導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇財務檔案管理規(guī)范，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

    3.財務報告類:月度、半年、年度財務報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務情況說明書)、其他財務報告。

    4.其他類:年終結轉資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報及相關稅務批復資料,對賬資料及差異處理報告,預算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。

    二、檔案管理職責

    財務部負責紙質會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責為:負責制定和完善會計檔案管理辦法,負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責會計檔案的裝訂、保管與安全,負責向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負責接口審計檔案及其它部門的調閱需求。

    三、會計檔案整理及裝訂

    1、會計憑證整理和裝訂

    會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。

    (1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應的會計憑證打印,形成一套完整的紙質會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。

    (2)整理過程中需對憑證進行手工調整,憑證及其附件均應按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。

    (3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。

    (4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。

    2、會計賬簿整理和裝訂

    (1)財務部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。

    (2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質,分冊序號,賬簿所屬主體等信息。

    3、會計報表整理和裝訂

    (1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好

    (2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。

    4、其他檔案整理和裝訂

    (1)銀行存款余額調節(jié)表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理

    會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。

    銀行存款余額調節(jié)表,對賬資料及差異處理報告,預算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。

    (2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。

    (3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。

    四、會計檔案保管

    1、會計檔案保管時間規(guī)定

    會計憑證由財務部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。

    2、會計檔案保管要求

    (1)建立專門的紙質會計檔案庫,作為紙質會計檔案的存放地點。

    (2)會計檔案室應保持通風、透光,并有適當?shù)牟殚喛臻g。

    (3)會計檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴禁使 用明火,嚴禁吸煙,除照明用電外,嚴禁使用與檔案保護無關的用電設備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙

    。

    (5)所有紙質會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應加蓋財務專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。

    五、會計檔案借閱

    1、會計檔案借閱適用于在財務部保管的會計檔案。

    2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領導、財務部領導簽字同意的紙質申請表,檔案管理人員將紙質申請表與電子申請核對一致,調出對應的會計檔案供借閱人查閱。

    3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。

    4、檔案管理人員對于取出調閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。

    5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領導、財務部領導審批同意。

    6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。

    六、會計檔案移交

篇2

中圖分類號：F253文獻標識碼： A

一、現(xiàn)階段財務檔案管理工作的基本狀況

隨著經(jīng)濟社會和信息技術的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎上，信息技術和網(wǎng)絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經(jīng)濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。

二、財務檔案管理方存在各方面的問題

1、財務檔案管理意識淡薄

財務檔案工作是保存歷史、服務現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。

2、財務檔案沒有專人負責

除一些大型企業(yè)設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業(yè)機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。

3、會計檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范

應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據(jù)的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。

4、檔案室的設施不完善

有的企業(yè)沒有設專門的檔案室，有的企業(yè)將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

5、管理制度不健全

多數(shù)財務檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

三、提高財務檔案管理水平的措施

1、加強財務檔案管理組織建設

1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。

1.2根據(jù)單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。

1.3提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩(wěn)定。

1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質與能力，適應和跟上時展的步伐。

2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執(zhí)行力

良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務檔案管理具體工作當中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業(yè)應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規(guī)定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業(yè)的財務檔案管理規(guī)定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業(yè)在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內(nèi)容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負責人應該帶頭執(zhí)行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規(guī)定。

3、實現(xiàn)財務檔案管理部門的專業(yè)技術水平與能力提升

企事業(yè)單位的檔案管理人員應當適時開展專業(yè)技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。

4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。必須建立企業(yè)財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平

在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅動力之一。以電子計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

財務檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經(jīng)濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經(jīng)濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據(jù)，具有很大的社會價值和經(jīng)濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。

6、財務檔案管理由專人負責

對于一些小型企業(yè)可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。

負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。

7、加強硬件設施建設

不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。

結束語

財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經(jīng)濟環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應的經(jīng)濟支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關數(shù)據(jù)會計資料真實、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升。

篇3

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中圖分類號]G271；F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-00-02

1 財務檔案管理的作用及主要內(nèi)容

1.1 財務檔案管理的主要內(nèi)容

財務檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動的憑證，如會計憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財務總結報告，如按時間劃分的會計報表、季度報告及年度報告等；③包含事業(yè)單位的詳細會計賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對賬、相應會計檔案的清單及保管項目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財務設備的軟硬件設施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會計材料及單位內(nèi)財務記錄的材料及數(shù)據(jù)等。

1.2 財務檔案管理的作用

財務檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，財務檔案管理的實施，能切實加強企業(yè)單位對內(nèi)部經(jīng)濟狀況的掌控。第二，財務檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟互通的賬目，加強企事業(yè)單位的財務檔案管理，能為合作雙方提供完整的報表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強財務檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會計報表等具備較高的科學性及準確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項經(jīng)濟活動時，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財務檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟情況的直接反映，政府能根據(jù)財務檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場運營更加規(guī)范。第五，財務檔案較為詳細地記錄了經(jīng)濟活動與業(yè)務往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗指導，使企業(yè)有效面對持續(xù)變化的市場。

2 企事業(yè)單位財務檔案管理常見的問題

2.1 財務檔案管理人員能力偏低

一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財務檔案管理大都由會計人員兼任，而此類人員普遍對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，更多的是對財務檔案進行基本的整理，未對不同類型的檔案進行分類整理，直接導致企事業(yè)單位財務檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關檔案時，通常需要耗費較長時間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財務檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結構及知識結構不合理，導致管理效果不佳。

2.2 財務檔案管理機構設置不完善

單位財務檔案管理機構的設立，是內(nèi)部財務檔案管理工作開展的重要保障，同時也是相關法律規(guī)章制度的要求。然而，當前多數(shù)單位內(nèi)財務檔案管理機構設置不完善，部分單位甚至并未設置此類機構，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責及架構方面不夠科學合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會計檔案交由會計人員專門負責，而對檔案的歸檔則交由辦公室人員負責，檔案的咨詢、查詢服務卻由資料形成人員專門負責。這種工作分配的形式較為分散，會極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財務檔案管理的質量及效果。

2.3 財務檔案管理工作的規(guī)范性不足

在現(xiàn)實的財務檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標準，對企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財務檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設施設置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實。

2.4 單位對財務檔案管理工作不夠重視

當前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領導干部、基層員工都對內(nèi)部財務檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認為，財務信息本身屬于保密的資源，應當嚴加保管，將一些賬務信息進行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財務管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對財務信息的管理，沒有切實做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導致整個工作混亂不堪。

3 解決企事業(yè)單位財務檔案管理問題的規(guī)范策略

3.1 大力提升財務檔案管理工作團隊能力

企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應培訓工作，大力提升財務檔案管理工作團隊的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實際工作培訓中，企事業(yè)單位必須對能力強的人員實施獎勵，以切實激發(fā)出核心團隊的學習能力；而對能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強對其的鼓勵，激發(fā)其學習的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實提升檔案管理工作的合理性、科學性，從而實現(xiàn)檔案價值的全面提升。

3.2 完善財務檔案管理機構設置

在具備充足、穩(wěn)定的財務檔案管理人員的基礎上，設置科學、合理的財務檔案管理機構。通過該機構大力推行目標管理責任制度，并直接將財務檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標計劃上，將財務檔案管理質量作為年度評比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財務檔案管理人員對檔案管理工作的積極性。同時，還應協(xié)調好部門內(nèi)部人員的工作，促使財務檔案管理工作更加流暢、準確。這樣才能有效提升財務檔案管理工作的質量、水平。

3.3 強化信息化管理力度

近年來，科技技術發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強化財務檔案管理中新技術的運用。這就可以通過完善會計電算化系統(tǒng)來實現(xiàn)，據(jù)此有效強化財務管理工作的數(shù)據(jù)庫構建，并定期維護好系統(tǒng)的更新升級，保持技術的持續(xù)更新，以學科技術為主要依托，切實提升財務管理工作的效率水平。而對于移動硬盤等技術類數(shù)據(jù)存儲設備，則要求企事業(yè)單位必須強化相應的技術管理。此外，強化對單位內(nèi)庫房建設，也是保障財務檔案管理的關鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財務檔案存檔時所必須的基本條件，據(jù)此來建設能夠支撐多種不同類型檔案存儲的庫房。

3.4 提升事業(yè)單位對財務檔案管理工作的重視度

首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領導對財務檔案的價值進行探討，在實際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領導深刻認識到財務檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要促進作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構建和完善相應的檔案管理網(wǎng)絡，充分結合單位規(guī)模及經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負責管理，并健全財務檔案管理方面的規(guī)章制度，將財務檔案管理直接納入整個單位的整體發(fā)展中，保證權責分明，實現(xiàn)事業(yè)單位財務檔案管理工作的協(xié)調發(fā)展。

4 結 語

在當今知識經(jīng)濟的時代，各個企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動自身業(yè)務不斷進步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實有效地控制成本，提升其經(jīng)濟效益和價值。財務檔案管理工作的完善，對財務管理水平的提升而言，意義重大。

主要參考文獻

[1]劉靜.如何提高財務檔案管理的規(guī)范化和水平[J].城建檔案，2016（9）.

[2]劉殿朕.規(guī)范食堂財務檔案管理，提高財務管理水平[J].決策與信息旬刊，2016（6）.

篇4

1.1 規(guī)范財務核算業(yè)務

財務檔案管理以管理為基礎，從優(yōu)化手段，以“細”為主。做到細致入微，并提高財務的管理效率。財務工作人員應該嚴格遵守財經(jīng)紀律，做到嚴格審核，嚴格把關，認真執(zhí)行行業(yè)各項規(guī)章制度，提高財務會計核算水平。促進財務會計核算規(guī)范化是財務檔案管理的重要手段。實施控制資金外流，加強審批程序的嚴格化，確保預算不會超出實際支出。

1.2 完善檔案管理的規(guī)劃方式

定期對資產(chǎn)進行實地盤點，根據(jù)統(tǒng)計庫存易損耗品和已有資產(chǎn)的實際數(shù)數(shù)額，來反映企業(yè)資產(chǎn)的實際營業(yè)狀況，并提高企業(yè)資產(chǎn)管理的效率，保證企業(yè)資產(chǎn)的增值與節(jié)流。為完善檔案管理的規(guī)范方式，提升檔案管理信息化水平，應定期檢查檔案、安排業(yè)務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時做好檔案交接工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設施。

1.3 完善財務管理制度

財務人員核算的同時，需注意不斷地完善各項內(nèi)部制度，全面規(guī)范預算管理制度。嚴格審核財務手續(xù)，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動和企業(yè)資產(chǎn)的保值增值；根據(jù)國家有關財務管理和公司的具體規(guī)定，根據(jù)公司現(xiàn)在的實際情況，指定特別規(guī)章制度，完善新會計準則遵循責任相關制度；開展增收業(yè)務管理制度，堅持從財務的角度分析財務監(jiān)管現(xiàn)狀，從而提高財務的監(jiān)管水平，完善財務的管理制度[1]。

2 財務檔案管理水平提升對策

2.1 提高管理人員職業(yè)素質，強化會計基礎工作

當傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題時，例如：財務管理人員意思淺薄、財務管理制度不夠完善。財務管理人員知識和技能達不到要求的水平，沒有辦法提升財務檔案管理水平，進而需要強化財務檔案管理的意識，利用信息化管理手段來提升財務檔案管理制度，并且有效提高財務檔案管理人員的職業(yè)素質。抓住基礎，練習業(yè)務會不斷地提高我公司的會計基礎工作，會計基礎工作是會計工作的重要環(huán)節(jié)，也是財務管理的基礎部分，近年來，會計基礎工作作為公司財務部門的首要任務來抓，把經(jīng)濟建設和經(jīng)濟管理的企業(yè)制度融合在一起，就會形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財務管理水平基本平衡[2]。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設施。定期安排業(yè)務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時做好檔案交接的工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。

2.2 建立內(nèi)部財務管理制度，規(guī)范財務收入與支出

按照國家的要求，財務管理制度是會計監(jiān)督的基本準則和行為規(guī)范，結合有序的財務制度，是完善企業(yè)制度的有效保障。為了整個公司的財務管理制度做到有條有序，會計基礎的建立要結合公司自身的管理要求和經(jīng)營特點，并列出成本核算統(tǒng)計和會計預算考核報告，使整個公司的財務狀況得到良好改善。同時，為公司的管理制度提供切實可行的實施計劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級主管匯報工作，內(nèi)部控制的財務狀況，由部門領導總結財務收支預算的情況和意見，對資金和稅收進行審核排查，將結果發(fā)表到月末考核結果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業(yè)績考核。以上措施的執(zhí)行，不僅能督促會計從業(yè)人員提高工作質量，做到認真、負責、謹慎，同時也規(guī)范財務收入與支出，最后也防止違規(guī)違紀的行為發(fā)生，提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平[3]。

2.3 實行會計主管管理監(jiān)督的工作

會計的準確信息離不開財會的管理方法與管理水平，主要從實質出發(fā)，以主管委派工作內(nèi)容的完成程度。由于公司財務部門工作人員的綜合素質較強，因而選拔具有獨立工作能力的會計人員，代表公司所屬部門進行檢查監(jiān)督，并負責財務資產(chǎn)管理和會計核算工作。會計主管主要負責公司的工資發(fā)放和費用支出，減少所在單位對工作的干預，增加主管的工作自主性和領導能力。會計主管應提高會計信息的準確性，架起一頂“橋梁”，避免經(jīng)營活動中的發(fā)生不規(guī)范的活動信息。財務檔案管理工作對于任何企業(yè)的各個部門發(fā)展都有著非常重要的意義和作用，為企業(yè)和事業(yè)單位的各項活動提供了直接有效的數(shù)據(jù)。面對市場經(jīng)濟的大背景，做好企業(yè)的財務管理工作是非常重要的，每個企業(yè)或事業(yè)機關部門都要實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化，企業(yè)財務工作，任務相當龐大，競爭相對激烈，但是在中國的財務檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業(yè)會有專們的協(xié)助人員之外，事業(yè)單位也實現(xiàn)了統(tǒng)一的財務管理制度。

2.4 完善財務檔案管理細節(jié)

篇5

2財務會計檔案信息化建設意義

檔案信息來自兩個方面。狹義的檔案信息是檔案內(nèi)容的信息統(tǒng)計；廣義信息是檔案信息與政治、經(jīng)濟、社會、文化等各方面相結合的信息。會計檔案信息化建設直接影響到企事業(yè)的檔案管理，其技術起著非常重要的作用，會計檔案信息化建設的過程，實際上是對先鋒的檔案管理工作發(fā)展的單位，經(jīng)技術檔案找到對策。

3財務會計檔案信息化建設的基本發(fā)展趨勢

（1）會計檔案管理內(nèi)容趨于數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理，首先確保數(shù)字檔案館的內(nèi)容，在以前的條件下傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)字化的管理模式，他們的工作內(nèi)容也有很大的變化，除保持會計檔案以紙質文件保存，圖片主要以圖紙和照片形式、視頻信息主要是以電影的形式進行數(shù)字管理，打破傳統(tǒng)檔案館的形式，開始過渡到數(shù)字形式。

（2）會計檔案管理方式趨于技術化。對會計檔案管理形式的變革是基礎的改變，在數(shù)字檔案管理中，要求相關的管理人員，必須能夠熟練操作和使用計算機來解決相關問題。對會計檔案提出數(shù)字管理要求，主要是在計算機和網(wǎng)絡的世界，將會計檔案管理方法與現(xiàn)代主流文化的結合的產(chǎn)物。

（3）會計檔案管理信息化發(fā)展，在目前這個大數(shù)據(jù)時代中，在多數(shù)年輕專業(yè)技術人員的里，有一定的認識基礎。這對推進其的廣泛發(fā)展起到了很大的推進作用。會計檔案數(shù)字化管理的主要特征是多元化的協(xié)助單位的發(fā)展，為其提供決策支持和建議。

4.財務會計檔案信息化建設及管理工作中出現(xiàn)的問題

4.1管理規(guī)范化程度低。

我們國家缺乏統(tǒng)一的文件管理規(guī)范和標準。一些企業(yè)比事業(yè)單位的文件管理水平要更高。另外，工程的文件管理存在著地區(qū)之間、單位之間的差異，部分地區(qū)甚至有的地方都充分有效地記錄，文件信息資源沒有統(tǒng)一建設的問題，嚴重妨礙文件管理工作的發(fā)展和完善。

4.2財政支援不足。

財務會計檔案管理信任化建設需要充分的資金支持，只有專業(yè)的軟硬件設備才能為財務會計檔案信息化建設提供相關的基礎設施支持，提供會計資料管理的環(huán)境條件。但是，在實際工作中，財政資金對這塊的資金補助是非常缺乏的，這對財務會計檔案信息化建設帶來了極大的困難。

4.3對財務會計檔案信息化建設管理的重要性認識不足。

一些企事業(yè)單位的會計檔案管理人員對會計檔案管理的信息化認識并不充分，對會計資料數(shù)字化、信息化的現(xiàn)代管理模式的理解不到位，以及內(nèi)部控制制度的缺失。相關管理人員對財務會計檔案管理形不成一個全面、有效的業(yè)務，在一定程度上對財務會計檔案管理工作造成了阻礙。

4.4缺乏專業(yè)人才。

財務會計檔案管理的新式建設對專業(yè)知識和工作人員要求比較高，不僅要求相關人員具備扎實的會計基礎知識與足夠的工作經(jīng)驗，還要精通辦公自動化的相關操作。但是目前，會計檔案管理信息建設專門人員相對較少，缺乏一定的管理和專業(yè)工作經(jīng)驗，對會計資料信息化沒有幫助。

5加強財務會計檔案管理及其信息化建設的措施

5.1將財務會計檔案信息化管理規(guī)范化

目前我國對于會計檔案信息化管理方面沒有完善的制度出臺，各個地區(qū)間、單位間的具體會計檔案信息化管理工作也存在個體差異，主要表現(xiàn)就是沒有規(guī)范化。會計檔案信息化管理在實際上還存在許多漏洞。建立完善統(tǒng)一的工作規(guī)范、會計檔案信息化管理，不僅有助于企事業(yè)單位提高工作效率和資源利用率，而且從根本上保證會計檔案管理的質量。事實上，在將紙張信息轉換成數(shù)字信息的過程中，技術人員不僅需要輸入和掃描文件，而且還包括提交和存儲等具體的工作程序。項目的每一步都需要行業(yè)標準的具體細節(jié)，這是會計檔案信息管理和建設的必由之路。

5.2加強會計檔案信息化管理基礎設施建設。

加強會計檔案信息化管理基礎設施建設，首先要增加這塊資金的投入。只有解決好資金來源問題，企事業(yè)單位的財務會計檔案信息化管理工作才有可能有更進一步的發(fā)展。同時，只有充分認識其重要性，確保獲取可靠的軟硬件設施的專項資金，才能保證檔案館的有序發(fā)展。此外，為了保證軟硬件基礎設施的正常運行，我們必須加強計算機網(wǎng)絡平臺的建設和完善，利用先進的信息和多媒體技術，建立和完善會計資料檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的有效共享。

5.3，提高對會計檔案管理信息化建設的認識水平。

有關單位、各部門、管理干部要不斷提高自身的責任意識，建立有效的財務會計檔案信息化管理責任制，使會計檔案信息建設工作有序有序進行。

5.4，加強會計信息管理人員的財務管理培訓。

篇6

(一)推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化，是實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理由粗放型向集約技術型轉變的必然要求。對我們來說，社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理是一個新事物，經(jīng)過幾年的初步探索，對社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的類型、內(nèi)容構成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經(jīng)有了一定認識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態(tài)，不利于社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(二)推進杜區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化，是加強國家檔案資源建設的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理的規(guī)范化水平，國家檔案資源建設將會受到十分不利的影響。

(三)推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化，是實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的自動化和網(wǎng)絡化已經(jīng)提到了重要議事日程，如果不推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理的規(guī)范化，使其管理內(nèi)容、管理方式、方法不加以規(guī)范，要實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理的自動化和網(wǎng)絡化是根本不可能的。

(四)推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化，是充分發(fā)揮社區(qū)衛(wèi)生服務職能的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務具有醫(yī)療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術服務等六位一體職能，是社區(qū)建設的重要組成部分。隨著社區(qū)建設的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務作為政府實行的具有一定福利性質的社會公益事業(yè)，正日益成為社區(qū)居民離不開的重要事業(yè)。如果不推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理的規(guī)范化水平，就很難提高社區(qū)衛(wèi)生服務的水平和效率，影響社區(qū)衛(wèi)生服務作用的充分發(fā)揮。

二、推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化的主要任務和內(nèi)容

明確社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化的任務和內(nèi)容，是推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化的關鍵。從目前情況看，推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化的主要任務和內(nèi)容有如下三個方面：

(一)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的構成

從目前情況看，社區(qū)衛(wèi)生服務檔案主要應包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等。

1．社區(qū)衛(wèi)生服務綜合管理類檔案主要應包括對社區(qū)衛(wèi)生服務機構、人員、資格等方面進行管理的過程中產(chǎn)生的相關文件材料和社區(qū)綜合健康狀況材料。社區(qū)綜合健康狀況材料，主要應包括四個方面情況：①社區(qū)人口學資料；②社區(qū)患病資料；③社區(qū)死亡資料；④社區(qū)危險因素調查及評估等。

2．家庭健康檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的核心，主要應包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應包括兩個方面，一是以問題為導向的健康問題記錄，二是以預防為導向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉診、會診記錄等。預防為導向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預防接種記錄；③兒童生長與發(fā)育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。

3．社區(qū)衛(wèi)生服務健康教育類檔案主要應包括健康教育系統(tǒng)、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內(nèi)容、健康促進記錄等。

4．社區(qū)衛(wèi)生服務藥品管理類檔案主要應包括社區(qū)衛(wèi)生服務機構藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進出庫清單、藥品采購清單等。

5．社區(qū)衛(wèi)生服務設備類檔案主要應包括社區(qū)衛(wèi)生服務機構購置診斷設備、治療設備、醫(yī)療輔助設備、電教設備的隨機文件材料和在使用維護過程中形成的文件材料。儀器、設備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區(qū)衛(wèi)生服務基本建設類檔案主要應包括社區(qū)衛(wèi)生服務辦公、活動場所等基本建設項目的文件材料，如基本建設項目的設計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區(qū)衛(wèi)生服務財務檔案主要包括財務決算報表、賬簿、憑證等。

(二)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的分類方法

可將整個社區(qū)衛(wèi)生服務檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進行分類。先將健康檔案按社區(qū)內(nèi)的各個家庭分類，然后在每個家庭內(nèi)按家庭成員的姓氏進行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內(nèi)按品種進行分類。

5．設備管理類宜采用類別――設備分類法進行分類。先將設備類檔案按設備類別分開，然后在每個類別內(nèi)按具體設備進行分類。

6．基本建設類宜采用項目分類法進行分類。將基本建設類檔案按各個具體的基本建設項目進行分類。

7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按會計檔案材料的類型進行分類。

(三)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理的幾個重要環(huán)節(jié)

1．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的收集工作。堅持集中統(tǒng)一管理社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的原則，進一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務文件材料的歸檔范圍，將社區(qū)衛(wèi)生服務文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區(qū)衛(wèi)生服務文件材料進行系統(tǒng)化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的保管和檢索利用提供基礎條件。

3．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護、保密、統(tǒng)計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。

4．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務檔案的提供利用工作。加強社區(qū)衛(wèi)生服務檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優(yōu)質高效地提供檔案查借閱服務，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區(qū)衛(wèi)生服務工作的實際需要。

三、推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化的主要措施

推進社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進。

(一)必須加強對社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理規(guī)范化的宏觀研究，在管理理論上實現(xiàn)突破。將社區(qū)衛(wèi)生服務檔案規(guī)范化管理的研究列入有關計劃，盡快拿出研究成果，以指導實踐。

(二)必須把社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理列為社區(qū)衛(wèi)生服務業(yè)務建設的一項重要內(nèi)容，使其同步發(fā)展。將社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理納入社區(qū)衛(wèi)生服務事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和計劃當中，與其同步規(guī)劃，同步建設，使社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理工作隨著社區(qū)衛(wèi)生服務事業(yè)的發(fā)展而同步發(fā)展。

(三)必須加強對社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理的業(yè)務培訓、檢查和指導。社區(qū)衛(wèi)生服務機構建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業(yè)務培訓、檢查和指導，就跟不上檔案管理科學化、規(guī)范化、標準化的發(fā)展進程。只有及時培訓、常指導、勤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應高度重視社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理工作，切實加強對社區(qū)衛(wèi)生服務檔案管理工作的業(yè)務指導。

篇7

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質量管理規(guī)范》頒布實施，對采供血機構質量管理提出了規(guī)范性的要求，其中對采供血質量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環(huán)節(jié)中原始記錄是血液質量的客觀依據(jù)，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規(guī)范性就愈加重要。

1 《血站質量管理規(guī)范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質信息 凡從事與血液質量有關崗位工作人員的教育經(jīng)歷、培訓、再培訓證明、專業(yè)技術資格、崗位資質、特殊崗位培訓證明、與質量崗位操作相關的批準、授權等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發(fā)放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應納入歸檔管理范圍。

1.3質量控制記錄 各種血液產(chǎn)品、關鍵設備、環(huán)節(jié)、工藝衛(wèi)生、環(huán)境、物料等質量抽檢記錄等檔案。

1.4質量管理記錄 質量文件、記錄控制、內(nèi)部審核、管理評審、過程控制、質量改進及確認、差錯管理、預防糾正措施、顧客滿意調查等檔案。

1.5 基礎設施、設備、耗材管理檔案 設備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監(jiān)視設備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發(fā)、新技術應用等檔案 科研立項、階段管理、結題、評審、鑒定、應用等技術文件檔案。

1.7采供血數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息 財務報表、采供血工作量、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析及財務分析等檔案。

2采供血機構檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質量管理規(guī)范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現(xiàn)狀：一是對采供血質量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統(tǒng)化正規(guī)化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導致在出現(xiàn)需出示各種質量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業(yè)務科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導致工作無記錄、記錄不全、不規(guī)范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環(huán)節(jié)和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉存、銷毀等監(jiān)管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準

采供血專業(yè)機構由于其業(yè)務工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業(yè)規(guī)范標準，現(xiàn)有的機關或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現(xiàn)規(guī)范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性?！堆举|量管理規(guī)范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的眾多質量記錄并未規(guī)定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據(jù)各自對規(guī)范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規(guī)范。

2.3 缺乏高素質的檔案管理專業(yè)人才

目前許多采供血機構的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔任，專業(yè)知識匱乏；各業(yè)務科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓，造成檔案產(chǎn)生源頭管理不力的現(xiàn)狀。很多單位配備了專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，但又缺乏對采供血業(yè)務工作流程的充分了解，不了解業(yè)務工作和文件產(chǎn)生過程，以及文件之間的聯(lián)系，整理立卷工作難度大。對重復過程、科室間的業(yè)務交接、與本科室職能無關的參考性材料等，往往被重復歸檔或忽視歸檔，案卷質量也難以保證。

2.4 對待非紙質檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網(wǎng)絡的安全使用、采供血數(shù)據(jù)定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統(tǒng)計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎上，為人們的社會實踐、科學研究服務最大化的實現(xiàn)檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領導和監(jiān)管

把檔案管理工作擺上采供血質量管理的重要位置，落實到各項業(yè)務活動的每個環(huán)節(jié)。單位領導、檔案管理人員和采供血一線的業(yè)務人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環(huán)節(jié)、各過程都應納入檔案管理的系統(tǒng)工程，在各科室和有關人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結合采供血行業(yè)特點，依法規(guī)范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規(guī)范》的規(guī)范要求，結合采供血行業(yè)工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構或檔案管理部門應制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規(guī)章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規(guī)范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質量記錄在內(nèi)所有工作部門和流程的質量管理體系，規(guī)范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規(guī)范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環(huán)節(jié)納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應結合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產(chǎn)生、交接、保存的源頭、過程及部門規(guī)律，使檔案管理體現(xiàn)行業(yè)特色，逐步實現(xiàn)檔案工作法制化、規(guī)范化、科學化。

3.3提高檔案人員綜合素質，提高檔案管理水平

努力創(chuàng)造多種培訓、學習機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業(yè)務知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率

應借助網(wǎng)絡化管理的條件和優(yōu)勢，實現(xiàn)采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質檔案、尤其是計算機網(wǎng)絡形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發(fā)和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛(wèi)生部.血站質量管理規(guī)范,2006.4.

篇8

公司現(xiàn)建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務檔案。檔案室內(nèi)消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經(jīng)費及歷史原因，公司檔案未實施電子備份，重點檔案保護下?lián)芙?jīng)費為零。

存在的不足：

篇9

2.要建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度。項目檔案管理既然是一個系統(tǒng)工程，那么就需要有相應的措施來管理，有相應的規(guī)范和制度進行約束。日常工作中，項目檔案管理需要建立的制度主要有：有關領導分工負責制；項目技術人員負責制；項目檔案歸檔范圍與分類標準；檔案移交制度；交工文件分類整理編制規(guī)范；檔案保管利用制度等。建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度，既是項目建設管理工作的要求和重要內(nèi)容，也是項目檔案管理有章可循的有效保證。要讓所有參加工程建設項目的工作人員懂得，在工程項目施工建設、安全質量控制的過程中，不可忽視項目檔案材料的形成、積累、歸檔工作；因此，要求各參建單位應針對本單位本部門在工程建設項目中承擔的角色認真負責，并制訂切實可行的工程項目檔案管理規(guī)章制度，真正做到把工程建設項目檔案管理“納入到企業(yè)管理工作的重要議事日程；納入有關人員的職責范圍；納入財務預算；納入合同管理之中”。使工程項目檔案管理工作更加規(guī)范和科學，達到項目檔案管理與項目施工建設同步進行的目標。實際工作中，凡是工程建設項目管理工作計劃性強，管理科學，制度落實，程序規(guī)范的單位和部門，其項目檔案管理工作也相應規(guī)范，否則不然。

篇10

電算化會計檔案的內(nèi)容

1、紙質會計檔案。指從會計電算化系統(tǒng)打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表、財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2、非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

3、計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)型號；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

電算化會計檔案的特點

1、會計電算化檔案比本文由收集整理傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)意義上的紙質檔案外，還包含了電子資料和電子數(shù)據(jù)。

2、電算化會計檔案保存時間短，對環(huán)境的依賴性強受質量、溫度濕度、光和空氣、磁場等因素的影響較大，易受破壞。電子文件載體材料的壽命一般為5—10年。

3、檔案有特定的格式，電算化會計檔案是在經(jīng)過計算機定的編制好的程序軟件環(huán)境下進行處理，產(chǎn)生會計數(shù)據(jù)資料，這樣會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導出的會計檔案可能具有不相同的格式。

4、電算化會計檔案便于管理、分析，可迅速的獲得所需結果。通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，更節(jié)約了辦公成本，有利于專業(yè)管理，提高了工作效率和工作質量。

5、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經(jīng)被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認。

6、電算化會計檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。在無特

轉貼于

定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就失去利用價值。

會計電算化檔案管理存在的問題

1、對會計檔案的重視不夠。沒有對會計檔案設置專員管理使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機構時往往只移交紙質檔案，而不是紙質文檔與電子文檔同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質量和效果。

2、缺乏計算機維護、網(wǎng)絡安全的相關人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，目前會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，一旦計算機及服務器出現(xiàn)故障，就會造成財務數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟損失。

3、會計檔案管理制度不完善。實行電算化以來，會計檔案與財務軟件的版本越來越多，為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，就必須形成一套科學實用的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以使相關管理制度常規(guī)化和規(guī)范化。同時，財務軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，嚴重影響對會計檔案的管理

建議和措施

1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被人惡意修改。定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質的損壞導致電子檔案的丟失或不完整。完善硬件設施建設，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

2、加強防范，確保檔案安全。會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統(tǒng)的計算機不應直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實行會計網(wǎng)絡化管理，一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會計檔案的安全?？刹扇〉拇胧┌ǎ涸趩挝粌?nèi)部設置防火墻，安裝信息網(wǎng)關和安全路由器，設計授權和身份認證系統(tǒng)，進行信息加密，加強安全監(jiān)測預警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。

3、提高電算化會計檔案保管人員素質。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業(yè)知識，還必須具備電算化、網(wǎng)絡工程和信息系統(tǒng)知識，具備較高的計算機操作技能。應該針對現(xiàn)有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓學習，提高他們的專業(yè)技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學化、安全化管理提供保障。