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篇1

民航專業(yè)檔案工作是民航各項工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，是記錄和維護中國民航事業(yè)發(fā)展真實面貌的一項重要工作。隨著民航事業(yè)高速發(fā)展，民航專業(yè)檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業(yè)檔案管理的重要性，分析民航專業(yè)檔案工作面臨的新形勢，進而提出促進民航專業(yè)檔案管理水平提升的具體措施。

一、民航專業(yè)檔案管理的重要性

民航各行業(yè)活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實記載，歸檔后成為民航專業(yè)檔案資源的重要構成之一，在民航工作中發(fā)揮著重要作用。

（一）民航專業(yè)檔案的有效管理，為業(yè)務管理提供質量保證。文件是民航各項業(yè)務管理的重要依據(jù)，文件控制是業(yè)務管理過程的一項重要活動。現(xiàn)階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業(yè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業(yè)務部門人員職責中，形成嚴密、高效的文檔管理網(wǎng)，實時跟蹤業(yè)務流程，評估業(yè)務活動質量，通過歸檔、查閱等方式，考核業(yè)務工作是否按照民航規(guī)定和程序完成，對民航業(yè)務管理起到監(jiān)督、檢查的作用，從而提供質量保證。

（二）檔案部門的通力協(xié)作，為業(yè)務管理提供信息支持。檔案部門作為基礎性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔負著重要職能。民航各專業(yè)的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負責專業(yè)技術文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業(yè)務管理體系能夠正常、高效的運行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、標準化，為業(yè)務管理提供強有力的信息支持。

二、新形勢下民航專業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

民航專業(yè)檔案是各行業(yè)履行職責、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統(tǒng)民航專業(yè)檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。

（一）對民航專業(yè)檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業(yè)務專業(yè)文件的形成，既要負責檢查文件資料是否完整準確，又要對歸檔的各類文件進行最終驗收，并按照程序規(guī)定對過程文件、記錄予以管理和監(jiān)督，保證各個環(huán)節(jié)的檔案資料完整、系統(tǒng)。文檔管理中所說的質量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數(shù)量、保管狀況、保護修復等日常工作的要求，而在現(xiàn)階段，除強調上述內容外，更主要的是對文檔信息的權威性、全面性、準確性及實用性等內容方面的要求。檔案管理人員的工作重點要從傳統(tǒng)的“管理員角色”轉換為“業(yè)務信息員角色”，在民航各業(yè)務活動中起到不可或缺的參謀作用。

以“飛行校驗報告”為例：飛行校驗是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗設備的飛行校驗飛機，按照飛行校驗的有關規(guī)范，檢查和評估各種導航、雷達、通信等設備的空間信號的質量及其容限，以及機場的進、離港飛行程序，并依據(jù)檢查和評估的結果出具飛行校驗報告的過程。飛行校驗報告是校驗員執(zhí)行任務完畢后，在作業(yè)場所出示校驗報告作為本次校驗科目的有效憑證。在專業(yè)檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗員分析、討論，重新對校驗報告內容加以規(guī)范，按照校驗科目分別制定了ILS（儀表著陸系統(tǒng)）飛行校驗報告模板、NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板、V/D（全向信標/測距儀）飛行校驗報告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗報告模板等，重新審核修改了模版內容，如NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板中要求列出機場名稱、臺站名稱、校驗種類、圓周飛行校驗結果（發(fā)射機號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗結果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規(guī)定了必須由機長和校驗員同時簽字確認方可生效的管理規(guī)定。以上做法可以確保飛行校驗專業(yè)檔案的準確性、規(guī)范性、權威性，促進檔案管理水平提升。

（二）對民航專業(yè)檔案管理形式提出新要求。為配合民航業(yè)務管理模塊，一是要求民航專業(yè)檔案管理推進信息化工作，適應新形式，調整新方法。民航各行業(yè)要積極爭取單位領導或信息部門的支持，建立專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，積極應用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開展日常專業(yè)檔案工作，做到專業(yè)檔案與業(yè)務流程無縫連接。二是要求加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標，將專業(yè)檔案數(shù)字化作為一項常態(tài)性工作，要以“需求為導向、必要為原則”，將重要的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，以便于適應民航業(yè)務管理需要。

以校驗飛行FOC航班控制運行系統(tǒng)為例，此系統(tǒng)經(jīng)過三年的技術研發(fā)，于2012年正式上線運行。FOC系統(tǒng)用于校驗飛行前運行簽派、航行情報等工作，在該系統(tǒng)中完成飛行信息內容填寫、任務下達等操作環(huán)節(jié)。技術研發(fā)時，檔案人員參與在內，提出系統(tǒng)要自動生成業(yè)務文件，并完成自動歸檔，行政專業(yè)檔案，從而實現(xiàn)飛行校驗業(yè)務操作與專業(yè)檔案管理的無縫連接。目前該系統(tǒng)運行狀態(tài)良好，專業(yè)檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。

三、新形勢下提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施

新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務于民航改革發(fā)展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學有效、服務優(yōu)質到位為目標，結合各門類檔案實際，規(guī)范基礎業(yè)務建設，不斷提升民航專業(yè)檔案工作的能力和水平。檔案部門應從以下幾方面著手，提升民航專業(yè)檔案管理水平。

（一）規(guī)范隊伍建設，打造專業(yè)檔案管理團隊。各單位應建立黨委統(tǒng)一領導，檔案部門歸口管理、各部門共同協(xié)作的檔案工作機制，明確檔案管理機構，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業(yè)、技術過硬的專業(yè)團隊，積極穩(wěn)妥開展專業(yè)檔案管理工作。此外，各單位應明確1名分管檔案工作領導，每年至少聽取1次檔案工作匯報，及時研究并協(xié)調解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財力等方面的保障。

（二）加強宣傳教育，提高專業(yè)檔案管理意識。民航專業(yè)檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強，導致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進展和質量。

可以以單位成立紀念日、“國際檔案日”等為契機，創(chuàng)新宣傳內容，拓寬宣傳渠道，從實際出發(fā)，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，充分發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業(yè)檔案管理意識，既可明確專業(yè)檔案在民航工作各項活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時也可提高業(yè)務人員對檔案管理的重視程度。

（三）提高培訓力度，增強專業(yè)檔案管理技能。各單位應加大培訓投資力度，提高業(yè)務人員專業(yè)檔案管理新技能，加強創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法，實現(xiàn)民航專業(yè)檔案管理新常態(tài)。

1.加強檔案管理人員督導能力。民航業(yè)務工作內容繁瑣、程序復雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準確性和完整性。通過培訓，使檔案工作者及時了解各業(yè)務環(huán)節(jié)需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監(jiān)督、指導、檢查的作用，確保能夠反映業(yè)務全貌的文件資料及時歸檔。

2.加強業(yè)務人員檔案管理技能。各單位可規(guī)定業(yè)務活動中生成的技術和管理記錄要由業(yè)務人員親自歸檔，這更有利于業(yè)務人員了解文件、記錄在中心質量管理中的重要作用，增強了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業(yè)務文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責中，作為年底考核內容之一，一方面可以確保業(yè)務文件及時有效歸檔，另一方面可以為業(yè)務人員提供有力的信息保障。

（四）完善過程管理，實現(xiàn)專業(yè)檔案閉環(huán)控制。民航業(yè)務管理的關鍵在于全過程的閉環(huán)控制，文件控制作為貫穿業(yè)務活動全過程的關鍵要素，在各項工作實踐中極為重要。

1.通過對文件和資料進行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴展到文檔運動周期全過程的管控，真正實現(xiàn)民航專業(yè)檔案的閉環(huán)管理。民航專業(yè)檔案管理注重文件的現(xiàn)場管理與質量記錄的憑證作用，強化了文件資料的連續(xù)性，是保證文件資料收集、整理的一項十分有效的措施。

2.對業(yè)務日常文件進行合理分類和編號，細化日常文件管理要求。因分類編號的規(guī)范程度能夠反應日常文件管控的科學性和系統(tǒng)性，所以分類編號既要符合民航業(yè)務管理體系規(guī)定，又要符合檔案管理的標準。為此，各單位可根據(jù)行業(yè)特點，制定《業(yè)務文件編號規(guī)則》，對規(guī)范現(xiàn)行文件管理、確保歸檔文件準確性和完整性起到重要作用。

（五）嚴格歸檔管控，確保專業(yè)檔案資源質量。文件的歸檔是文件轉化成檔案的最后環(huán)節(jié)，不可掉以輕心。民航專業(yè)檔案管理規(guī)定了歸檔范圍，也明確了業(yè)務人員的歸檔職責。檔案部門應變被動為主動，及時了解各業(yè)務環(huán)節(jié)的進展情況，督促相關部門對各階段的文件資料進行歸檔，保證在民航業(yè)務活動中能夠準確、及時的提供檔案信息，主動地、最大限度地發(fā)揮檔案部門在民航各項工作中的重要作用，提高專業(yè)檔案質量。

（六）樹立競爭意識，展現(xiàn)檔案人員職業(yè)修養(yǎng)。檔案人員的綜合素質，決定了專業(yè)檔案工作的質量。高質量的專業(yè)檔案管理，為民航的發(fā)展提供科學可靠的歷史憑證。新形勢下，應從以下幾方面提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。

1.樹立職業(yè)競爭意識?，F(xiàn)如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養(yǎng)的意識和動力。檔案人員應增強危機意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發(fā)展。各單位應加大激勵機制，將檔案工作考核標準細化，形成競爭上崗的良好態(tài)勢，促進專業(yè)檔案工作平穩(wěn)、有序開展。

篇2

基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務于基層的基礎環(huán)節(jié)，對其進行合理的管理，可以很好地實現(xiàn)對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發(fā)揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現(xiàn)對于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實現(xiàn)其存在價值。

1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質差距較大，在管理制度上也沒有進行統(tǒng)一，導致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領導，并沒有對于基層專業(yè)檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。

1.2 稅收檔案管理問題分析

稅收檔案主要是指各個國家機關、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關的各個環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：

（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴重，對數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個人利益驅使，是為了增加個人的經(jīng)濟利益，做出的損害國家利益的行為。

（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業(yè)，也能夠實現(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對于綜合性辦公機構，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機構，管理的往往是一個地區(qū)的綜合性事務，這些事務多數(shù)是政策性事務，一項工作結束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。

1.4 法律檔案問題分析

（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機關形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產(chǎn)生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關系進行篡改，還有人可以對公安機關從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴重影響了社會秩序。

（2）行政部門和自治機關形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問題分析

病歷檔案是指一個人在就醫(yī)等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責任更加不清晰。在當前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務理念，基層單位其他部門及人員，應積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。

2.2 加強檔案管理的法制化

一方面，應全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學習與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對于嚴重失責的行為應堅決以制度予以追責，從而在法律與制度的約束與指導下，保證檔案管理工作的良好開展。

2.3 加強檔案管理信息化建設

應結合時展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強對現(xiàn)有工作隊伍的信息化技術培訓，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢的良好發(fā)揮。

3 結論

基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴重的不良影響。所以在對于基礎專業(yè)檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

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中圖分類號:G642文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)15-0260-02

專業(yè)實踐教學體系有廣義和狹義之分。廣義的專業(yè)實踐教學體系是由專業(yè)實踐教學活動的各要素構成的有機聯(lián)系整體。具體包括實踐教學活動的目標、內容、管理和條件等要素。狹義的專業(yè)實踐教學體系則是指專業(yè)實踐教學內容體系,即圍繞專業(yè)人才培養(yǎng)目標,在制訂教學計劃時通過合理的課程設置和各個實踐教學環(huán)節(jié)(實驗、實習、實訓、課程設計、畢業(yè)設計、創(chuàng)新制作、社會實踐等)的合理配置,建立起來的與理論教學體系相輔相成的教學內容體系。通常在教學中我們對專業(yè)的實踐教學是從狹義來理解的,也就是說與理論教學相對的實踐教學[1]。每次實踐教學的經(jīng)驗與成果對以后的實踐教學和系部學科建設都具有重要意義,因此,建立實踐教學檔案是必不可少的。

眾所周知,信息化已是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,它在各個領域展現(xiàn)出其獨特的魅力,成了現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。實踐教學的檔案管理也應該與時俱進,實現(xiàn)實踐教學檔案管理的信息化,充分發(fā)揮其為專業(yè)的師生服務應有的作用。

一、專業(yè)實踐教學檔案管理信息化的重要性

實踐教學檔案管理信息化是指運用現(xiàn)代化信息技術加強高校實踐教學檔案資源的收集、整理、開發(fā)和利用,是同一種教學信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程[2]。將信息技術應用于高校教學檔案管理的各個環(huán)節(jié),采用計算機技術處理和保存檔案信息,利用計算機網(wǎng)絡技術提供更好的服務方式,進一步提高檔案的利用價值,為高校的教學改革服務,已經(jīng)成為教學檔案管理必然的發(fā)展趨勢。伴隨著信息量的不斷遞增,如何利用信息技術提高教學檔案管理工作效率,創(chuàng)新高校檔案管理模式,是高校檔案管理工作者應當關注的問題。

1.實踐教學檔案管理的規(guī)范化能促進教學的日益規(guī)范化。信息技術強大的數(shù)據(jù)儲存功能和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為教學檔案管理的高效、規(guī)范、準確與安全提供了可靠保證,大大提高了檔案管理工作效率。實踐教學檔案信息化管理有利于將各種實踐教學資料按照教學管理目錄進行分檔歸類管理,特別是電子數(shù)據(jù)的易保存、易核對的特點,有利于對電子數(shù)據(jù)進行及時更新和修改,保證整個實踐教學資料規(guī)范管理。同時有助于檢查實踐教學及其活動過程的工作是否完善,對現(xiàn)在的理論教學進程起到隨時的監(jiān)控作用,并根據(jù)監(jiān)督的結果進行及時的補缺填漏、揚長去短[3]。

2.實踐教學檔案的充分利用,能豐富專業(yè)的教學內容和教學手段。完善的實踐教學檔案管理的信息系統(tǒng),能夠滿足學生、學校和社會不同群體對檔案的需求,只要權限許可,通過檔案的信息檢索、查找,就能實現(xiàn)高校教學檔案資源的共享。將各種資料、數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)的方式存貯,并借助電腦進行加工整理,加大了教學內容信息量,同時可以將各種動作和要領攝錄下來,借助現(xiàn)代化的多媒體視頻技術和網(wǎng)絡工具向學生展示,使整個枯燥的講解變成了精彩的多媒體演示。將室外教學和室內教學、現(xiàn)場演示和視頻展示有機地結合起來,滿足學生對現(xiàn)代職業(yè)技能學習的要求。

3.加強實踐教學檔案管理有助于培養(yǎng)學生的職業(yè)能力和創(chuàng)新能力。專業(yè)實踐教學檔案管理有助于培養(yǎng)學生的職業(yè)能力和激發(fā)創(chuàng)新精神,是培養(yǎng)學生創(chuàng)新能力的有效形式。如學生在酒店實踐教學環(huán)節(jié)中,從親自動手的過程中,掌握了基本技能的操作手段,加深了對理論知識理解和實際操作的應用,提高了他們的實踐操作技能水平,就可以自覺地去發(fā)現(xiàn)問題,對酒店服務實踐中出現(xiàn)的問題提出大膽的猜想,提出解決問題的思路和見解并付諸實施,能更好的促進酒店服務業(yè)的良好發(fā)展。

二、當前專業(yè)實踐教學檔案管理信息化過程中的主要問題

1.檔案管理人員的素質不夠高,不能勝任現(xiàn)代檔案管理信息化的要求。檔案管理現(xiàn)代化需要高管理水平和高素質的專業(yè)化檔案人才隊伍。但從檔案管理人員狀況來看,檔案管理現(xiàn)代化意識不強,普遍缺少現(xiàn)代化管理的基本知識和缺乏操作現(xiàn)代化設備的技能,導致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上,不能從信息化的角度去提高檔案管理水平。有些地方還是停留在保存紙質檔案的基礎上,對實踐教學的檔案管理更是缺乏。另外,很少有專職的實踐教學檔案管理人員,通常是由教學秘書兼任,而檔案管理工作十分煩瑣,這自然影響到對實踐教學檔案的有效利用。

2.領導不夠重視,缺乏對實踐教學檔案建設的重要性、緊迫性缺乏認識。從現(xiàn)今的現(xiàn)狀來看,很多的學校的領導對實踐教學的檔案管理僅僅是停留在應付教學評估的層面上,通常是在評估檢查組來臨時隨便拿幾個紙質的實踐教學檔案應付評審組成員,對實踐教學檔案的重視管理程度不夠,對實踐教學檔案的信息化的更是欠缺戰(zhàn)略性的眼光。

3.缺乏必要的財力物力支撐。要把實踐教學檔案信息化需要有大量的財力物力的投入。首先是用于檔案信息化軟硬件設備及輔助設施的投入,但現(xiàn)實是用于這方面的經(jīng)費緊缺,基礎設施建設無法加強,因而要實現(xiàn)實踐教學檔案的信息化便無從談起。另外,檔案信息不能真正實現(xiàn)資源共享,而且建成的數(shù)據(jù)庫在與外界網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)時很少從信息安全的角度考慮,未采取保密措施和檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全管理措施[4]。

4.實踐教學的檔案歸檔制度不健全、不系統(tǒng)。系統(tǒng)、完整是實踐教學檔案工作的基本要求,只有完整的檔案材料,才能真實準確地反映歷史、延續(xù)歷史,否則只能是一些支離破碎的記憶。這些問題具體表現(xiàn)在,一是文件材料收集不及時,從而導致材料遺漏、材料收集不全面、不系統(tǒng)。二是各種教學檔案中的記錄不一致。比如,統(tǒng)計數(shù)據(jù)出處甚多,不一致現(xiàn)象嚴重。三是收集、歸檔制度未能落實到教學、科研等各個環(huán)節(jié)。如在實踐教學檔案積累中,實踐教學日志是一個重要組成部分,它能全面、準確、具體地反映教學情況,包括實踐教學課程安排的形式、實踐教學內容和效果、學生的參與程度和動手能力、實踐教學的進程、實踐教學單位反映意見、存在的問題等等。四是實踐教學檔案的編研工作滯后,很多院校根本沒有意識到這項工作的重要性。

5.許多實踐教學的檔案應當信息化的而沒有信息化或者是信息化的資源相對分散。由于工作人員的計算機技術水平參差不齊,因而存在著一些教師不能把應該電子化的檔案電子化,還有的教師對檔案電子化認識不足,沒有及時把應該電子化的檔案電子化,這就給檔案館工作人員加重了工作負擔,遲滯了教學檔案信息化的進程,甚至丟失掉珍貴的檔案資料。另外,隨著教學辦公自動化系統(tǒng)的建設,產(chǎn)生了大量的電子公文,這些都需要及時、準確、有效地被檔案管理系統(tǒng)所接收,但是很多教學檔案館的檔案管理系統(tǒng)無法與學校的整體自動化系統(tǒng)兼容,其結果是各部門產(chǎn)生的越來越多的電子文件資源分散在各個部門,致使信息化檔案接收的任務變得越來越重,那些電子文件資源不能在檔案館保存和共享。

三、實現(xiàn)專業(yè)實踐教學檔案管理信息化的途徑

1.在思想上高度重視,建立專門的檔案管理機構,健全相關的檔案管理信息化的制度。實踐教學檔案管理是教學管理的重要組成部分,學校必須把它納入教學計劃、規(guī)劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中,作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先是領導要重視實踐教學檔案的信息化管理,對檔案管理工作中的實踐教學管理工作要落實到專門有人負責,同時擬定出相關的制度,便于規(guī)范化管理。專業(yè)教師應該嚴格遵循相關的制度,及時對相關實踐教學資料和內容進行信息化歸檔,要求資料翔實完整。檔案管理人員更要重視對實踐教學資料的信息化管理,明確自己的責任,嚴格按照規(guī)范和標準對相關資料進行編碼、輸入、貯存、借出歸還登記。同時對部分內容進行有效的保密工作。

2.加大對檔案信息化的基礎設施的投入力度,完善檔案信息化必要的硬件設施和軟件設施,做到檔案管理信息化裝備的現(xiàn)代化。加快硬件設施建設,實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化即實現(xiàn)實踐教學檔案信息的數(shù)字化、實踐教學檔案工作的網(wǎng)絡化、實踐教學檔案管理技術的自動化[5]。

3.提高實踐教學檔案人員的專業(yè)素質。教學檔案管理人員是系部的重要資源,在檔案工作中應高度重視人的因素,必須盡快培養(yǎng)出既懂專業(yè)知識,又懂信息技術,具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為加速檔案管理現(xiàn)代化提供人才保障。因此,檔案工作人員首先需要提高科學素質,熟練掌握檔案專業(yè)知識,時刻關注檔案管理的新動向、新趨勢,掌握一定的檔案現(xiàn)代化管理知識,不斷更新管理技術和方法;其次是努力提高檔案管理人員的人文素質、政治素質和具備較強的責任感,這是做好檔案工作的根本保證。

4.利用現(xiàn)代化管理手段和科技技術推進實踐教學檔案管理信息化建設。抓好檔案信息化建設的基礎性工作,盡快建立實踐教學檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。實踐教學檔案業(yè)務工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。對于專業(yè)而言,相關技能操作與運用,實習基地的基本情況,以往學生的實踐表現(xiàn)等一系列的信息必須趕緊建立一個內容全面方便可查的信息數(shù)據(jù)庫,可為學校節(jié)約不少的信息搜集費用,同時將不可控因素盡量降到最低。只有加快檔案數(shù)據(jù)庫建設,盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模,使計算機檢索系統(tǒng)實用化,才能對館藏檔案信息作進一步深入開發(fā),從而提高師生的實踐教與學的能力。當前,應重點解決信息化建設的“瓶頸”問題,廣泛開展檔案的文件級著錄標引并錄入微機,以建立檢索系統(tǒng)為突破口,實現(xiàn)實踐教學檔案信息的深入開發(fā)利用,實現(xiàn)實踐教學檔案由實體管理向信息管理轉變。

參考文獻:

[1]呂妍.專業(yè)實踐教學體系構建探析[J].經(jīng)濟研究導刊,2009,(32).

[2]劉萍,楊俊.高校教學檔案信息化管理分析[J].管理觀察,2009,(5).

篇4

二、專業(yè)技術檔案的構成

我院是一所集醫(yī)療、科研、教學、預防保健、社區(qū)服務與康復為一體的省級腫瘤防治研究機構和三級甲等專科醫(yī)院，是廣西醫(yī)科大學的碩士、博士點、臨床醫(yī)學博士后科研流動站的單位。因此，技術檔案是專業(yè)技術人員在醫(yī)療、科研、教學和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是醫(yī)院諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，對促進醫(yī)院的各項工作開展具有十分重要的意義。然而，專業(yè)技術檔案是一個不斷變化的有機體，具有動態(tài)性，其伴隨著專業(yè)技術人員的基本信息，學歷學位情況，專業(yè)技術資格情況，參加學術團體及社會兼職情況，獎懲情況，國內外學習、培訓、進修情況，教學工作情況，科研課題及成果情況，著作論文情況，工作總結，工作業(yè)績，繼續(xù)教育培訓，技術工作報告等不斷形成而變化，因此需要我們及時加以收集和補充完善。

三、目前專業(yè)技術檔案管理存在的問題

第一，檔案意識薄弱，缺乏足夠的重視，在收集專業(yè)技術人員的科研與論文、考核獎懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中，專業(yè)技術人員存在檔案意識薄弱，對檔案的作用認識模糊，認為材料放在自己身邊安全、保險，用起來方便，存在個人檔案資料（ 如有關證件、證書等）自己保管，不及時歸檔。

第二，檔案信息不規(guī)范，有些職能部門仍然停留在主要通過紙質來記錄和保存資料，處于一種無序、零散存放狀態(tài)，經(jīng)常會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息，但缺乏信息格式的統(tǒng)一;這些因素嚴重影響專業(yè)技術檔案的質量，難以充分發(fā)揮它的作用，特別是檔案系統(tǒng)不能及時進行整合數(shù)據(jù)時，不利于提高工作效率，也不能保證數(shù)據(jù)材料的真實和完整。

第三，管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全，有些已經(jīng)不能用于管理現(xiàn)狀工作，導致工作積極性不高，存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢，對檔案信息深層次的開發(fā)利用不夠。由于醫(yī)院的人員類別和崗位性質繁多，檔案資料管理分散，存在多個部門收集和管理，如人事部門、醫(yī)務科、科研科、教務科、護理部、質控科、病案室等分別管理專業(yè)技術人員的部分檔案資料，多部門管理且范圍不明確，內容界定不清，人事部門收集檔案存在一定的困難，收集的材料質量不高，不能及時更新檔案數(shù)據(jù)。

四、加強專業(yè)技術檔案的管理及工作思路

我院1999年首次申報“三甲”醫(yī)院時就建立了專業(yè)技術檔案，當時檔案基本是紙質資料，日積月累，材料堆積如山，除了檔案資料難以保管外，還需人員、經(jīng)費、庫房、設備各方面給予保證，才能完成日常工作。隨著時代的發(fā)展，借助計算機進行輔助管理，仍無法滿足需求信息大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確等多方面的要求;隨著社會信息化程度越來越高，檔案的管理內涵和外延均發(fā)生了很大的變化，提出了醫(yī)院專業(yè)技術檔案信息化的建設，現(xiàn)結合醫(yī)院實際情況，交流探討一些做法。

第一，加快完善醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)的建設，構建完備的信息資料，整合和優(yōu)化現(xiàn)有的紙質檔案，對檔案事務實現(xiàn)電子化，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多，應加強計算機技術的應用，將技術人員的技術檔案全部信息化，并利用計算機的檢索功能，獲取各種信息，滿足各方面的需要。

第二，建立一套完整的檔案管理制度，如檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法，以及檔案的保密、對檔案人員的相應要求，檔案統(tǒng)計制度，檔案的利用制度，崗位責任制度等，由人事部門檔案管理員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計醫(yī)院各類專業(yè)技術檔案。

第三，以使用目的為導向，結合實體，完善專業(yè)技術檔案電子基本信息的構成，要求檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施，檔案材料必須標準化、規(guī)范化。有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發(fā)事件，達到快速有效救援，減少損失，確保檔案資源安全。

第四，檔案管理人員的素質要求。檔案管理人員需忠于職守，認真學習檔案專業(yè)知識及管理知識，還要學習自然科學、社會科學方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務，以保證工作的順利進行，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，提高服務水平。

第五，專業(yè)技術檔案的建立與管理并不是一時或短期的任務，在工作中，確保專業(yè)技術檔案的真實、準確、完整，提高信息使用過程中的信度與效度，醫(yī)院將專業(yè)技術檔案的各項管理工作納入制度化管理軌道，通過有序、高效、高質量的管理，為檔案管理工作的開展，提供良好的條件和環(huán)境。

篇5

在信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術得到廣泛應用的背景下，醫(yī)院在加快專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理信息化建設的同時，也應當做好專業(yè)技術人員業(yè)務檔案保密化管理工作，在提高專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作水平和質量的基礎上，通過加強其專業(yè)化、規(guī)范化、法制化、保密化管理促使醫(yī)院專業(yè)技術人員得到穩(wěn)定。

一、提高檔案管理人員信息化建設、保密意識

在醫(yī)院方面，應當加強宣傳力度，促使內部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養(yǎng)，加強院內檔案管理工作人員的責任感，繼而保證專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作的水平和質量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫(yī)院專業(yè)技術人員方面，應當通過加強其對檔案管理工作的認識，引導其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應當注重培養(yǎng)檔案管理者的保密意識，通過加強檔案保密法制教育來培育院內醫(yī)務人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

二、加強專業(yè)技術人員業(yè)務檔案工作基礎建設

為了提升專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作水平和質量，醫(yī)院應當從其基礎設施建設方面著手。具體來說，專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理人員應當努力爭取部門領導的支持，加強財力、人力、物力投入力度，促進專業(yè)技術人員業(yè)務檔案保存與管理條件得到顯著提升。應當設置專門的專業(yè)技術人員業(yè)務檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時，還應當配備鐵質材料的檔案貯存柜，在紙質業(yè)務檔案保存室內配備空調、除濕器、滅火器等設備，保證檔案儲存室能夠得到有效的管理和維護，加強對檔案儲存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施的檢查和管理，為專業(yè)技術人員業(yè)務檔案的安全提供有力保障。

三、加大檔案管理信息化建設力度

推進專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理信息化建設對專業(yè)技術人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進專業(yè)技術人員業(yè)務檔案信息化建設也是醫(yī)院人事制度改革、創(chuàng)新的根本需求。因此，專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理人員應當采取有效措施促進檔案管理工作的效率和質量得到顯著提升，促使醫(yī)院專業(yè)技術人員信息得到準確、及時的傳輸和運用，從而保證專業(yè)技術人員業(yè)務檔案信息化管理的準確性、時效性。同時，應當借助計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備以及先進的技術促使專業(yè)技術人員業(yè)務檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉化為數(shù)據(jù)資料，保證專業(yè)技術人員業(yè)務檔案紙質資料與電子資料得以并存，結合實際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關內容。

四、加強對檔案管理人員的專業(yè)化培訓

醫(yī)院若想保證專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作能夠順利開展，就應當加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，引進高水平、高素質的檔案管理專業(yè)人才，加強檔案管理隊伍內部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經(jīng)驗，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。醫(yī)院應當階段性地組織院內檔案管理工作人員參與到各項教育培訓活動中，豐富其專業(yè)知識的積累，提高其信息化管理水平，促使專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作能夠高效率、高質量地完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：醫(yī)院可以開展相關的專業(yè)知識培訓班、設置信息化技術培訓課程、組織開展思想道德素養(yǎng)的相關培訓活動等。另外，醫(yī)院還應當加強對院內檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責任感，始終堅持正確的政治立場和原則，發(fā)自內心地熱愛檔案管理工作，通過嚴格實施檔案保密工作為醫(yī)院和諧發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定提供強有力的支持。

五、加強對檔案保密性監(jiān)管力度

新時期，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的普及應用，醫(yī)院領導應當對專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作實施監(jiān)管，積極強化法制建設，考察專業(yè)技術人員業(yè)務檔案保存和保密情況，監(jiān)督院內檔案管理工作人員的工作行為，促使專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作得到規(guī)范化、保密化管理。具體來說，應當依法開展醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務檔案信息化建設工作，加強對相關制度的規(guī)范、完善和優(yōu)化，保證專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、法制化發(fā)展。并且還應當對其檔案信息安全保障體系建設進行強化，加強對檔案信息安全保障體系的完善和優(yōu)化，健全醫(yī)院檔案信息安全管理機制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發(fā)生；應當加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，保證醫(yī)院數(shù)據(jù)庫信息的安全性、真實性和完整性；加強對計算機設備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網(wǎng)的隔離，同時，還應當強化密鑰管理和身份認證，落實檔案管理崗位責任制。

六、結語

綜上所述，新時期，隨著信息技術等各類先進技術廣泛地應用到醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院不僅需要從檔案管理隊伍建設、檔案管理監(jiān)督工作等方面入手，還應當在加快其信息化建設進程的同時，努力做好專業(yè)技術人員業(yè)務檔案保密化管理工作。通過規(guī)范化、法制化、保密化管理專業(yè)技術人員業(yè)務檔案，促使醫(yī)院專業(yè)技術人員得到穩(wěn)定發(fā)展，為醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設提供一定的支持。

【參考文獻】

[1]童旭霞.淺談醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理及其信息化建設[J].辦公室業(yè)務,2013(1):58-59.

篇6

隨著改革開放的不斷深入,全球經(jīng)濟一體化的不斷加劇,我國各行各業(yè)都面臨著激烈的競爭,事業(yè)單位同樣也不例外。專業(yè)技術人員是事業(yè)單位發(fā)展的關鍵,如果對專業(yè)技術人員沒有進行很好的管理,那么該單位將會落后于其它的事業(yè)單位。對專業(yè)技術人員合理、高效的進行檔案管理,是對專業(yè)技術人員全面了解、考察、正確評價和工作安排的重要依據(jù)。

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展,很多事業(yè)單位具有更貼近廣大百姓的服務,所以如果事業(yè)單位不具備先進的、過硬的技術,那么事業(yè)單位將會經(jīng)營慘談,直接導致單位和員工的利潤收到損害,這樣必然導致人才的流失等一系列的問題,所以事業(yè)單位必須正視市場競爭。事業(yè)單位要想在激烈的市場競爭中占有一定的市場份額,首先是要重視人才的培養(yǎng)和使用,特別是要注重對技術人才的管理。完整的檔案信息能幫助單位對專業(yè)技術人員進行合理管理,所以我們應加強對事業(yè)單位專業(yè)技術人員的檔案管理,從而促進單位的發(fā)展。

1、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理存在的問題點

1.1 檔案管理的現(xiàn)代化設施落后

很多事業(yè)單位的檔案管理室還是舊的,沒有進行改造,相關的現(xiàn)代化設施需要的線路也沒有。同時很多事業(yè)單位對檔案管理沒有采用現(xiàn)代化設施或者升級不夠,沒有配備電子化的檔案管理設施。因此在對專業(yè)技術人員的檔案進行管理時,便不能形成完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),從而不能進行優(yōu)化管理。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質不高

很多事業(yè)單位的檔案管理人員一般沒有通過專業(yè)的檔案管理培訓,不具備系統(tǒng)的檔案管理思維。特別是隨著社會的不斷發(fā)展,專業(yè)技術人員的流通加大后,很多事業(yè)單位的檔案人員便不能對各類技術人員的檔案進行系統(tǒng)、有效的管理,建立不同的功能模塊。

1.3 單位領導重視程度不夠

檔案管理能否適合當今社會發(fā)展的需求,更好的為本單位服務,在很大程度上決定于單位的政策以及單位的領導是否給予足夠的重視。

2、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案的特點

2.1 較強的機密性

專業(yè)技術人員的檔案清晰記錄了專業(yè)技術人員整過歷程的資料,包括其個人基本信息和所具備的專業(yè)技術能力。這些資料如果被競爭對手知道的話,他們便會采取一些不利于單位戰(zhàn)略發(fā)展的行動。

2.2 真實性

如果專業(yè)技術人員的檔案不具備真實性,那么事業(yè)單位將對該技術人員所具備的能力不能正確掌握,那么在對該技術人員進行工作分配的時候不能做到人盡其才,同時還有可能會起到一定的負面效果。

2.3 完整性

因為技術人員在事業(yè)單位中發(fā)揮著舉足輕重的作用,所以我們對專業(yè)技術人員的檔案要求便是盡量完整,只有這樣我們才能對專業(yè)技術人員的前部分人生歷程有充分的了解,也才能充分意識到他們的優(yōu)點和缺點,從而最合理的對他們進行工作分配。

2.4 專業(yè)性

因為技術人員掌握著一種或幾種的專業(yè)能力,所以他們的檔案應該明確體現(xiàn)出他們所具備的專業(yè)技術能力,這樣才能區(qū)別管理,才能體現(xiàn)他們的優(yōu)勢。

3、如何加強對事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案的管理

3.1 完整的記錄專業(yè)技術人員的信息

一個完整的技術人員檔案應該包含以下信息:

(1)個人基本信息:出生年月、籍貫、身高、視力、民族、健康、家庭狀況等。

(2)教育培訓經(jīng)歷:學歷、畢業(yè)院校、畢業(yè)證與學位證、培訓課程、培訓證書等。

(3)科研成果資料:資料、創(chuàng)造發(fā)明、獲獎專利、科研成果鑒定等資料。

(4)獎懲資料:學生時代的獎懲情況、工作期間的績效考核資料、表彰與嘉獎、行政單位的處罰等。

(5)工作經(jīng)歷:所服務的工作單位、所從事的工作崗位、原工作單位的基本信息等。

(6)其它:有無海外工作經(jīng)歷等。

只有將以上的信息全部完整的記錄了,才能對專業(yè)技術人員進行合理分析,從而合理的進行工作安排。

3.2 提高單位領導對專業(yè)技術人員檔案管理重要性的認識

一個事業(yè)單位檔案管理工作是否能夠順利、有效的開展,首先是要單位領導能充分意識到檔案管理的重要性。

如果單位領導能充分意識到專業(yè)技術人員的檔案管理能幫助單位更好的對技術人員進行工作分配的話,他們便會從政策、資金、人來等方面給予盡可能的支持,使得檔案管理工作能夠很好的服務于單位。

3.3 加強對檔案管理室現(xiàn)代化設施的配備

由于當今市場競爭不斷加大,各方面的人才流動也加大,同樣,事業(yè)單位也不例外。技術人員也不再像以前那樣是終身制了,也會隨著市場行情而流動。所以這個時候,檔案的信息量較以前就更多、更復雜了。我們對專業(yè)技術人員的檔案所存儲的時間也要求更長,如果還是按傳統(tǒng)的方式進行管理的話,很多檔案信息在一定年限后,便會受到損壞。

4、結語

21世紀是一個充滿競爭的時代,知識管理的應用顯得非常重要。同時,各類人才的流動頻率也越來越大了,所以檔案管理工作的重要性也越來越明顯了。

專業(yè)技術人員的檔案管理是事業(yè)單位人事檔案管理的重要和關鍵部分,加強了專業(yè)技術人員的檔案管理工作,便能逐步完善整個事業(yè)單位的人事檔案管理工作。另外,專業(yè)技術人員的檔案管理工作的完善,也能幫助單位更好的挖掘專業(yè)技術人才的潛力,并且對其進行合理的工作安排,從而更好的服務于單位,為單位創(chuàng)造更大的利益,也更好的促進我國社會主義現(xiàn)代化的建設。

參考文獻

[1]羅紅秋,李偉時.事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行.黑龍江科技信息.

[2]朱淑芳,張慧晶,姚圣格.如何加強科技事業(yè)檔案管理.業(yè)務研究.

篇7

Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號：G270 文獻標識碼A 文章編號

引言：測繪與勘察專業(yè)電子文件作為建筑企業(yè)的數(shù)據(jù)核心有著其重要性和不可替代性。而近年來，我國的測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理也是投入大量的財力和人力，也是希望能夠讓自己的核心數(shù)據(jù)能夠安全以及保密。而且，由于其電子文件的專業(yè)性以及形成的特性，在對電子文件的保護上又是有所不同的，不僅僅應該側重于計算機安全的保護，在本身的文件保護上也應該有所不同，不過，著都市這都擁有一個共同的目的，那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實用性和安全性，這對建筑企業(yè)來說也是有著重要的現(xiàn)實意義的。

1.測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案在整個檔案的管理的體系中有著其特殊的地位，同樣也有著其不一樣的性質，這不一樣的性質也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就對此作一個詳細的分析。

首先，測繪與勘察專業(yè)的電子文件對外部設備的依賴性很強。由于為電子文件檔案，所以最重要的那就是對計算機設備的依賴，也就是說計算機設備已經(jīng)成為其電子檔案的不可分割的一部分，離開了計算機設備也就沒有了測繪與勘察專業(yè)電子文件的生存余地。

其次，測繪與勘察專業(yè)電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業(yè)電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài),，其存儲的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉移到另一種記錄載體上, 但是其內容卻沒有變化。

第三，測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的專業(yè)性。測繪與勘察專業(yè)電子文件主要用于記錄建筑企業(yè)在工程建筑上的一些極為機密以及對建筑工程息息相關的數(shù)據(jù)和資料，所以，記載的東西是對建筑工程的負責，所以是極其專業(yè)的。

第四，測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說，計算機的設備這就制約著電子文件的安全，而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動，存儲載體不安全還有現(xiàn)在的計算機以及網(wǎng)絡本身的不安全構成的，這些都會讓測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案沒有足夠的安全保護。

2.測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理和維護

通過上文的測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進行管理那么就應該從電子文件檔案的特性作為出發(fā)點，而對其進行探討分析，下面就從測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理和維護的四個方面進行詳細的闡述。

2.1對測繪與勘察專業(yè)電子文件要保持良好的保管環(huán)境

保持良好的保管環(huán)境這主要是針對測繪與勘察專業(yè)的電子文件檔案的載體介質而實際采取實管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案因為各種介質的損壞而使得無法讀出進行調用。實際采取的措施首先那就是應該將測繪與勘察專業(yè)的電子文件的保存介質盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環(huán)境應該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應該保持在35% ~ 45% 之間，最后要注意的就是要遠離熱源、酸堿等有害氣體和各種強磁場。另外還有應該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片，特別值得注意的那就是應該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的保管環(huán)境了。

2.2對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環(huán)境也應該做到對文件檔案的定期檢測，這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業(yè)的電子文件檔案進行不定期的機讀抽檢一次,而且要規(guī)定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當抽檢是如果發(fā)現(xiàn)記錄的光盤損壞或者出現(xiàn)了問題,那么應該利用備份的電子文件檔案盤及時拷貝,另外還有那就是在抽檢時同時要做好測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此，隨著我國的計算機技術和設備的更新,在對測繪與勘察專業(yè)的電子文件的檔案在更新時也應該要做到記錄的載體與新設備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應該采取措施，也就是要做到不能讓測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的維護

通過上文的測繪與勘察專業(yè)電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計算機是其運行的主要平臺，所以計算機的系統(tǒng)問題也就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案格式的讀取問題，要做到真正的維護，下面就從四個方面對這個格式的讀取問題的解決進行探討分析：

第一，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的格式更新。這個最重要的目的為了防止測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的存儲媒體過時或者失效。這個具體的做法也就是將電子檔案內容從舊儲存媒體復制到新儲存媒體中，這樣能夠預防測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案存儲媒體的可能損壞，但無法做到計算機系統(tǒng)和硬件的設備進步而帶來的問題。

第二，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案轉置。這個主要是解決其電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件過時或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案進行格式轉換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業(yè)程序也就是做到軟硬件改朝換代時,將電子檔案格式轉換,這就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的轉置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現(xiàn)有的計算機技術環(huán)境下,將電子文件檔案的數(shù)字資料恢復到其原始操作環(huán)境, 以呈現(xiàn)出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術,實際應用幾率不高。

第四，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進行儲存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結束語：總而言之，在對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的管理上，主要那就是要安全為重。在以安全作為出發(fā)點而采取一些措施。另外，那就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理不僅僅對企業(yè)的檔案部門來說，而且對于測繪與勘察專業(yè)電子文件形成部門來說都具有極其重要的現(xiàn)實意義。因此測繪與勘察專業(yè)電子文件的檔案部門在應該聯(lián)合公司的技術部門以及法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切相關的配合, 而做到加強測繪與勘察專業(yè)電子文件的檔案管理工作目的的同時, 還能夠確保測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻。

參考資料：

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

篇8

隨著中等專業(yè)學校教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴大，基本建設進入了高速發(fā)展時期，從現(xiàn)在檔案管理工作制度還不能適應新形勢發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設檔案管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

1 中等專業(yè)學校檔案的主要內容和特點

檔案作為學校各項工作中形成的第一手材料。如學?；窘ㄔO圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關技術資料。尤其是基建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設，從立項準備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點是：

（一）專業(yè)性是指基建檔案的形成領域和內容性質具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。

（二）成套性是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。

（三）現(xiàn)實性是指檔案有很強的現(xiàn)實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學校將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價值。

（四）周期長主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結算等多個階段形成的第一手資料。

2 中等專業(yè)學校檔案管理的意義

（一）記錄學校的歷史

如基建檔案承載了基本建設大量的信息，它真實地記載了學校內各類建筑物、構筑物及地上、地下各種管線等基本建設的規(guī)劃、設計、招投標、施工以及使用過程中的維護等實際經(jīng)過的詳細資料。它是從征地、地質勘察、圖紙設計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。

（二）對學校的發(fā)展具有參考作用

學校完整系統(tǒng)的檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。如基建檔案中技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如某學校擬在原教學大樓上加層，該樓的基礎設計承載7層的荷載，當時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設計圖紙直接施工。

（三）在學校的發(fā)展過程中可以重復利用

檔案的信息價值不僅是各項目建設歷史的真實記錄，而且是各項工作使用過程中的維護、改造和將來學校發(fā)展的重要依據(jù)。如工程建設檔案具備這樣的特征，可以重復利用或參考。工程設計檔案已經(jīng)過實踐的考驗，通用性很強的設計標準圖整理歸檔后，重復利用不僅可以縮短建設時間，而且還能節(jié)省勞動耗費，同時也提高工作效益及建設項目的經(jīng)濟效益。

3 中等專業(yè)學校檔案管理存在的問題轉貼于233網(wǎng)校論文中心

（一）檔案資料收集不齊全

如基建檔案涉及建設方、招投標、監(jiān)理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大，直接導致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設的各個主體單位，只重視工程進度、工程質量等硬性指標的效果，對表示工程形象進度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實反映施工現(xiàn)場實際數(shù)據(jù)。

（二）檔案資料編制質量不高

大多數(shù)學校對檔案的管理沒有嚴格的標準、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識較差的現(xiàn)象。如基建參建的施工單位技術水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應付竣工資料的要求?？⒐D是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣，它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等的技術文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時也不嚴格按照相關規(guī)范執(zhí)行，導致歸檔資料質量不高。多數(shù)竣工圖沒有按實際施工程序進行修改，造成竣工圖與實際竣工項目不相符，存在數(shù)據(jù)誤差是一定的；竣工圖紙上相關責任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時歸檔，嚴重影響了后期檔案的完整性。

（三）檔案資料的數(shù)據(jù)內容缺乏準確性

就基建施工過程中臨時發(fā)生的變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設相關的技術知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確識別數(shù)據(jù)可靠性。

（四）檔案資料使用手段有待更新

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立檔案的最終目的是為了利用，目前中等R笛?；n案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

4 加強檔案管理的措施

（一）領導重視是做好檔案管理工作的關鍵

學校主管領導，尤其是基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強檔案建設意識，思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

（二）增強學校部門收集檔案的責任感

只有提高檔案管理意識才能做好檔案管理工作，學校要建立以各處為責任主體的組織機構，明確檔案管理人員。如基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務培訓，提升專業(yè)化管理水平

檔案管理部門應有針對性地加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，讓管理人員學習相關理論知識，領會現(xiàn)代化管理的業(yè)務要求標準，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。

（四）明確職責、及時收集，確保檔案工作有效落實

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高校房產(chǎn)管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產(chǎn)、教職工住房以及與之相關一系列事務進行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權屬登記、調查、測繪、產(chǎn)權轉移、房屋變更等房產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。隨著計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現(xiàn)代信息處理技術與房產(chǎn)檔案管理相結合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。

1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難

1．1領導重視不足

重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡辦公的方法，依然習慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。

1．2技術手段落后

目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等都遠低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數(shù)仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。

1．3檔案管理人員專業(yè)素質不高

目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡化辦公的力度大大降低。

2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設

2．1提高對檔案管理信息化建設的認識

要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設的重要意義?？茖W技術的不斷發(fā)展，檔案內容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。

2．2推進房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進程

實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務和經(jīng)營功能。

2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)

為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權狀況等房屋產(chǎn)權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。

2．4建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權人產(chǎn)權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍數(shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應正視自己的業(yè)務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業(yè)務文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務功能。

3．小結

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

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三級綜合醫(yī)院本身職工人數(shù)眾多，其中大多為專業(yè)技術人員，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，專業(yè)技術人員亦隨之壯大，因而加強并不斷改進醫(yī)院專業(yè)技術檔案建設，能有效集中起醫(yī)院專業(yè)技術人員的相關檔案材料，便于快速地查閱及審驗，能促進醫(yī)院建設及管理、提升醫(yī)療質量、改善醫(yī)療服務、提高整體服務能力。

一 、醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院專業(yè)技術檔案是醫(yī)院管理職工的重要工具，是醫(yī)院選拔人才、任用人才、培養(yǎng)人才、提升醫(yī)療質量的重要載體，是醫(yī)院專業(yè)技術職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應予以重視。首先，目前大多數(shù)醫(yī)院對專業(yè)技術檔案管理的重視程度不高，許多個人專業(yè)檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態(tài)，檔案資料不全、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。其次，關于專業(yè)技術檔案管理的規(guī)范和機制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統(tǒng)一、不規(guī)范等狀況，影響了專業(yè)技術檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外，醫(yī)院管理部門眾多，職工崗位性質及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理，而專業(yè)技術人員的醫(yī)療考核、技術準入、技術任職、會診情況等資料是由醫(yī)務處予以手工登記，職工的繼續(xù)教育、論文情況、課題等相關資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業(yè)技術人員專業(yè)技術檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實現(xiàn)共享，整合程度及利用價值不高，難以切實滿足醫(yī)療、科研、教學等需要。

二、 醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的改進策略

（一）提高認識，保證質量。專業(yè)技術人員的檔案管理是醫(yī)院檔案管理的關鍵部分，應予以重視，檔案管理人員應提高這項工作的認識，本著嚴謹求實、尊重科學、重視專業(yè)技術人員知識成果的態(tài)度，加強縱向管理，強化責任意識，愛崗敬業(yè)，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業(yè)務、開展業(yè)務的基礎上，嚴把質量觀，充分發(fā)揮專業(yè)技術檔案的利用價值，使專業(yè)技術檔案切實服務于醫(yī)院專業(yè)技術人員及醫(yī)院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強對專業(yè)技術檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯(lián)系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發(fā)揮專業(yè)技術檔案管理工作的實際效益。

（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業(yè)技術檔案收集的全面性。醫(yī)院專業(yè)技術人員的專業(yè)技術檔案應包括專業(yè)技術人員的基礎材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎材料包括履歷、學歷、學位及各項證書復印件、資格證書、專業(yè)技能考核證書等等反映出專業(yè)技術人員個人資歷和業(yè)務技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業(yè)技術人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業(yè)技術人員的工作總結、技術報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業(yè)績的各類成果材料；考核材料則包括專業(yè)技術人員的進修培訓學習情況、工作完成情況、獎懲情況、學術成果報告情況、評定審核情況、領導考核意見等，此外，專業(yè)技術人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內。在檔案資料收集的過程中，應充分了解收集的范圍，保證專業(yè)技術檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結合起來。在平日里，需要歸檔的檔案信息材料應得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實現(xiàn)各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實性，真正反映出專業(yè)技術人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應積極深入到各個部門及專業(yè)技術人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。

（三）加強專業(yè)技術檔案管理信息化建設。當前社會進入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式條目分化，內容簡單，效率不高，且難以實現(xiàn)客觀、全面的評價，亟須改進，醫(yī)院應與時俱進，逐漸加大信息化建設的步伐，構建統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一口徑的檔案管理系統(tǒng)，從而不斷完善醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理工作。醫(yī)院可根據(jù)自身實際，構建切實可行的專業(yè)技術信息化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫(yī)務檔案、科教檔案、護理檔案、藥學檔案、醫(yī)德醫(yī)風及履歷信息檔案等。根據(jù)各個系統(tǒng)模塊及內容，以專業(yè)技術人員作為主線，導入醫(yī)院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓、考試、考核、醫(yī)療質量、醫(yī)風醫(yī)德等相關數(shù)據(jù)，并予以嚴格控制、審核，形成完整、連續(xù)且動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)，形成專業(yè)技術人員全過程的動態(tài)電子檔案數(shù)據(jù)庫，不斷推進醫(yī)院專業(yè)技術檔案的規(guī)范化管理，也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業(yè)技術檔案管理信息化建設是改進醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案管理的必然要求，也是實現(xiàn)醫(yī)院職工信息集中管理、信息共享、科室協(xié)同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復性，促進專業(yè)技術檔案的規(guī)范化管理，而且還能為醫(yī)院領導決策及職工的崗位考核提供有益的依據(jù)。

【⒖嘉南住