導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇高校學籍檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規(guī)范化為學校教學的有序開展和學校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀

態(tài)反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學信網(wǎng)”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態(tài)反映著學生學習的過程與結果。

（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業(yè)等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態(tài)。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經(jīng)濟困難而放棄了學業(yè)；還有的學生退學的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態(tài)。

（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現(xiàn)。學生的各種獎勵，如三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優(yōu)異、或反映出學生具有較強的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規(guī)、或反映學生成績低劣。

（三）畢、結業(yè)結論，反映了最終的學習結果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結業(yè)離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業(yè)證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監(jiān)控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。

二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據(jù)

學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學考試每門課程的分數(shù)。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業(yè)、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。

三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進

學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化。

（一）學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規(guī)范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規(guī)范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發(fā)者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規(guī)范化?？傊瑢W籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規(guī)范的學籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學教務處館員

參考文獻：

[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).

篇2

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02

高校學籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關法規(guī)，并結合學校實際制定的實施細則和規(guī)章制度，對學生從入學到畢業(yè)的整個過程所進行的教學質量考核和管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業(yè)與轉學，休學、復學與退學以及畢業(yè)資格與授予學位資格的審核及證書發(fā)放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍檔案管理現(xiàn)代化水平成為了當今研究熱點話題。

一、學籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對學籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學籍檔案管理人員只停留在常規(guī)的一般性管理上。使得在管理學籍檔案時措施不得力，對學生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴謹?shù)?。如在校學生經(jīng)常會遇到休學、復學、轉學、退學等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導這些學生，可能會對學生今后的學習和生活造成影響，影響學生正常的畢業(yè)。而且許多學校對于學籍移動檔案的保存和整理沒有統(tǒng)一的規(guī)定，一旦出現(xiàn)問題，部門之間相互推諉，權責不清，管理混亂，嚴重影響學籍管理工作的正常進行。

（二）學籍檔案管理中法治意識淡薄

近年來，高校與大學生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學生權利的現(xiàn)象時有發(fā)生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統(tǒng)一的程序機制，隨意性大，片面強調(diào)學校的權利，卻忽視學生群體的權利，容易侵害學生的知情權，申辯權等。

（三）學籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數(shù)學生在入學時沒有或者很少接受學籍管理等方面的宣傳和教育，對學校的管理體制及相關學籍檔案管理規(guī)定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術類高校學生的藝術實踐活動特別多，經(jīng)常因演出等缺席正常學習、考試等，也由此帶來了學籍檔案管理問題，如果對相關政策沒有足夠的了解，將嚴重影響學生再到的學習。

二、高校學籍檔案管理存在的問題

近幾年來，在高校的學籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。部分教師和相當一部分學生對學籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學籍檔案管理為教學管理部門的事，與己無關；學生只把自己作為學籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學管理人員對有關學籍檔案管理的規(guī)章制度不甚了解，或根本不當一回事，這在一定程度上影響了教學秩序和教學效果，助長了各種不良傾向。

三、產(chǎn)生問題的原因

（一）入學教育缺失

很多高校在新生入學后通過軍訓、發(fā)放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

（二）學籍管理手段落后

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

（三）學籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級領導和職能部門對學生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。

四、高校學籍管理的對策

（一）提高學籍檔案管理現(xiàn)代化水平

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業(yè)務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

（二）規(guī)范管理，樹立“以服務為主”的觀念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學籍檔案管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術，建立網(wǎng)絡化的學籍檔案管理

現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準確、科學的學籍檔案管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍檔案管理，依靠校園網(wǎng)建立學籍檔案管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍檔案管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍檔案管理庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網(wǎng)絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學籍檔案管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規(guī)范化。

（四）強化服務意識，提高學籍檔案管理人員的自身素質

現(xiàn)代高等教育對學籍檔案管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍檔案管理人員自身素質建設，包括職業(yè)道德和業(yè)務水平的提高，還應定期對學籍檔案管理人員進行培訓，學習新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

（五）指導學生參與學籍檔案管理

讓學生把學校當成自己的家，主動參與學籍管理制度的制定，充分體現(xiàn)學校的民主性、同時讓學生了解學籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調(diào)動人的積極性，讓人實現(xiàn)自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應用于學生學籍檔案管理上，就是要以學生為本，以感情為主，學籍檔案管理人員應該使管理和思想教育相結合，這樣才能使學生心悅誠服，才能把育人正真體現(xiàn)在管理中也才能使學籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學生學習、成長和學會自我管理的動力源。

（六）注重學籍檔案管理人員的培養(yǎng)

提高學籍檔案管理員對工作重要性的認識，同時給學籍檔案管理者培訓或者學習提供機會。學籍檔案管理工作者還應該對學籍管理的方法、學籍管理的規(guī)律等進行不斷的研究，制定更加合理的學籍檔案管理規(guī)定，為教學服務。

（七）加大對學籍檔案管理的投入

隨著現(xiàn)代信息化社會的到來，學校應該引進新的學籍管理軟件，借助校園網(wǎng)實現(xiàn)學籍管理信息化。學生可以通過網(wǎng)絡查詢相關的知識。我們的管理只有做到為學生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現(xiàn)。

篇3

高校學籍檔案是學生在校學習期間逐步形成的記載學生學習經(jīng)歷的原始材料。一份完整的學籍檔案，能真實地反映學生在校所學全部課程的成績，升學、留級、休學、復學、轉學、轉專業(yè)及綜合表現(xiàn)等情況。從高校學籍檔案的形成過程看，它是大學生在校學習期間留下來的未經(jīng)任何改動的原始材料。具有很強的可信度和真實性。因此，正確處理目前高校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理模式十分重要。

一、高校學籍檔案管理狀況

在高校學籍檔案管理工作中，多數(shù)高校在宏觀上對學籍檔案管理工作比較重視，但仍有少數(shù)高校對學籍檔案工作重視不夠，意識淡薄，在學籍檔案的規(guī)范化管理及具體工作上還存在諸多問題，面臨很多實際困難。

1　案卷質量不高。紙張破損。各教學系一般在學生畢業(yè)后才將學籍檔案移交到學校檔案室，由于這些部門沒有符合檔案保管條件的庫房和設備，也沒有專職人員從事保管工作，學籍檔案得不到科學的管理，一定程度上造成紙張發(fā)潮變霉、變黃破損，不利于學籍檔案的永久保存。

2　時間編目混亂。有的學籍檔案年度分不清，尤其是預科生、插班生和延長學制的學籍檔案，有的歸到插班前的年度，有的又歸到插班后的年度，時間混亂，難以查找。

3　標準不統(tǒng)一。由于部分高校在學籍管理方面沒有制定一個規(guī)范的標準，學籍檔案的編目，檢索工作一般都是有檔案室負責，但在各系移交的標準不一、規(guī)范程度不同的學生學籍檔案基礎上進行編目、檢索工作，顯然難以卓有成效。

4　檢索方式陳舊。部分高校提供學籍檔案利用的方式，是到校檔案室進行手工檢索。這樣，提供利用的效率不高。加上以前的學籍檔案管理不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一標準，檔案資料雜亂無序，查找時相當困難。因此，學籍檔案的檢索手段有待進一步改進，

5　培養(yǎng)模式復雜。很多高校并不是單一的本科教學模式，還有短期培訓、成人教育、大專教育、專升本教育、遠程教育、函授教育、高師衛(wèi)電教育、研究生教育等，造成學籍檔案的多樣性和復雜性。這樣就增加了學籍檔案收集工作的復雜性，給收集學籍檔案齊全、完整帶來困難。

6　學籍檔案內(nèi)容不完整。部分高校對學籍材料管理往往是教務處負責學生的學習成績和學籍變動的記載，學生處負責學生的獎懲情況，而學生每學期參與重大事件、活動后的鑒定材料則由各系輔導員負責完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門之間互相溝通不夠，容易使學生在校期間一些重要情況不能集中反映到學籍檔案中。使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性。

二、高校學籍檔案管理走向

1　完善管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。建立一套完善的、科學的規(guī)章制度，建立明確的辦事理念，嚴格執(zhí)行各項制度是高等學校學籍檔案管理工作的基礎。在此基礎上，在實踐工作中不斷總結經(jīng)驗。進一步創(chuàng)新，改進方式，努力實現(xiàn)學籍檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化。各高校應當根據(jù)相關文件精神，制定適合校情的學籍檔案管理制度。各個環(huán)節(jié)必須要有專人負責，建立校、系兩級管理崗位責任制，減少隨意性。避免人為因素的干擾，確保工作萬無一失。

2　增強高校學籍檔案管理意識。樹立檔案意識是做好學籍檔案管理工作的重要內(nèi)容。高校檔案部門和檔案工作者要增強檔案意識。必須認識到檔案管理工作特別是學生學籍檔案管理，對高校教學評估以及高校教育長遠發(fā)展的重要作用。有關人員必須認真學習《檔案法》以及黨和國家在檔案方面的有關政策和相關法律。真正地從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性，它可直接影響到整個學校的檔案工作，影響到用人單位對畢業(yè)生的全面了解，影響到高校畢業(yè)生的就業(yè)和高校的長遠發(fā)展。

3　制定周密的收集方案。學籍檔案是對學生入學到畢業(yè)的整個過程進行的一系列管理工作，是對教學活動的原始記錄。因此。學籍檔案的建立，必須伴隨整個教學活動過程，按其自身的特點和原則進行。一份健全、完善的學籍檔案需要對學生的入學注冊、考勤、學習成績、思想品德、專業(yè)變動、休學與退學、獎勵與處分、畢業(yè)與結業(yè)、畢業(yè)去向等方面做完整的記錄，數(shù)據(jù)來源涉及招生、教務、學生處及各院系等部門。因此。需要制定周密的收集計劃，根據(jù)學籍檔案的形成規(guī)律，采取多種形式的搜集，在搜集學籍檔案以前就要主動搜集相關基礎資料，并能主動加強與相關部門的聯(lián)系，及時收集到位。由于數(shù)據(jù)來源不同部門，質量和格式難免參差不齊。因此，在收集時務必檢查，必須堅持隨時收集，隨時登記，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，提供材料的原始數(shù)據(jù)要準確無誤、真實可靠，確保歸檔材料的準確性和真實性。

4　充分利用現(xiàn)代信息技術，提高辦公自動化水平。高校應為學籍檔案管理的現(xiàn)代化提供一定的資金支持，配備檔案現(xiàn)代化辦公設備。如各個系的教學秘書應配備電腦、打印機、復印件、掃描儀等。這是實現(xiàn)學籍檔案現(xiàn)代化管理的必要的硬件條件。利用技術和設備，實現(xiàn)學籍檔案的現(xiàn)代化和自動化，對于改革檔案管理手段、改善檔案管理條件、有效提供利用具有重要意義。

5　遵循學籍檔案的建檔原則。學籍檔案產(chǎn)生于教學活動中。是人才培養(yǎng)過程的原始記錄。因此。學籍檔案管理人員要嚴格執(zhí)行教育部及地方教育行政主管部門的有關規(guī)定，對學生從入學到畢業(yè)的學習成績、思想品德、考核記載、轉專業(yè)、留級、休學、復學、轉學、畢業(yè)等方面作完整的記載，并按規(guī)章制度妥善保存，從而形成完整的學籍檔案。在平時的學籍檔案管理中。要按檔案規(guī)范化原則及時進行整理。不僅要做好平時的立卷工作，還要及時歸檔，避免材料失散，確保檔案的完整。對學籍管理的內(nèi)容必須實事求是客觀的記載。不得弄虛作假，對含糊不清的問題必須及時調(diào)查核實。只有這樣，才能做到事事記載真實，件件查之有據(jù)，真正體現(xiàn)學籍檔案的真實性和完整性。

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伴隨著信息化的進程，學籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實存在意義

首先我們應該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計算機數(shù)據(jù)庫中進行學籍檔案統(tǒng)計，然后通過計算機技術、多媒體技術等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運行中，計算機應用技術都可以十分輕便的將工作任務輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學籍檔案，每個學校每年都會有數(shù)以萬計的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時幾臺電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務。

2 高校學籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡化的管理方式針對資源方面，實現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現(xiàn)很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學籍管理，那么在進行人員調(diào)配過程中，就會出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學籍檔案管理實現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。

再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數(shù)據(jù)檔案的保存只需要一個簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。

最后，先進的現(xiàn)代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。

3 在進行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。

首先，在進行管理中，由于數(shù)字化水平無法達到目標要求。當今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當?shù)闹匾曔@一個管理模式，但是我國數(shù)字化時代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術還不是十分的發(fā)達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現(xiàn)一定的危機。

其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經(jīng)驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內(nèi)妥善完成。

再次，學籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國的高校在對學籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設中都已經(jīng)做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內(nèi)都無法改善。

最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現(xiàn)在的高校學籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設完成。

4 建設數(shù)字化的學籍檔案管理措施

如何構建合理科學的數(shù)字化學籍檔案管理系統(tǒng)，對于學校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應對策略，應該可以在一定程度上完成 這項建設任務。

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近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔負著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現(xiàn)這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩(wěn)定教學秩序、提高教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學目標的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規(guī)定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現(xiàn)代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認真學習檔案法律法規(guī)，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學習檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設備，與時俱進，優(yōu)化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責任感。學校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業(yè)、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現(xiàn)代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發(fā)展和社會發(fā)展的需要。

主要參考文獻

［1］ 李玉萍． 高校學籍檔案管理的問題與對策分析［j］． 齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2008，29（17）．

［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［j］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．

篇6

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔負著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現(xiàn)這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩(wěn)定教學秩序、提高教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學目標的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規(guī)定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現(xiàn)代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認真學習檔案法律法規(guī)，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學習檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設備，與時俱進，優(yōu)化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責任感。學校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業(yè)、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現(xiàn)代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發(fā)展和社會發(fā)展的需要。

主要參考文獻

［1］ 李玉萍． 高校學籍檔案管理的問題與對策分析［J］． 齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2008，29（17）．

［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［J］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．

篇7

伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業(yè)在步入二十一世紀之后，迎來了發(fā)展的重要階段。在新時代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉變。并且教育方式和教育理念也發(fā)生了很大的改變。就遠程教育學院來說，學生的學籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個重要的部分。在社會誠信體系建設新形勢下，利用現(xiàn)有技術完善學籍檔案管理制度，促使學籍檔案管理工作科學化是十分必要的。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究有鮮明的現(xiàn)實意義。

一、建立科學化學生信息檔案的程序

對于高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究，首先我們便要從學生學籍檔案管理的本質出發(fā)。而學生學籍檔案管理工作簡單的來說，其實應該是規(guī)劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究也就是從管理學角度出發(fā)，對其方方面面進行研究，最終給出一套完整的科學性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠程教育學籍檔案管理工作具有科學性，那么高校成人遠程教育學籍檔案管理體制便要具有科學性。我們根據(jù)現(xiàn)階段高校成人遠程教育學籍檔案管理工作的實際情況，立足于管理學理論，結合時代特色，建立的科學化學生信息檔案程序如下：

（一）建立科學管理體系

我們可以清楚的認識到這樣一個問題，如果教學檔案管理工作人員檔案管理意識較差，不能及時的做到檔案收集與整理，則會造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個高校遠程教育機構，要對學校的檔案管理工作，及檔案管理相關工作進行規(guī)范。例如，學校必須在新生入校時，統(tǒng)一組織學生進行學籍登記卡的填寫，要求對于相關信息填寫時，字跡工整、清晰、準確、無涂改，填寫內(nèi)容要符合規(guī)定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學生統(tǒng)一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學平臺之中，讓學生的檔案管理可以形成紙質檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計算機網(wǎng)絡技術建立完整的學籍檔案庫[1]。

（二）建立遠程教育學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫

遠程教育學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫是學生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學生學籍管理工作的進行，我們有必要使學生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯(lián)系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學生檔案信息?；诖朔N原因，所以我們應該設計一個學籍檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，來對學生的檔案的全部信息進行有效、科學的管理。學生學籍檔案庫是以學生個體為基本單位的“學籍袋”。其基本內(nèi)容主要的包括了學生的畢業(yè)照、學生學籍信息表等材料。而較為常見的檔案數(shù)據(jù)庫是指全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩種。學籍檔案數(shù)據(jù)庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數(shù)據(jù)庫和學生信息數(shù)據(jù)庫所構成。在學籍檔案數(shù)據(jù)庫中我們將學生的學號作為原文數(shù)據(jù)庫和學生信息數(shù)據(jù)庫的“紐帶”。并且將學生原始的檔案信息數(shù)字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計算機，查閱時直接在計算機上調(diào)閱檔案信息。只有基于計算機網(wǎng)絡技術和移動互聯(lián)技術我們才認為學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫可以更加的高效、穩(wěn)性及科學化[2]。

（三）建立健全管理制度

學籍檔案建設、管理、及利用工作涉及到學生的切身利益，因此我們要求各個學校的管理者要引起高度重視，并且要和各個部門相互協(xié)調(diào)，積極配合。學校職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事[3]。

二、努力實現(xiàn)學籍檔案管理的現(xiàn)代化

為使高校成人遠程教育學籍檔案管理具有科學性，我們便應該結合當下時展，結合信息化時代的特色，努力將學籍檔案管理轉變成現(xiàn)代化[4]。因此學籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統(tǒng)的工作格局、模式、要充分地認識學籍檔案及學籍檔案工作在市場經(jīng)濟建設中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質，適應當前改革開放和新技術革命的潮流[5]。

三、結論

高校學生學籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的根本所在。因此就高校發(fā)展來說，任何時候我們都不能忽視對于學生學籍檔案管理工作的建設。學生的學籍檔案是學校對學生在校期間進行管理、考核具有鮮明價值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠程教育學校本身來說，學生學籍檔案將會反應學生在校期間的綜合表現(xiàn)情況，對于高校人才培養(yǎng)、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個高校成人遠程教育機構應該引起相關的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學技術職業(yè)學院

參考文獻：

[1]邢建民,陳亮.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].咸陽師范學院學報,2005,04:82-83+96.

[2]周稚藝.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].哈爾濱金融高等專科學校學報,2008,02:83-84.

篇8

隨著高校在校學生人數(shù)在不斷增長，辦學規(guī)模在不斷擴大，高校學籍檔案管理成為學生管理、教學管理以及檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其規(guī)范化、制度化，科學化，是當前高校學籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。

1.學籍管理存在問題：

1.1 學生對自己的學籍檔案不重視

學籍檔案是學生在學習、實驗和社會實踐等項活動中直接形成的， 對學校、社會和個人具有保存、證明、使用價值的歷史真實記錄。高職院校學籍檔案包括學生的新生錄取名冊、在校生名冊、學籍冊、學籍變動、畢業(yè)生登記表等原始記錄。

我們許多學生對自己的學籍檔案不夠重視，滿不在乎， 畢業(yè)時一走了之現(xiàn)象很多 ，致使許多學生檔案滯留在校多年。

1.2學籍管理模式落后

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個單位都有自己的一套學籍管理模式，信息無法達到共享，很多高校學籍檔案管理方式大部分以手工為主，反而增加了工作量，重復工作多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了信息化管理發(fā)展的需要了。

1.3 學籍檔案管理人員建設問題

許多高校領導不太重視學籍管理各單位沒有專職檔案人員負責文件資料的收集、整理工作，只是配有兼職的老師做學籍檔案管理工作，由于兼職檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓 ， 檔案意識不強，僅靠自身學習、實踐摸索，沒有專業(yè)能力和管理素質，因而在對學生檔案處理時，兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。

1.4 學籍檔案信息存儲不夠規(guī)范

學生的許多檔案材料都分別來源于各部門，比如入學學籍檔案來源教務處、學生獎勵、處分等信息來源學生處 平時成績來源各系部 等由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導致學生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監(jiān)管難度加大。

2.為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施

2.1 提高對學籍檔案管理重要性的重視度

首先從高校領導、各系部部門以及學生本人，都應提高對學籍檔案的認識和重視，自覺認真收集、更新、完善學籍檔案。高校學籍檔案種類多、構成復雜、形式多樣，涉及的系、部、實驗中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作，改善辦公、管理環(huán)境， 加大關于學籍檔案工作的宣傳， 為高校學籍檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。

2.2健全檔案管理制度，完善學籍檔案管理工作

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，高校檔案部門實行過程管理、統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的一系列目標管理。最終學籍檔案歸位與高校檔案部門 并隨著高校自身發(fā)展的需要以及學籍管理服務對象的不同而變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學籍管理的效率。

2.3加強學籍管理人員的素質建設

首先加強檔案管理人員專業(yè)理論學習 ，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務素質。專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度 ，而且對工作有一定的積極性，使其在工作中更主動、更自如，更好的提高發(fā)揮辦公效率。

2.4充分對學籍檔案的開發(fā)利用

隨著對外開放的不斷加強， 高校教育改革的逐步深入， 給高校學籍檔案中信息資源的開發(fā)利用帶來了前所未有的發(fā)展機遇。高校學籍檔案信息是否得到了社會、用人單位和畢業(yè)生的廣泛認可和高度評價， 來自于是否高校對學籍檔案充分的開發(fā)利用 服務學生服務社會。

總之只有充分運用科學的管理方法、現(xiàn)代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高校學籍檔案的管理工作適應高校發(fā)展和社會發(fā)展的需要。建立健全一整套高校學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

篇9

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育的過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄，是學生在校期間的學籍、成績和畢（結）業(yè)等情況的重要憑證。高校在學籍檔案管理的過程中存在許多普遍性的問題，如何加強和完善學籍檔案管理工作，發(fā)揮其在規(guī)范學校管理、維護學生權益、服務社會方面的積極作用，是值得我們研究和探討的一個問題。

一、目前高校學籍管理中普遍存在的問題

1、學校領導不重視，學籍檔案管理的意識薄弱、觀念落后。

學籍檔案的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，加強對學籍檔案的管理需要投入，而投入與回報無“立竿見影”的效果，因此，學籍檔案的管理往往被忽視。加之長時間以來，學籍檔案的管理都是以管為主，對資料的收集被動狀態(tài)，缺乏科學性的分類，幾乎沒有相關數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計分析，僅限于“管”這樣一種狀況，這種落后的管理理念嚴重制約了學籍檔案的管理及其作用的發(fā)揮。

2、學籍檔案管理人員不專業(yè)，管理隊伍不穩(wěn)定。

許多高校沒有專業(yè)的、專職的學籍檔案管理人員，由其他工作人員兼職，而兼職人員中絕大部分沒有經(jīng)過業(yè)務培訓，僅僅依靠自己學習和摸索，往往很難達到崗位要求。同時，許多高校的檔案管理人員處于從屬地位，看不到成績，得不到重視，也使得檔案管理的隊伍不穩(wěn)定，流動性大，這些因素都嚴重影響到學籍檔案的管理。

3、管理的模式不規(guī)范

許多高校的檔案管理模式存在不規(guī)范的現(xiàn)象，文書檔案隸屬黨辦管理，學籍檔案的管理則隸屬教務處，未納入學校檔案統(tǒng)一管理，這在民辦高校中比較突出。而教務處也沒有專職的學籍檔案管理人員，在學籍材料的收集、整理方面有遺漏及不規(guī)范的現(xiàn)象存在，這在很大程度上影響了學校學籍檔案管理的規(guī)范化、標準化水平，也為學籍檔案的安全性埋下隱患。

4、管理方式過于陳舊，缺乏現(xiàn)代化管理手段。

許多高校的學籍檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，沒有寄托現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，檔案的查閱必須一件一件去翻閱歸檔材料。隨著學生規(guī)模的擴大，檔案的增多，手工翻閱的管理方式不但不能適應使用者的需求，也導致重復勞動，效率低下等狀況，給檔案的有效利用帶來很大的阻礙。

5、學籍檔案的開發(fā)利用率很低

檔案管理人員的不專業(yè)，業(yè)務的不精通，缺少現(xiàn)代信息技術，學校沒有針對性的管理軟件等，這些問題都導致了學籍檔案沒有得到很好的開發(fā)利用。同時，學籍檔案的管理多數(shù)還停留在對材料的簡單收集、整理，沒有對所收集的材料信息進行深加工，更沒有從中提煉出有規(guī)律性、結論性的數(shù)據(jù)資料來為教學管理和教學改革服務。遇到學校的各種檢查、評估，都是一次性重、重復做材料，沒有很好去利用已經(jīng)形成的檔案。

二、加強學籍檔案管理的有效途徑

為維護高等學校檔案的齊全和完整，提高學校檔案管理水平，全面推進學校檔案工作規(guī)范化建設，更好地發(fā)揮學籍檔案的作用，高校應該從多方面加強對學籍檔案的管理。

1、建章立制，組織保障、責任明確。

加強制度建設，提高管理水平是必須的前提，領導重視，組織支持是必要的保障。高校應結合學校的實際情況建立本校學籍檔案管理的規(guī)章制度，應把檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定分管領導，配置專職管理人員，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念來認識檔案工作的意義和作用，進一步加強對檔案工作的領導，及時研究和解決工作中的重大問題。

2、調(diào)整檔案管理體制，注重實效，統(tǒng)一管理。

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，全日制在校生規(guī)模在一萬人以上的，學校應當建立檔案館，未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室，統(tǒng)一管理學校檔案。但是，現(xiàn)在多數(shù)院校，尤其是民辦高校，學籍檔案是隸屬教務處管理。這樣一種管理模式，不能合理使用人力、物力、財力，更不利于檔案現(xiàn)代化管理和有效利用，因此，高校應該對學校的檔案管理體制進行必要的調(diào)整，保證檔案的完整性，提高對檔案的利用效果。

3、加強業(yè)務培訓，提高管理人員的素質。

學籍檔案材料多、繁，需要一定的專業(yè)知識和業(yè)務知識，高?？梢圆扇⒂^示范單位檔案館，請專家講解業(yè)務知識，培訓具體操作等手段，定期、不定期的加強學籍檔案管理人員的業(yè)務培訓，建立一支有較好的政治、業(yè)務素質的檔案管理隊伍，提高管理人員的綜合素質，才能保持人員的相對穩(wěn)定，利于學校檔案管理。

4、加強學籍檔案的規(guī)范管理及信息化建設

要加強學籍檔案的規(guī)范管理，必須抓好學籍檔案的收集、整理這一基礎工作。學籍檔案形成的周期長、種類多，問題雜，而且往往是與學生的動態(tài)發(fā)展相聯(lián)系的，規(guī)范管理才能確保學籍檔案的完整性，使之能夠完整地反映學生在校期間的學習與成長過程，否者將帶來重大隱患。同時，應該建立健全學籍檔案信息系統(tǒng)，搭建統(tǒng)一的電子學籍檔案信息平臺，提高學籍檔案現(xiàn)代化管理水平，逐步實現(xiàn)檔案工作的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

5、以評促管，以評促建。

學校內(nèi)部，學校之間，上級主管部門應該定期、不定期的進行學籍檔案管理的檢查、評比，通過這些首段找出管理中存在的問題，以評促進管理，以評促進建設，使學籍檔案管理更規(guī)范，更有序。

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一、我國部分高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

學籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學生從入學進入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍卡（含學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等，是學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實地記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相對滯后，很難適應當前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.學籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。（1）學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，這樣就會因為個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；又比如有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒有按規(guī)定粘貼照片，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內(nèi)沒有目錄、頁碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價值。

2.檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準確。（2）現(xiàn)如今有的學校原有學籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。

3.檔案材料內(nèi)容空泛無物，不能真實反映學生綜合素質和個性差異。這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺乏個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

4.檔案使用效率低，畢業(yè)轉遞較為混亂。雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象。

二、檔案工作中查檔與檔案管理存在的問題。

1.目前，學籍檔案管理相對滯后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術對檔案進行進行開發(fā)利用的程度很有限。在國家實施電子注冊制度之前，相關的學籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，如今轉向電子檔案，實際操作起來有諸多的困難。

（1）1994 年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一的標準，學籍管理存在著較多不規(guī)范、不科學的管理。（3）由于歷年的招生錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

（2）紙質與磁性介質材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業(yè)后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進程。

2.現(xiàn)階段高校遠程網(wǎng)上錄取給檔案管理帶來新問題。全國高校招生已普遍采取遠程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生紙質檔案管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面。

（1）考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難，容易長生分歧。

（2）電子檔案信息缺失。比如電子檔案中的“考生評估”一欄填寫內(nèi)容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸郑械氖》莞纱嗍强瞻?。

（3）被錄取考生紙質檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網(wǎng)上招生后，紙質檔案寄發(fā)變成多途徑解決，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生檔案管理工作帶來了新的問題。

三、我國現(xiàn)階段學籍檔案管理應采取的對策和措施

針對目前部分高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問題，我們必須有清醒的認識。要認識到它的復雜性，這里面的問題，有些是早就存在的，更多的是隨著社會的進步，我們工作方式的轉變而衍生出來的，我們要直面解決。（4）更要認識到它的迫切性，學籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，要保證每一位學生離校時檔案里該生的綜合素質是如實體現(xiàn)的，個性差異是鮮活可見的。讓檔案真正地發(fā)揮自身的作用。對目前學籍檔案工作的改進，要有針對性強的策略方法。

1.加強對學籍檔案的基本管理

（1）增強檔案意識，健全規(guī)章制度。增強全員檔案意識是搞好學校檔案工作的重要保證。可采取編制《 檔案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。

（2）抓好環(huán)節(jié)工作，規(guī)范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統(tǒng)一保管。諸如專門用筆、字體、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

（3）采用計算機檢索，提高利用率。學校要在設備和人才上加強投入，加快電子檔案的轉化速度。學校檔案室應購置專業(yè)的檔案管理軟件，將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。

2.加強網(wǎng)上招生檔案的管理

（1）制定相關規(guī)章制度，明確考生檔案管理的政策要求。各地招辦各類中學必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由各省招辦歸口管理。

（2）保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案材料的完整性?？忌堎|檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，九年義務教育后的各種層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表，考試成績登記表，學生評估表，獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其在工作期間的檔案材料。

（3）各省招辦應承擔學生紙質檔案寄發(fā)職責，確?？忌鷻n案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

（4）各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

總之，學籍檔案工作要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進，開拓創(chuàng)新，對即有問題不回避，妥善解決，對發(fā)展帶來的問題用發(fā)展的手段去解決和提高。以創(chuàng)新思維指導學籍檔案工作實踐。通過不斷努力和實踐，使學籍檔案管理工作在創(chuàng)新上邁出新步伐，取得新成果，開創(chuàng)新局面。

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