部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計未歸檔合同清單，同時發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領(lǐng)導簽發(fā)，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法

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[關(guān)鍵詞]合同檔案；風電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內(nèi)容、當事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關(guān)的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業(yè)務系統(tǒng)開發(fā)招投標及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項管理平臺，進行招投標及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標及合同檔案存儲在非結(jié)構(gòu)化平臺，基于非結(jié)構(gòu)化平臺的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應用開發(fā)的基本目標

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務系統(tǒng)中的招投標文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲于非結(jié)構(gòu)化平臺，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關(guān)聯(lián)。為招投標資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對遷移后的數(shù)據(jù)進行驗證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，提供招投標及合同檔案的信息統(tǒng)計分析功能，構(gòu)建公司全量招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務，實現(xiàn)對不同類型的招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務的多源信息分散搜索問題，實現(xiàn)一對一的精確檢索。實現(xiàn)圖譜化的招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實現(xiàn)招投標檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達成招投標檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺上的統(tǒng)一存儲及智能、快速、準確的利用。（5）開展招投標及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當前職位、當前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權(quán)限模型及實現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標及合同檔案，具體則指通過設(shè)計的自動分類、聚類等規(guī)則實現(xiàn)招投標及合同的整理歸類，自動篩選。總體架構(gòu)如圖1：

招投標及合同檔案專項管理應用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標準歸檔接口，從ERP、電子商務等系統(tǒng)采集招投標及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺進行數(shù)據(jù)存儲等。實現(xiàn)招投標及合同檔案專項業(yè)務管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計、詳細設(shè)計中均遵照前期項目中的業(yè)務架構(gòu)、應用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進項細化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預留統(tǒng)一的標準接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務層：主要包括基礎(chǔ)公共服務、業(yè)務建模及算法解析組件服務、分布式調(diào)度任務、搜索引擎服務和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務”形式隔離各個服務，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應用層實現(xiàn)。存儲層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲、索引數(shù)據(jù)存儲和關(guān)系數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)集成：通過統(tǒng)一的集成接口實現(xiàn)平臺、業(yè)務系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺的智能招投標檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸集，為跨業(yè)務關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗證型、表示型?？傊?，各項技術(shù)的完成都是一次重大的進步，都是順應大數(shù)據(jù)信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺的研究方向，為推動信息時代進一步發(fā)展做出應有的貢獻。

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筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結(jié)合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關(guān)鍵要選擇適當?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟價值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內(nèi)按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

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建筑建筑合同是對建筑工程進行整個工程進行全面監(jiān)督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進行后期的竣工驗收和工程費用結(jié)算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負其責” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內(nèi)容的真實性、完整性、有效性負責。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務的分工，也使在責任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同小項包含的數(shù)量多、種類雜、細節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進行關(guān)注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權(quán)益而進行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：

1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

2、為實現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應該負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負責合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務知識，難以適應工作需要層單位的合同管理人員來進行合同的保管的行為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項

（一）探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實行目錄管控，建立合同之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責任傳導機制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責任進行分解，明確地傳導給項目管理機構(gòu)和合同管理部門，通過責任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目從工程立項開始，就應按照國家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應的合同管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理同步。

（三）加強對工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務索質(zhì)包括服務意識、服務質(zhì)量、服務水平。合同管理人員要增強服務意識，認清合同工作的意義和重要性。努力提高服務質(zhì)量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把合同管理質(zhì)量關(guān)。

（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應繼續(xù)加強《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護國家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運用。當前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設(shè)合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行合同管理成為可能，成為項目合同管理的一個發(fā)展方向。近幾年，各個建設(shè)公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進行光盤刻錄，對合同管理網(wǎng)絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。

三、結(jié)束語

建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個合同的撰寫規(guī)范和要點，同時對工程各個環(huán)節(jié)還要有相當高的認識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。

參考文獻：

[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業(yè)文化.2011.

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一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標與技術(shù)是否與國家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達到合同目的；（5）簽約對方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務對簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹立起來的，對于合同的談判、簽署等都應該有具體的履行、負責人，而且一定要有實際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標準開展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對象與范圍，實現(xiàn)權(quán)責統(tǒng)一，確保合同管理的科學性與有序性，有助于對合同開展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責任。

3.合同報告制度

合同報告制度是有效確保企業(yè)健康運行的一個有效方法。合同報告制度主要包括：在企業(yè)會議中實施匯報制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會議中向決策領(lǐng)導予以匯報；在合同起草時期，相關(guān)部門應把草擬中出現(xiàn)的問題向有關(guān)部門進行請示與匯報；在合同談判時期，相關(guān)負責部門與工作人員應該對談判的對象予以主體資格審查并予以匯報。只有建立起報告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應的風險問題。

二、企業(yè)合同簽訂要點和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準確，將會使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導致經(jīng)濟與責任的糾紛，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。所以，在合同簽訂過程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應該由企業(yè)風險控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價以及費率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風險控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應該積極配合。對于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實際業(yè)務符合時，則應該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過書面形式確認。

2.合同履行過程中的監(jiān)督管理

通過監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問題，能及時掌握出現(xiàn)的問題，從而為風險控制提供一定的時間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實現(xiàn)之前，不可以實際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當事人不根據(jù)合同約定履行義務時，應該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應該根據(jù)相關(guān)法律對當事人進行書面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時，都應該經(jīng)過風險管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對方的催促函與索賠函時，都應該馬上交至合同主辦部門，然后由風險管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過程中的信函、電子郵件、傳真等；爭議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書、決定書、民事談判書；合同履行中所簽訂的補充協(xié)議等。這些資料都應該以存檔的形式保存下來。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務終止之后，相關(guān)主管部門應及時整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡單的內(nèi)容，其是科學、全方位的企業(yè)管理制度中的一個重要組成部分。科學、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟效益。

作者:張薇 單位:中國航發(fā)四川燃氣渦輪研究院

參考文獻：

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筆者曾親身經(jīng)歷過這樣一個關(guān)于合同管理的案例。在本公司眾多的供應商中，XX公司只是一個年供貨量不到百萬的c類供應商，且和本公司有2年以上的合作經(jīng)歷，賬面欠該供應商的貨款一直維持在20萬左右。因本公司重點供應商的賬面欠款常常在1000萬以上，主要原材料的欠款也都在100萬以上，因此對XX公司的日常管理，公司相關(guān)人員并未作足夠的重視。

然而就是這樣的一家小供應商，在2008年經(jīng)濟大蕭條形勢下，在本公司正遭遇市場淡季，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難時，向其當?shù)氐姆ㄔ禾峤涣艘蟊竟局Ц度控浛詈瓦`約金的請求，其所在地法院隨即凍結(jié)了本公司基本賬戶。本來欠債還錢，天經(jīng)地義，本公司本著此原則考慮盡快設(shè)法支付其全部貨款21萬元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結(jié)的賬戶。然而律師在和對方的電話商談中發(fā)現(xiàn)，對方態(tài)度十分強硬，堅持要求本公司在支付其全部貨款的基礎(chǔ)上，必須支付貨款違約金3.5萬元及相關(guān)訴訟費用等共計2.5萬元，并稱只有貨款和相關(guān)費用共27萬元確認收到XX公司賬戶后，XX公司方可辦理撤訴。

公司財務部門按照公司合同慣例計算應付XX公司賬面欠款的違約金不足1萬元，因此對XX公司的違約金主張?zhí)岢隽速|(zhì)疑，于是，公司決定打這場官司。然而，在經(jīng)過律師論證，調(diào)查了解，赴異地出庭，當庭辯解，法官調(diào)解等諸多程序之后，這件官司最終的結(jié)果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬元，還額外向?qū)Ψ街Ц读?萬元的違約金及相關(guān)費用，才換回賬戶的解封和結(jié)案，可以說是輸?shù)膿p失慘重!到底是什么原因?qū)е碌哪?

總的歸納起來，主要有以下幾個要點：

1　在本公司合同檔案中未能找到2008年與對方例行續(xù)簽的經(jīng)濟合同。

2　XX公司在提供給其當?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行(300元／萬陰)違約責任賠償。”

3　XX公司在開庭日向法官當庭提供了一份其在當?shù)匦庞煤献魃缃杩罱钃?jù)的原始憑證，標明其年借款利率12％。(彼時銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計算的違約利率為36％，與其合同約定的300元，萬元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準備了充足的法律證據(jù)，因此勝券在握。因為根據(jù)本公司負責XX公司的業(yè)務人員講，本公司之所以沒有找到2008年與XX公司簽訂的合同，是因為在年初辦理合同續(xù)簽時，業(yè)務人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮Ψ缴w章回寄，但此后卻忘記了主動追回，導致未能拿到對方蓋章確認的合同。業(yè)務人員確信，自己當時寄出的合同原件的“其他約定事項”是空白的，并未添加上述手寫條款，XX公司也從未向本公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，XX公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應業(yè)務不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項”，因為有本公司事先蓋好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對自己有利的管轄地無需經(jīng)本公司確認，便為自己的日后訴訟設(shè)好了伏筆。

這場官司本公司輸了，輸在了合同管理的細節(jié)上，輸?shù)米屓诵耐?

二、合同管理的風險點

在現(xiàn)代企業(yè)制度中，合同管理是企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容，因此，從制度層面上講，大多數(shù)企業(yè)都建立了合同管理的相關(guān)制度，比如歸口管理和責任管理制度等，但是在實際執(zhí)行中，還是難免這樣那樣的風險。合同管理中常見的風險點主要存在于以下幾個方面：

1　合同簽訂前的準備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對方的資信審查，會導致企業(yè)遭受經(jīng)濟損失，嚴重時甚至會影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產(chǎn)。或者雖然前期注意了資信審查，但在過程中對對方的經(jīng)營狀況、財務狀況等缺乏持續(xù)關(guān)注，不能及時掌握對方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。

2　合同文本的審查不嚴格。一般說來，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因為本企業(yè)起草的文本，基本用語，條款，格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些。而用對方單位的文本，往往比較生疏，改動量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長，設(shè)置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會導致簽訂不利于本企業(yè)的合同。

3　合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然本公司使用的合同文本是按照公司法律顧問設(shè)計的范本來實施的，條款中有“其他約定事項”等項目，但是為了針對不同供應商的不同需要，項目下的內(nèi)容一般不固定，需要在具體談判后根據(jù)雙方的共同意見填列。但是如果沒有其他約定就應該在此欄注明“此項空白”或“無其他約定”等字樣，本公司正是忽略了這樣的細節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機可趁。另外如對出現(xiàn)糾紛時的仲裁機關(guān)所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導致風險加大。

4　合同章管理不嚴格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導向，具體表現(xiàn)為合同文本的使用，異地的合同誰先蓋章等，而在和供應商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應方是處于被動地位的。也就是說，供應商在雙方談判的合同條件下，應該先在合同上蓋章后再傳遞給購買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點的，即使是需要購買方先蓋章確認，也應該作為合同章管理中的一個特例來追索后續(xù)進展，如果能做到這一點，損失也是可以避免的。

5　合同檔案管理不健全。上述案例出現(xiàn)時，在本公司未能找到尚在生效的經(jīng)濟合同，而對方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對合同檔案管理是一個多大的諷刺!雖然這樣的漏洞可以通過加強責任人追究制度予以解決，但是在實際的管理中，業(yè)務人員難免按照供應商的重要性分類來分配自己的管理精力，所以由業(yè)務人員直接追索自己負責的供應商的合同檔案明顯不合理。

6　合同管理的法律意識不強，對應當重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應當是原件的、與事實有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過程中應簽證確認的沒有進行簽證確認，當發(fā)生糾紛時可能因無法舉證而敗訴。被拖欠應收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時訴諸法律，當起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過了2年的訴訟時效。這些法律意識不強導致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失。

三、合同管理中的風險防范

為了更好的防范企業(yè)合同管理風險，減少潛在的合同管理可能引起的經(jīng)濟損失，結(jié)合上述合同管理風險點，企業(yè)在合同管理中應做好如下幾項工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

2　加強合同管理人員的培訓教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風險防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握了合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。一方面，企業(yè)領(lǐng)導應通過公開考評和競爭招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，堅持把優(yōu)秀的人才放在這個崗位上。另一方面可根據(jù)企業(yè)與市場的實際，組織合同管理人員在職學習，加大智力投資。此外，建立起嚴格的崗位責任制。對合同管理人員明確責、權(quán)、利，建立競爭機制，對合同管理人員建立起良性激勵機制。

篇10

 

合同管理制度

在公司的經(jīng)濟活動中，為保證合同法律、法規(guī)的正確適用，保證合同全面履行，公司根據(jù)自身特點，制定合同管理制度。

一、   合同管理的協(xié)作責任制度

（一）崗位責任制度

公司合同管理工作由經(jīng)營部負責，負責人肖建水，并設(shè)5名專職合同管理人員，在宣傳、貫徹合同法，簽訂和履行合同中要分工明確，各司其職，各負其責。

（二）會簽制度

在合同訂立之前，要由招標部、經(jīng)營部工作人員參加，共同研究，并出具能否訂立合同的意見，以保證合同的合法性、可行性，各職能部門之間要相互銜接和協(xié)調(diào)。由經(jīng)營部負責制作《簽訂合同申請表》。此表包括兩部分，一是有關(guān)合同本身的內(nèi)容，二是會簽的程序安排。

（三）協(xié)作制度

合同簽訂后，各有關(guān)業(yè)務科室和工作人員，根據(jù)自己的職責，共同協(xié)商，及時采取措施，解決履行合同中出現(xiàn)的問題，以保證合同的兌現(xiàn)。

（四）獎懲制度

對合同管理人員的工作情況給予獎懲，并與《公司崗位目標責任施實辦法》掛鉤。工作盡職盡責、成績顯著的，或是為公司免受重大損失，為企業(yè)多創(chuàng)效益的，給予表揚和獎勵，包括授予榮譽稱號、發(fā)給獎金、記功、升級、升職等。工作差的，給公司帶來損失，或有重大失誤的，給予批評教育、并按其情節(jié)輕重分別給予不同的紀律處分、行政處分或經(jīng)濟處罰。

二、   公司合同管理的監(jiān)督檢查和制度

（一）匯報登記制度

公司業(yè)務人員代表本公司簽訂合同后，應按規(guī)定向公司有關(guān)職能部門或公司有關(guān)負責人匯報，合同管理員則將合同的有關(guān)內(nèi)容登記到相關(guān)的臺帳簿上，以便監(jiān)督檢查。

（二）法人代表授權(quán)委托制度

由于公司的法定代表人不可能直接參予每一份合同的簽訂，而常常是由業(yè)務員、或其他人員總經(jīng)理去簽訂合同。實行法人代表授權(quán)委托制度，使簽訂合同人員取得合法資格，既可以取得對方的信任，順利簽訂合同，又能促使和制約人認真簽訂合同。

法人授權(quán)委托制度的內(nèi)容主要包括：（1）公司有關(guān)業(yè)務人員要認真學習合同法，在參加工商部門組織的法規(guī)考試合格后，方可接受經(jīng)理簽發(fā)的簽訂合同“授權(quán)委托證明書”。未經(jīng)法定代表人授權(quán)或超越授權(quán)范圍簽訂的合同一律無效，由此產(chǎn)生的責任由本人承擔。（2）領(lǐng)用長期、臨時“授權(quán)委托證明書”應向經(jīng)營部辦理登記手續(xù)，公司向工商行政管理部門領(lǐng)取統(tǒng)一制定的簽訂合同授權(quán)委托證明書，如事項變更，應及時辦理變更手續(xù)。對發(fā)放蓋章空白授權(quán)委托書，要由總經(jīng)理審批。

（三）審查審批制度

經(jīng)營部負責對合同對方當事人的資格、資金、信譽等情況進行審查。

公司簽訂合同要經(jīng)總經(jīng)理簽署意見后方可加蓋公章，合同才能正式成立。

（四）合同專用章管理制度

1、合同專用章公司統(tǒng)一刻制、編號、保管、使用，并到工商行政管理部門備案；

2、合同專用章由經(jīng)營部設(shè)專人負責保管、使用只限本企業(yè)對外簽訂合同使用，原則上不得攜帶外出；

3、合同專用章應在正式合同文本上使用，并有法定代表人簽署，或者有法定代表人簽發(fā)的“授權(quán)委托證明書”，方可使用；

4、合同專用章、或蓋有合同專用章的空白合同方遺失與被盜時，要及時通知有關(guān)部門進行處理，同時登報聲明掛失作廢，給公司造成經(jīng)濟損失的，要追究當事人責任。

（五）檢查履行制度

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理及經(jīng)營部負責人要定期或不定期對合同的簽訂履行情況進行檢查，以防止發(fā)生問題，釀成糾紛。規(guī)定的制定和落實，對及時解決履行中困難和矛盾很有作用。特別是對標的金額較大或履行期限較長的合同，一般都應作出中途檢查的規(guī)定。

（六）索賠制度

在對方違約時，由經(jīng)營部負責，依法及時向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求，追究對方違約責任，以挽回因?qū)Ψ竭`約行為給公司造成的經(jīng)濟損失。

三、公司合同管理的統(tǒng)計考核制度

（一）統(tǒng)計報表制度

根據(jù)上級業(yè)務部門或合同管理機關(guān)的要求，對合同的簽訂、履行、變更、解除及發(fā)生糾紛的處理等項數(shù)字和情況，進行統(tǒng)計匯總，按規(guī)定的日期和要求上報。

（二）合同考核制度

通過引進激勵機制，將合同管理納入公司經(jīng)濟責任制考核范圍，以調(diào)動合同管理人員的積極性?？己藘?nèi)容一般包括合同簽約率、履約率指標，合同送審時間，簽訂合同內(nèi)容的合法性及條款的完備性，合同管理臺帳、報表、檔案的管理情況等；考核辦法一般是實行競賽評比活動，采用百分制，公開考核，并同獎金掛鉤。

四、公司合同管理的合同檔案制度

合同依法簽訂后，當事人各方將合同正本交由各自單位合同管理員保管，合同副本留合同承辦人員備用，必要時抄送、抄報有關(guān)單位。合同管理員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個建立檔案。合同檔案的內(nèi)容包括合同文本及附件、合同簽訂申請表、簽約洽談紀要、合同變更解除的往來文書、合同履行情況記載等。合同檔案管理實行平時立卷，年終一次歸檔，專人保管的制度。合同檔案是企業(yè)合同管理的重要資料，一旦履行中發(fā)生糾紛，完整的合同檔案資料有助于糾紛的順利解決。

 

  招標公司

  2007---

 

 

 

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