導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理機制，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

醫(yī)院進行自主招聘是根據醫(yī)院的實際發(fā)展需求而展開的編外人員的招聘，因為只有引進高素質的專業(yè)人才，才能促進醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。然而醫(yī)院在對這些人員的檔案進行管理的過程中，一些問題也隨之顯現出來，基于此種情況，筆者以醫(yī)院實行人事檔案管理機制的優(yōu)勢作為文章內容的切入點，并對人事檔案管理存在的問題和對策進行了詳細的闡述，希望能對醫(yī)院的檔案管理人員提供一些借鑒和幫助。

一、醫(yī)院實行人事檔案管理機制的優(yōu)勢

（一）促進醫(yī)院職位結構的合理化

眾所周知，每個事業(yè)單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫(yī)院對人才的需要。而醫(yī)院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫(yī)院人才納入的限制，不僅促進醫(yī)院職位結構的合理化，同時也讓醫(yī)院納入了大批的高素質的專業(yè)人才，提高了醫(yī)院的醫(yī)療水平的同時，也使醫(yī)院獲得了更高的經濟效益

（二）簡化招聘流程，促進醫(yī)院用人機制的良性發(fā)展

正如上文所述，醫(yī)院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫(yī)院人才招聘的限制，這樣醫(yī)院就可以根據自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調動，過程非常復雜，手續(xù)相當煩瑣。而醫(yī)院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續(xù)的過程中非常便捷，醫(yī)院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優(yōu)勝劣汰的政策，從而促進醫(yī)院用人機制的良性發(fā)展。

（三）可以有效解決醫(yī)院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題

隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫(yī)院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。

二、現階段人事檔案管理存在的主要問題

（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作

我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調政審、黨團關系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構聯系，要不就是認識機構去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。

（二）人事制度不夠完善

由于醫(yī)院和人事機構的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構對醫(yī)院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發(fā)揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。

（三）加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強度

通過以上的敘述我們知道，醫(yī)院把人員的人事檔案都是放在人事機構的。所以，醫(yī)院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強度。

（四）人事機構的人事檔案信息更新不及時

人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內容就顯得非常的滯后。

三、人事檔案管理的有效路徑

對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫(yī)院人事檔案管理機制，不僅能提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，更為醫(yī)院的高校發(fā)展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內容如下：

（一）促進檔案管理人員綜合素質的提升

可以說提高檔案管理人員的綜合素質是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現和人事機構的快速連接。

（二）建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度

眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規(guī)范管理，就必須建立健全人事管理的規(guī)章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫(yī)院的人事檔案管理向著良性的軌道發(fā)展。

（三）加快推進人事檔案的電子化進程

醫(yī)院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發(fā)人事檔案管理的系統軟件。其次，建立人事檔案基本信息數據庫以及檔案材料傳遞、接收的數據庫。再次，建立政審證明材料數據庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監(jiān)督力度。這樣就加速了醫(yī)院人事檔案的電子化進程。

（四）對人員的業(yè)績記錄在案

醫(yī)院想要獲得長久健康的發(fā)展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫(yī)院可以對人員的業(yè)績記錄在案，具體內容就是他們的技術水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構的檔案信息是否完整取決于醫(yī)院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫(yī)院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。

四、結束語

完善醫(yī)院人事檔案袋里管理機制，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。醫(yī)院想要實現對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發(fā)揮其真正的作用，從而促進醫(yī)院經濟效益的快速提升。

（作者單位為安仁縣第二人民醫(yī)院）

[作者簡介：劉，安仁縣第二人民醫(yī)院黨支部書記，歷任中學教師、機關干部、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導。]

參考文獻

篇2

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢是最大的優(yōu)勢，要實現檔案事業(yè)協調健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設放在首位。

1.1促進人才流動，盤活人才資源

引進有專業(yè)知識、專業(yè)技術、專業(yè)技能的人才充實檔案隊伍。

1.2樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發(fā)揮作用

環(huán)境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調動其積極性、主動性和創(chuàng)造性。

1.3保持檔案干部隊伍的穩(wěn)定性

檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發(fā)，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.加大檔案管理人員培養(yǎng)力度

隨著當前社會的發(fā)展和進步，檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質

檔案管理人員應認真學習檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實中央關于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規(guī)定進行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用。

2.2業(yè)務素質

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協調能力、掌握現代科學技術的復合型人才。因此，檔案人員應具有較高相應的專業(yè)知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業(yè)務素質。

2.3現代管理的素質

第一，要有開拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現新情況的意識，善于發(fā)現檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時總結工作中的經驗、教訓，取人之長，補己之短，創(chuàng)新檔案機制，促進檔案發(fā)展。

第二，要有市場意識。首先要有質量意識、效益意識。根據信息市場的需求，優(yōu)化服務措施，提高服務質量，開發(fā)利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發(fā)揮其積極作用。

第三，要有現代化意識。當前市場經濟追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現代化設備的實踐技術。

3.促進檔案工作的規(guī)范化、標準化

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。

3.1加強制度建設

制度本身就是一種規(guī)范。要根據檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規(guī)章制度，統一標準規(guī)范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執(zhí)行，建立健全各項規(guī)章制度，真正實現檔案管理各環(huán)節(jié)的標準化、規(guī)范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標準化、科學化。

3.2嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量

篇3

完善的檔案管理制度是制定工作目標的規(guī)范和約束，更是檔案信息服務的前提保證。國家檔案局頒布《企業(yè)檔案工作規(guī)范》以來，中油吉林石化公司根據企業(yè)特殊載體檔案實際情況編制完善了《特殊載體檔案管理辦法》，并依據中油《集團公司檔案管理手冊》，規(guī)范了檔案工作制度和流程，形成了《吉林石化公司檔案管理辦法》，統一特殊載體檔案等各大類別檔案工作標準。從組織管理、設施設備、基礎業(yè)務、檔案信息化、開發(fā)利用五個方面入手，建立特殊載體檔案“歸檔制度、保管制度、統計制度、利用制度、保密制度”五大制度，嚴格執(zhí)行各項標準，籌劃了特殊載體檔案規(guī)范。在這部分特殊載體檔案的管理條件標準的制定上，借鑒相關行業(yè)標準，建立起更加適合本企業(yè)管理的標準和硬件保證。

針對電子檔案的不同載體形成，吉化公司檔案館緊緊圍繞公司辦公自動化的開展，將電子文件的使用與管理、遠程網絡服務作為新型檔案資源進行管理，將管理和服務制度進行細化，從源頭開始，制定了職責明確、高效便捷的規(guī)章制度。為此吉化公司專門印制了《電子檔案管理手冊》，明確了收集、管理、使用、運行、服務、保密、安全等一系列制度和要求，作為企業(yè)檔案館、二級企業(yè)部門檔案室、專兼職檔案管理人員的三級檔案操作規(guī)范的執(zhí)行標準。特別是在音像檔案的收集管理利用上，吉化公司實行三級管理聯動制度，凡屬在公司內發(fā)生的各種重大活動，由所在單位檔案部門隨時進行拍攝錄制，及時上報給上一級管理部門，制作內容全部上傳公司檔案館，達到多點采集，集中管理，多點利用，統一標準，使檔案信息資源在保證及時共享的同時，有了更適合發(fā)展和建設的制度保障。

二、管理措施創(chuàng)新促進基礎工作建設

吉化公司檔案館在加強基礎建設的同時，注重特殊載體檔案管理措施的創(chuàng)新。公司檔案館經常向公司領導匯報特殊載體檔案的管理狀況，及時宣傳這部分檔案為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造的社會價值和經濟價值，引起領導的重視。近年來，公司領導對庫房改造、設備更新給予大力支持，特別是將新館建設列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并進入建設之中。特殊載體檔案的管理更加規(guī)范，條件更加完善，利用更快捷準確高效。

吉化公司領導十分支持檔案工作思路的創(chuàng)新，促使檔案工作不斷出新。比如對特殊載體檔案的管理條件的標準制定上，檔案工作沒有先例可查，吉化公司檔案館借鑒相關行業(yè)標準，建立起更加適合本企業(yè)管理的標準和硬件保證。從過去的拍攝、制作、審查、播發(fā)，最后再到歸檔、管理、開發(fā)、利用，這是信息再生過程從繁瑣復雜中解脫的過程。通過三級聯動，簡化了程序，推移了檔案工作的前沿，明確了原有的影像的拍攝就是檔案的形成，制作審查就是檔案的整理，播發(fā)利用與檔案的存檔管理同步進行，不僅讓檔案工作提速，同時也減少了工作環(huán)節(jié)，也對檔案的深層次服務提出更高的要求。

在創(chuàng)新工作上，吉化公司檔案館緊跟時代步伐，隨著各種特殊載體檔案的增加，檔案管理手段也在不斷提升。檔案信息庫的建立，使得企業(yè)檔案在服務上更便捷，管理更科學有序，資源共享成為現實，特別是在信息化提升的同時，提出要熟練使用E6系統進行多種方式查詢，由一般向“查全率、查準率”的優(yōu)質服務轉變，由簡單服務向“增值服務”提升，加強了檔案管理的軟、硬件管理手段。由于發(fā)展的需要，公司給予了大量的投入，購置了專業(yè)的影像編制、攝制設備、大容量的檔案管理終端，確保了檔案創(chuàng)新工作的不斷深入和持續(xù)發(fā)展。

吉化公司檔案館在將以往紙質檔案數字化處理過程中，采取多種形式進行數字化處理，采取新的輸入系統、多方聯動、創(chuàng)新工作方式，在較短時間里完成館藏檔案50%的數字化目標，為數字化檔案館做好了數據資源準備。

吉化公司檔案館注重人才培養(yǎng)，每年要讓檔案工作者有一定的時間進行創(chuàng)新培訓學習和經驗交流，創(chuàng)建一個良好的學習氛圍，鼓勵創(chuàng)新工作。吉化公司檔案館對那些在檔案創(chuàng)新工作中能夠經常有新方法、新思路、新成果的檔案工作者給予獎勵，有創(chuàng)新成果者，可在年度評先爭優(yōu)中作為一個重要條件加分，特別是對有突出創(chuàng)造才能的檔案工作者在職稱晉升，職務任免中作為加分條件。建立起這樣的一個獎勵機制，激勵檔案工作者在創(chuàng)新工作上不斷有新的創(chuàng)造，也是檔案工作經常保持在一種活力的狀態(tài)中，讓我們的工作經常出新。

三、管理手段創(chuàng)新提升檔案服務能力

為了讓各種專項服務能常用常新，吉化公司檔案館專門建立了一個策劃實施團隊，參加公司生產辦公例會，了解各部門日程安排，掌握新項目發(fā)展脈絡，參與各項工作服務，讓檔案工作各個部門都能在企業(yè)發(fā)展建設中動起來，有用武之地。

吉化公司檔案館在籌建“建設與保障”的一個大型回顧展中，將企業(yè)發(fā)展歷史劃分了幾個大的段落，在相關資料的征集過程中，從上到下進行動員，廣泛收集，采取了有償征集與無償捐贈相結合的方式，特別是在實際操作過程中，本著走出去摸底排查，請進來“口述歷史”的方法，讓這部分檔案的館藏數量不斷增加，也為企業(yè)檔案增添了一個新門類——口述檔案。

篇4

隨著我國高等教育體制改革的深入，自1983年以來，我國的大學生資助體系發(fā)生了巨大的變化，“收費加資助”政策逐漸取代了昔日的“免學費加人民助學金”政策，形成了以“獎、貸、助、補、減”為主的多元化資助體系，用以幫助家庭經濟有困難的學生（即貧困生）順利完成大學學業(yè)。做好貧困生的身份認定則是這一資助體系有效運行的前提與基礎，科學界定貧困生在我國大學生資助體系中有著至關重要的意義。

貧困生認定工作的主要開展者是各大高校，為此各大高校進行了不少有益的嘗試，逐漸探索出一套可行而較完善的認定方法與步驟。然而隨著貧困生認定工作的不斷開展，其內部存在的問題日益顯現。以國家助學貸款的評定工作為例，根據我校調查研究表示，在每月只能消費300元以下的307名貧困生中，只有48%的人申請到了助學貸款，有39%的學生不能申請到助學貸款，有13%的學生出于各種原因并沒有申請助學貸款。調查顯示，有32%的學生認為學校助學貸款的評定不能體現學生的需要。貧困生的認定工作仍存在缺陷，工作中缺乏科學性和系統性，致使部分經濟困難的學生在實際操作中得不到國家與學校資助政策的關懷。

在整個貧困生的資助體系中，類似此種情況仍屢見不鮮，其根本原因是：在認定體系中，缺乏一套完整的高校貧困生檔案，或者即使已經建立了高校貧困生檔案，但卻缺乏科學性、系統性與可行性。本文從高校貧困生檔案建立的角度，探討走出貧困生認定工作困境的新思路。

一、完善高校貧困生檔案內容

1.貧困學生的基本情況記錄

家庭背景資料：主要包括學生本人的身份證、戶籍、基本個人經歷、家庭情況、家庭成員基本情況、家庭地址等。

在校基本資料：主要包括學生就讀年級、專業(yè)、住宿、醫(yī)療、圖書借閱、成績等情況。

2.學生經濟困難情況記錄

這一方面記錄是貧困生認定工作中最重要的一項內容，是高校一般用以評估學生困難情況與程度。因此，此方面記錄的真實性、科學性、完善性足以決定貧困生認定工作的成效問題，乃整個貧困生資助體系中的基礎。主要包括學生家庭困難的基本情況及主要原因、學生獲得資助的情況、學生在校的消費情況。具體包括以下幾個指標：

居民最低生活保障線：學校所在地保障線、學生所在地保障線。

經濟資源指標：家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入與支出之比、家庭資產總值、家庭負債總額。

人力資源指標：家庭成員職業(yè)、勞動力情況、家庭有勞動能力與無勞動能力之比、家庭成員的健康、家庭成員教育支出情況、家庭重大支出。

自然資源指標：家庭所在地（城市/農村）、有無特殊性產業(yè)。

社會資源指標：家庭親戚及其資助狀況、家庭的社會關系網及其資助狀況（包括入學前與入學后）、受資助的金額與類型、勤工助學的情況。

特殊性指標：有無特殊性重大事件（如事故、災害）。

學生在校消費指標：所在學校一般學生（非貧困生）日常生活支出情況、學生日常生活支出情況、學生與一般學生的日常生活支出之比、學生擁有電腦、手機等高檔消費品情況、學生消費習慣（節(jié)儉還是奢侈）、娛樂消費水平。

當然，這些記錄必須具備相應的真實證明材料，如有關學生日常生活支出情況的科學統計數據，后勤部門提供的月膳食卡消費數據、學生家庭所在地的民政部門及父母所在單位出具困難證明材料。

3.貧困學生在校期間的學習、品行及成長記錄

高校貧困學生在受到國家、學校和社會資助后，普遍會開闊眼界，錘煉品格，從而勤奮學習、努力實踐，學會正確對待自己、他人和社會，建立起自尊自信、理性平和、積極向上的健康心態(tài)。所以，我們有必要將經濟困難學生的這些變化通過檔案的形式加以記載保存。另外，貧困生檔案還可以包括貧困生接受資助的文件、心理變化的測試表、學習成績表、品行進步的證明、各種獲獎的榮譽證書等。

二、科學化高校貧困生檔案的建立流程

1.確定劃分標準

（1）定性標準

貧困生一般至少要符合下列基本條件之一：來自邊遠地區(qū)、革命老區(qū)、少數民族地區(qū)，家庭收入很低，經濟基礎差的學生；父母雙亡、單親、離異家庭，沒有固定的經濟資助來源，失去家庭依靠的學生；父母年事已高或家人長期患病臥床，家庭缺乏勞動力，收入來源減少、家庭已經背負大量債務的學生；家庭或本人突遭不幸，如遭遇自然災害、意想不到的事故、家人或本人突然患病，面臨突然困難的學生；城市大學生父母下崗或無固定職業(yè)和收入，家庭一直生活在貧困線以下或經濟來源減少或中斷的學生；家庭人口多，兄弟姐妹多人上學的學生。

（2）定量標準

在實踐中，高校貧困生評定標準也考慮了多種因素。但其中很多因素難以量化，并且各個高校的標準也不統一。因此在評定過程中傳統經驗主觀判斷因素占了很大部分。對貧困生的認定是一個復雜的體系，需要一個便于實際操作的科學和量化的標準。

①學生在校相對貧困標準――可以運用國際上慣用的公式：

PL=X/2

其中PL表示大學生在校月平均消費水平貧困線，X表示大學生的月平均消費水平(大學生用于大學生活、學習有關消費的平均值)。X值可通過隨機抽取不低于全校學生數的10%的問卷統計獲得，得出本校認定貧困生的量化指標（PL）。

②學生家庭相對貧困標準――我們可以參考生源地與學校所在地的最低生活保障線，科學界定高校貧困生的劃分標準線，并根據當前社會的消費水平及物價水平，動態(tài)調整劃分標準線，具體可采取以下兩種標準：

A.根據高等教育所需的基本費用，再結合學校所在地的最低生活保障線來進行高校貧困生的劃分標準線的界定。以我校醫(yī)科為例，其每年學費為5760元，說明一個大學生家庭除日常生活開銷外，每年需額外有5760元來支付學費，就是說一個三口之家每個月人均要額外有120元，而廣州市2005年規(guī)定的居民最低生活保障線是320元，所以其貧困生的劃分標準線定在440元會比較科學合理。

B.根據2005年浙江省教育廳、浙江省民政廳聯合下發(fā)的《關于認真做好高校學生家庭經濟困難情況核實工作的通知》中的規(guī)定，將低于低保標準150%以下家庭的高校學生劃分為貧困生。若此規(guī)定應用在廣州則其貧困生的劃分標準線是定在480元。

以上兩種方法得出來的標準差異性不大，都可以作為貧困生的劃分標準，具有比較好的指導性。結合廣州市物價，我校的認定標準為：低于200元的為特殊家庭經濟困難學生、高于200元且低于400元的為家庭經濟困難學生、高于400元且低于600元的為一般家庭經濟困難學生。

2.動員和宣傳，收集意見，加強業(yè)務培訓

在全面開展貧困生檔案的建立之前，學校向全校學生公布建檔的要求及流程，并進行適當的宣傳，聆聽與收集學生的意見和建議，以達到公平、公正、公開的原則，增強學生的責任感和認同感，不僅可以讓經濟有困難的學生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時也可對整個貧困生檔案建立細則與制度進行完善和修正。

學校隨同錄取通知書寄送《高等學校學生資助政策簡介》和《入學指南》，向學生及家長公布各項相關的資助政策和措施，并提前讓有需要的學生準備相關資料，為學校資助工作的順利開展作好準備。

動員宣傳對象不僅是學生還包括老師以及相關工作人員。我校提前與捐贈單位溝通，及早確定資助項目，為統籌協調安排資助工作提供了便利，也利于綜合考慮、合理分配各院系相關名額指標。要健全溝通機制，加強與校內外各單位的溝通與聯系。及時與學校財務處、基金會、助學貸款經辦銀行及各資助單位進行有效溝通，建立良好的工作合作關系，爭取各方支持，共同開展學生資助工作。

為使師生了解資助工作要求，學校應注重業(yè)務培訓工作。以下是中山大學相關工作安排。首先，針對貸款學生，學校開展了兩次專題培訓會議，通過宣傳、咨詢和培訓，使學生全面了解相關政策。為便于學生詳細了解國家助學貸款的情況、操作流程、提交材料及相關注意事項，學校制作了《國家助學貸款指南》，極大地方便了貸款學生。其次，針對各院系負責資助工作的老師，學校先后分校區(qū)開展了國家助學貸款、獎助學工作專題培訓會和咨詢會，并為具體開展貸款工作的老師制作了《國家助學貸款指南》。再次，召開學生資助工作專題交流會，就當年各助學金評選的要求、注意事項進行詳細解讀，進行現場答疑，提前解決了資助工作中可能存在的問題。最后，通過電話、QQ群、郵件等網絡通訊及時與院系溝通相關信息，為院系在資助工作方面提供即時的業(yè)務咨詢與指導。

3.學生提出申請

經濟困難的學生向輔導員（班主任）提出書面申請，并根據學校的貧困生檔案建立的要求提交相應的證明材料。

4.成立貧困生認定小組

由輔導員（班主任）召集成立貧困生認定小組，小組成員必須是作風正派、思想正直的學生――包括具有群眾基礎的班干部、宿舍長和同學代表。小組共同討論并審定申請學生的經濟困難程度。一方面使認定程序透明化，有效規(guī)范資助工作的管理和監(jiān)督，最大限度地保證認定工作的公平、公正。另一方面也要保護學生隱私，維護申請學生的尊嚴，避免讓貧困生直面全班同學審視的目光，違背了基本的慈善扶貧倫理要求。同時亦要防止認定工作受到申請對象的人際關系等因素的影響，杜絕學生拉票等現象。

5.認定小組將擬定名單和所需材料上交至輔導員（班主任）初審

6.輔導員（班主任）初審后上報院系審核

7.院系根據各班級上報材料進行審核

確定院系貧困生名單后，將《貧困生登記表》發(fā)給各貧困生根據實際情況填寫。院系將本學院的全部貧困生有關信息數據錄入《貧困生名單匯總表》，報學校學生工作部門審批。

8.學校學生工作部門審批后匯總全校貧困生信息

將其全部錄入貧困生電子檔案，《貧困生登記表》和《貧困生名單匯總表》學校與院系各保存入檔。

9.檔案的動態(tài)化管理

在貧困生建立了貧困生檔案后，應每年進行一次全面的登記和修訂，整個檔案建立的過程必須遵循客觀、科學、動態(tài)、保密、自愿的原則。對檔案進行動態(tài)的管理，以下內容必須有動態(tài)的變化，其中主要包括：家庭成員的健康情況、家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入與支出之比、勞動力情況、家庭有勞動能力與無勞動能力之比、學生家庭重大支出、學生日常生活支出情況、學生擁有高檔消費品情況、學生受資助情況等，至少一個學期登記一次?？扇〉淖龇ㄊ?，利用假期里組隊進行社會調查，到學生家庭所在地進行社會實踐，并對學生家庭情況進行抽樣調查。

特別需要注意的是對因突發(fā)事件造成家庭困難的學生進行即時的補充登記及提供資助。2008年，我國發(fā)生了特大冰雪災害和四川汶川大地震，我校立即對家庭受災學生的相關情況進行了摸查統計，共有726名學生家庭因冰雪受災，有172名學生家庭因地震受災，另外54名新生來自地震延考區(qū)。我校2008年共有47685人次的本科生獲得各級各項困難補助433.6065萬元。主要包括以下幾項：為家庭在四川汶川地震中受災的學生提供500元/月的生活補助，從5月至12月共發(fā)放生活補助19.8萬元；3月，為緩解學生因物價上漲所帶來的壓力，教育部下發(fā)一次性伙食補助，我校共為5625名學生發(fā)放一次性伙食補貼11.8125萬元；3月，為在冰雪災害中受災的726名學生發(fā)放100元/人的受災補貼7.26萬元；4月，為緩解學生因物價上漲所帶來的壓力，教育部下發(fā)一次性伙食補助，我校為30763名學生發(fā)放一次性伙食補貼246.104萬元；5月，學校為6000名學生發(fā)放100元/人的一次性困難補助共60萬元；12月，學校為4024人次經濟困難學生發(fā)放200元/人的困難伙食補貼共80.498萬元；為151名因各種原因造成臨時困難的學生發(fā)放一次性臨時困難補助8.15萬元。

三、結語

科學界定、即時補充貧困生檔案正是做好困難補助及其它各種資助工作的重要前提。高等院校應建立科學的貧困生檔案，記錄學生在大學期間家庭經濟情況、個人學習、生活、各項能力及重要社會實踐活動等真實情況，建立健全家庭經濟困難學生的信息檔案，確定家庭經濟困難學生的名單及資助等級。要堅持做好摸查統計，注重基礎性工作，使家庭經濟困難學生資助工作良性發(fā)展。并注重檔案資料的動態(tài)記錄，即時補充資料，尤其是自然災害等突發(fā)性事件的受災學生的補助。堅持“實事求是、標準合理”的原則，充分挖掘和利用各種資源，進一步建立和完善“獎助貸補勤減免緩”為一體的資助體系；秉承“獎學助學，重在育人”的工作理念，致力于幫助家庭經濟困難學生減輕生活負擔，著眼于從思想上解決貧困，樹立信心，做到以人為本，促進和諧校園。

參考文獻：

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[2]倪迎華，劉昊，陳攀峰.高校學生檔案管理存在的問題及應對措施.河北科技師范學院學報（社會科學版），2006，5（2）.

[3]張明英.高校學生檔案管理的現狀及對策.廣西右江民族師專學報，19（3）.

[4]趙炳起.高校貧困生認定機制――優(yōu)化與重構.教育財會研究，2006，（4）.

篇5

在知識經濟時代背景下，知識管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯系，社會經濟活動的決策者和引導者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統的應用于檔案管理工作當中，人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機融合，形成內在規(guī)律的邏輯關系。

一、檔案管理與知識管理的概念

知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關的一系列生產社會活動。而知識是通過學習、實踐或者探索所獲得的認識、判斷或技能，在人類社會當中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業(yè)管理思想和現代管理理念，在企業(yè)管理中知識管理是一項重要內容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統計和為檔案利用者提供服務。在現代社會經濟活動當中，眾多企事業(yè)單位實際經營活動就是采取和使用企業(yè)管理進行日常工作安排和產生經濟效益，而檔案管理作為一項企業(yè)管理的重要內容，逐漸得到決策者和領導者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。

二、檔案管理與知識管理異同關系

(一)檔案管理與知識管理的相同之處

1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側重于無法用文字描述和表達的知識，更多的是以思想、經驗為代表的無實物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準、更快速的服務，側重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導其作出正確的決策和判斷。可以說二者在最終終端管理工作的達成都是為了滿足使用者需求實現管理的價值，二者出發(fā)點相近。3．二者的管理流程不管是傳統檔案管理模式還是現代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環(huán)節(jié)當中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術隨著信息技術的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結合，可以說在管理技術和手段上，新一代現代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術和網絡為技術支撐和傳播媒介，二者技術手段相同。

(二)檔案管理與知識管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經濟活動中，檔案管理一直受決策者和領導者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認知較低導致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現代化發(fā)展進程加快，情況有所好轉，但是知識管理從出現至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認知問題導致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識管理的相互作用

(一)知識管理提升檔案管理

正是由于傳統的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數字信息技術的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動知識管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統。

參考文獻:

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［2］曹琳琳．試論知識管理在檔案管理中的應用［J］．檔案，2012，03:50-52．

［3］劉影．檔案管理與知識管理的相似性［J］．黑龍江史志，2012，07:30-31．

篇6

2不動產登記檔案管理工作開展的現狀分析

不動產包含的內容比較廣泛，其中包括了土地、房產、礦產、農林資源等等，以往不動產登記分別由不同部門負責實施。因此，在實施過程中，登記流程、登記機制、相關材料都各有標準，并不統一，隨著新的不動產登記制度實施，當前我們在進行不動產登記制度時，統一由國土部門負責實施。對不動產登記檔案管理工作來說，由于以往登記實施的標準和流程都不一致，因此其檔案資料管理難度較大，無論是信息錄入，還是檔案整理，都有較大工作量。所以，需要在規(guī)范化標準基礎上，對整個不動產登記檔案資料進行整理。事實上，不動產登記檔案管理工作在整合過程中面臨巨大整合壓力。首先，原涉及不動產登記的各個部門都有相關機構，而目前只是進行業(yè)務整合，并沒有對部門機構進行統一整合，這就使得不動產登記工作量加大，但人員并沒有增長。其次，業(yè)務整合難度大，缺乏可供借鑒的經驗。盡管通過了相關業(yè)務整合文件，但是從根本上看不動產登記制度尚在實施初期，因此缺乏必要的檔案管理經驗。最后，原有檔案資料信息整合難度大。不動產登記檔案管理涉及的內容眾多，且歷史資料較為復雜，在實施不動產統一登記制度之后，也需要對以往的相關檔案資料進行統一匯總、整理，但客觀上講，想要有效整理這一信息，難度極大。晉江市國土資源局在實施新的不動產登記管理制度時，在停止實施舊的登記制度的同時，提出簡化不動產登記資料，優(yōu)化檔案信息管理工作開展的效率和質量。而2016年4月18日之前合法合理頒布的各類不動產權屬證書仍然有效，這客觀上反映了晉江市不動產登記制度實施過程中，對相關檔案資料工作的有效調整。

3不動產登記檔案信息管理工作的作用價值

實施不動產登記制度的主要原因在與隨著我國經濟發(fā)展不斷成熟，當前各種不動產資源交易頻繁，這就使得不動產權屬更換頻繁，因此需要通過實施相應的登記制度，通過檔案資料信息，實現對權屬人權益的有效保護，而不動產登記檔案就是該項工作實施的客觀產物，通過有效開展不動產登記檔案信息管理工作，能夠有效記錄不動產的交易情況及相關信息，從而為不動產交易提供最客觀、最全面的憑證，這就為不動產正常流轉提供了充足保障。此外，不動產登記檔案是證明不動產物權所屬最具權威的資料。不動產的物權具有排他要求，因此在某一具體不動產上，不能存在互相排斥的多個物權。所以，從法律上明確了不動產登記檔案中所記載的內容具有唯一和具有法律證據效力的特點。因此，我們可以將不動產登記檔案作為不動產交易過程中，信息查詢的權威來源。同時，不動產登記檔案中的信息就成為解決不動產交易糾紛和矛盾的最客觀數據。最后，有效開展不動產登記檔案信息管理工作也是現階段我們在資源節(jié)約型社會建設的客觀要求，目前無論是申報土地開發(fā)，還是相關資源開發(fā)，都要經過統一的不動產申報，通過系統化整理相關資料，能夠為整個申報工作提供有效依據，避免低效開發(fā)現象的出現。

4構建不動產登記檔案信息管理機制的具體策略

事實上，不動產登記檔案并非全新內容。隨著我國不動產登記制度改革不斷推進，原有不動產登記制度中，較為分散的登記現象得到一定改善。只是其以往存在過程中，都是以單一的形式出現。隨著不動產統一登記制度的實施，構建不動產登記檔案信息管理機制就極為必要，這不僅關系到不動產登記制度實施效果，同時也關系到人們的具體權益。因此我們必須在結合時代特點基礎上，積極探索構建符合時代特點、滿足機制建設要求的檔案信息管理機制。以晉江市不動產檔案信息管理機制創(chuàng)新為例：首先，要豐富檔案館藏場所，構建物質檔案管理與電子檔案管理相一致的管理機制。在統一規(guī)范的基礎上，要確保及時將各項信息實現電子化錄入，便于管理和查詢。其次，要對不動產登記檔案信息所涉及的內容進行分類，統一由門戶網站進行對外公布。開設規(guī)劃與建設用地管理、地籍測繪管理、土地利用管理、地質礦藏管理各子版塊，并針對不動產登記及檔案管理所涉及到的各項資料內容進行公示，在實現便捷工作的同時，實現信息的公開化和最大化利用。此外，晉江市在福建省內率先構建不動產信息化平臺建設，通過將實景三維模型應用到不動產統一登記，實現檔案信息管理機制便捷運行。最后是增加網絡公示和查詢，延伸不動產信息服務，實現不動產檔案管理融入信息化時代建設。

5結語

不動產登記檔案資料是確保該工作開展質量的重要依據和前提。新的不動產登記制度由國土部門統一負責指導開展，而其中涉及的內容較多，信息量較大，整個不動產登記檔案信息管理開展難度較大。因此，必須結合現代信息技術的有效應用，更新檔案信息管理思路，構建符合時代特征、能有效推動不動產登記制度發(fā)展的信息管理新機制。

作者:柯燕萍 單位:福建省晉江市國土資源局

參考文獻:

篇7

在社會主義不斷發(fā)展完善的今天，我國的檔案管理事業(yè)取得了一定的成績。然而，在信息全球化的現代社會，我國傳統的檔案管理在體制、技術方法等方面存在著明顯的不足。傳統理論的許多論述和觀點帶有計劃經濟時代的局限性，與市場經濟條件下的檔案工作難以適應；傳統理論主要建筑在機關、企事業(yè)單位檔案室工作內容的基礎上，對當前迅速發(fā)展的檔案館工作實踐難以適應；傳統理論重點注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統計等檔案保管的諸環(huán)節(jié)，對不斷拓寬的檔案利用工作難以適應；傳統理論研究的對象主要是手工操作的檔案實體管理，對現代信息技術和網絡環(huán)境下的檔案信息管理難以適應；傳統理論注重揭示檔案工作的內在聯系，而對日益拓展的檔案工作與社會的外在聯系揭示不夠。在體制方面也存在一定缺陷，檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立，國家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。面對這些問題，要知難而上，積極應對，明確目標，找準方向，努力推進檔案工作管理思路創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理機制創(chuàng)新、管理服務創(chuàng)新。

一、管理思路的創(chuàng)新

長期以來,檔案工作者沿襲傳統的管理辦法。日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守攤,你查我找的水平上。在市場經濟高速發(fā)展的今天,服務對象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少。更談不上主動超前服務,使得花費大量人力物力,歷經千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。要形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的檔案管理工作新理念。檔案工作人員要密切聯系實際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃檔案工作的建設方略。

二、管理模式的創(chuàng)新

我國有悠久的檔案歷史,檔案工作已經形成了傳統的管理模式。不同時期的檔案工作曾起到過積極作用。但一些傳統的做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要,必須進行改革創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新,包括立卷改革,在工作手段上的改進,盡量縮短立卷歸檔周期,也便于推行部門立卷工作。目前許多部門都已將計算機應用于檔案管理,但多數僅局限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索,而對于檔案的其他方面的應用則較少。因此必須進行革新,比如運用電子掃描技術對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行微縮處理、采用條形碼來代替檔號,既安全可靠,又方便快捷,以減輕檔案工作人員勞動強度,最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢,提高檔案管理效率。

三、管理機制的創(chuàng)新

一直以來,檔案管理工作均以經驗管理居多,工作人員的選配也是以具有檔案工作經驗為先決條件。這從某種程度上制約了人才引進,形成了檔案部門的“鐵飯碗”現象。工作人員“混”的思想比較嚴重。必須引進競爭激勵機制,從源頭上解決創(chuàng)新的基礎問題。積極推行全員聘任制,科學設崗,公平競爭,擇優(yōu)上崗,真正做到優(yōu)勝劣汰,增強檔案工作者的危機感。逐步建立起人得其事、事納其人、人盡其才、才盡其用、奮發(fā)有為、充滿活力的用人機制。通過競爭激發(fā)每個人的工作熱情,最大限度地發(fā)揮個人潛力。同時,要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制,如鼓勵創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等,努力營造一個鼓勵創(chuàng)新的氛圍。

四、服務職能的創(chuàng)新

服務是檔案工作的根本職能。要從“保管存留”的目的向“服務利用”的目的轉變,就要實現工作模式的轉變,而要實現這種工作模式的轉變就要有具備“服務創(chuàng)新”的理念。首先在確保各類檔案的查準率、查全率的前提下,要做到有預見性的超前服務,有目的地針對服務及有始有終的跟蹤服務。它還包括如何培訓部門專兼職檔案員、如何指導部門檔案工作等。檔案人員應該充分認識到學校檔案館(室)是學校各項工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實體,還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進行深入細致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實質問題。參與學校各項工作管理,加強服務職能,進而豐富服務的形式,擴大服務的范圍,提高服務的效率和質量,充分實現服務的價值。這些是檔案館(室)拓寬自己工作思路的新舉措。

在社會飛速發(fā)展的今天，機遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術的全面創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。只有時刻注意創(chuàng)新，有可能實現檔案管理的科學化、規(guī)范化和法制化。筆者相信，當檔案管理技術創(chuàng)新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實現檔案管理的價值。

參考文獻：

篇8

現代化醫(yī)院管理中，檔案的管理工作已被列為重要的管理內容之一，檔案的作用已滲透到醫(yī)院管理的各個環(huán)節(jié)，為醫(yī)院的建設與發(fā)展起著重要作用。伴隨著醫(yī)院管理水平的提升以及智能化手段的升級，對醫(yī)院檔案管理的要求、信息化技術的運用、以及原始檔案管理與先進的數字化技術的融合發(fā)生了革命性的變化。因循守舊的傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展要求，因此，建立一個科學的、高效的、滿足和適應當前信息化、數字化技術支持的檔案管理模式，才能適應社會和醫(yī)院的快速發(fā)展。筆者就新時期檔案管理工作的創(chuàng)新機制提出以下見解，與同道探討。

1 檔案管理理念與制度的創(chuàng)新

傳統的醫(yī)院檔案管理存在"重管輕用"的現象，具有"等、靠、要"的傳統管理模式，同時在制度上也不夠靈活，這就直接影響了實際工作的創(chuàng)新及工作效果，大大降低了檔案管理的實用性和有效性，這就要求醫(yī)院管理者和檔案管理人員在管理理念上要有創(chuàng)新和變革。

1.1醫(yī)院要根據全新的管理理念建立健全醫(yī)院檔案管理新機制，在原有的體系里要通過網絡對各職能科室各項檔案進行統一匯總和技術處理，并加強對各科室檔案管理工作的制度化建設，加強日常的指導與監(jiān)管，使職工充分認識檔案的重要性，在日常工作中能夠認真履行檔案的收集與歸檔工作。

1.2重視檔案管理的硬件建設，開設專門的檔案信息化工作室，擴建檔案資料存儲室，在啟動信息化檔案管理的同時，大量的原始檔案及圖像、物品都應該由原來的分散管理改為集中管理。便于檔案資料保管、查閱和管理。

1.3檔案管理人員要轉變管理理念，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，力爭做到檔案資料事前介入，在各個涉及到歸檔資料的部門，事前就由檔案管理人員提出信息資料的歸檔要求，在源頭上規(guī)范檔案的格式與內容，同時參于事務過程中，主動了解涉及檔案管理的工作進度，發(fā)現問題及時糾正。如我院在東部院區(qū)的基建建設中就做的很好，像工程起步階段，檔案室即介入基建部門，對建設管理和建設工程項目活動過程中形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等資料介入管理，要求基建部門按照標準及時收集留存并集中統一由專人保管；在工程建設過程，指導基建部門檔案管理人員及工程技術人員分階段做好基建文件材料的整理歸檔，盡可能實行全程標準化、規(guī)范化管理；事后及時對基建檔案進行歸檔整理，并對所歸檔的內容進行系統分析和檢查，發(fā)現有遺漏的資料及時通知基建部門整理歸檔，確保在收集過程中，不僅收集主要檔案，還要收集次要檔案，以實現檔案的完整性。

在制度創(chuàng)新上，要進一步強化制度建設。隨著科技的不斷進步，檔案工作經常會面臨許多新情況、新問題，因此，在日常工作中，檔案部門必須隨時關注各方面變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進新的檔案工作制度，積極推進制度創(chuàng)新與完善，以適應醫(yī)院發(fā)展的需要，以及檔案管理自身發(fā)展的需要。①建立檔案管理組織領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領導水平；②建立檔案管理人員責任制，加強對檔案材料的控制、積累以及檢查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；④建立教育約束和激勵機制，促使檔案管理人員產生緊迫感和危機感，主動參加繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力水平。

2 檔案管理服務方式的創(chuàng)新

在信息技術飛速發(fā)展的今天，與時俱進已成為檔案工作者應具備的基本素質，改變以往重管理輕服務的管理模式，把工作重點從檔案實體管理轉移到檔案服務管理上來，不斷改進服務方式，創(chuàng)新服務功能，實現檔案管理現代化。

2.1建立醫(yī)院檔案網頁，有利于醫(yī)院檔案普通信息的瀏覽、專業(yè)信息的查閱以及重要的檔案信息按照授權通過規(guī)范路徑的調閱。檔案部門的負責人應積極協調信息管理部門，利用單位的網站制作自己的網頁，積極發(fā)動和組織上網數據和和信息，使檔案管理服務系統聯上單位內部各部門網址，實現檔案信息的網上檢索，避免往返檔案室查找相關資料的繁鎖，為各部門提供便捷高效的服務。

2.2實現電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。在網頁上建立電子文件自動上傳功能，在第一時間將其收集并在檔案室的服務器上歸檔。

2.3開展在線服務模式。傳統的檔案利用方式是到檔案部門查找利用檔案原件進行借閱、影印等方式，在信息化時代里這些必然要發(fā)生一些變化。讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速的信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存利用價值的咨詢，同時提供查詢和資信服務。

3 檔案管理技術手段的創(chuàng)新

隨著計算機網絡技術的發(fā)展，在管理技術上有所創(chuàng)新，實現檔案檢索的電子化和信息化，以提高檔案管理的工作效率和現代化水平。

3.1建立計算機機網絡中心，實現醫(yī)院網絡化管理，能夠有效促進醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院檔案部門要建立健全辦公網絡體系，為醫(yī)院建立檔案網絡管理系統提供平臺。在內部辦公服務網絡和公眾服務網絡上，開設相應的網絡檔案館和檔案管理專欄，充分利用檔案文件的應用價值。

3.2充分發(fā)揮醫(yī)院網站的作用，根據網站反映的各種信息，制定相應的策略，保障檔案資源的可靠性和真實性，保障檔案信息的傳遞和共享，提高網絡檔案的應用價值。

4 檔案管理的安全性技術創(chuàng)新

醫(yī)院檔案信息化管理的同時，不可忽視的一點就是檔案信息的安全性。根據當前信息化管理的技術要求，對于重要的信息數據要建立嚴格的管理機制和技術手段，例如要建立內網與外網之間的防火墻隔離，建立小型專用的數據庫，建立雙倍分獲有條件應建立異地備份等措施。對重要檔案信息又進行分級分類管理，屬于保密級的信息和資料要嚴格遵守相應的保密紀律和制度。對于信息檔案的調閱要嚴格制定規(guī)定和授權，要嚴格對從事信息化的專業(yè)人員和崗位要進行崗位教育和監(jiān)督。

篇9

在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實性、動態(tài)性和機密性的檔案材料，是一個單位人力資源管理中的關鍵環(huán)節(jié)，同時，檔案材料的完整也關系到員工自身的切身利益。

（一）選拔人才依據。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當事人當前各方面的表現外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關于人才的學習經歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關信息，為選拔人才提供依據。此外，通過高效而優(yōu)質的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關系到每一個員工的前途和切身利益，關系到單位的長遠發(fā)展，關系到對于人才的公正評判。

（二）實現人力資源的最佳配置。每一個員工的特質都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認真收集，細致整理、全面分析、準確評價。隨著時間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。

二、人事檔案管理弊端

現階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現今的社會形勢存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經濟不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發(fā)展來說是至關重要的。然而，由于當今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復雜許多。

（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學起乃至今后工作中伴隨學習、升遷等成長過程中形成的記錄材料?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理是根據傳統的方式方法進行的。它大多數記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現相對個人工作能力、個性特點的相關內容。同時，隨著市場經濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認識，基層單位也沒有專業(yè)或專職檔案管理人員，缺乏必要的保管設施及專業(yè)的管理技能，而導致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。

（二）管理者綜合素質偏低。開展信息化的檔案資源管理是時展的趨勢，要求管理者務必熟練操作計算機，使用相關網絡技術及各種檔案管理的軟件，學會發(fā)掘更多檔案信息的價值等。但從實際現狀來看，基層檔案管理者的綜合素質偏低，根本無法應用現代化的網絡技術與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設。

（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質為主。隨著信息技術的普及應用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應的材料，很少進行交流與數據共享，一旦需要查找某個員工的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標準化管理落實到實處還有很多工作要做。

三、檔案管理對策

（一）全面檔案內容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因?；鶎訂挝粦訌妼θ耸聶n案管理重要性的認識，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內容的收集應該加強員工的個人能力包括組織能力、協調溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識以及心理素質等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質，而不是僅限于學歷程度及政治表現。除了這些內容的收集，還需要將當事人平時的工作業(yè)績、工作情況以及他們在活動中的表現予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現員工的個人檔案內容，還要將他們在學術與技術上的成果予以記錄歸檔。

（二）積極開展數字檔案的建設。隨著信息技術的普及應用，我國各單位檔案資料也開始向數字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數字化基礎設施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術的作用。單位在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數據的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。為此，要提高信息化、數字化建設的意識，加大基礎設施投入，建立標準化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。

（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務建設。如今，在市場經濟不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經濟體制相得益彰，來更好地為市場經濟機制服務。人事檔案就是在市場經濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負擔，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。

除了以上三點之外，我們還應當積極加強人事檔案的保密性方面的建設，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。

篇10

隨著黨政機關檔案管理工作規(guī)范化建設的深入發(fā)展，對黨政機關檔案管理工作者提出了越來越高的要求。目前，我們的黨政機關檔案管理工作中存有少部分同志政治意識、責任意識不高，業(yè)務能力不強，創(chuàng)新意識差，更有少部分同志缺乏職業(yè)道德，履職不盡職等問題。加強黨政機關檔案管理工作者素質教育十分重要且必要。

1．較高的政治素質是做好機關檔案管理工作的根本要求

黨政機關檔案管理工作者，所接觸的工作性比較強，規(guī)范性要求比較多，這就要求檔案管理工作者具備較強的工作責任心和保密意識，要求檔案管理工作者政治上可靠。具體來說，檔案管理工作者要堅持經常性的思想政治教育、黨的路線方針形勢教育，提高自身的政治素質，同時要樹立學習的榜樣，向雷鋒、焦裕祿、孔繁森、郭明義等同志學習，增強愛崗敬業(yè)、奉獻社會的意識，堅定理想信念，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，學會用黨的先進理論武裝頭腦，始終保持正確的政治方向，增強政治鑒別力和敏銳性。這是檔案管理工作者必做的功課，是做好檔案管理工作的首要前提和要求。

2.精湛的業(yè)務素質是做好檔案管理工作的重要要求

2.1黨政機關檔案管理工作者一定要有豐富的業(yè)務知識

黨政機關檔案管理的內容大都僅限于文件、文史資料和人事資料保存。不同內容對檔案管理工作提出了不同的要求，且有些檔案材料形成于不同的時期，與當時的政治、經濟、軍事、外交、科學和文化等方面政策規(guī)定有著不可阻斷的聯系，檔案管理工作者在整理保存這些資料的過程，就是對掌握當時政策法規(guī)情況的一次檢驗，是運用自身業(yè)務知識指導現實工作的過程。這就要求檔案管理工作者要認真廣泛地涉獵科學文化知識，熟練地學習掌握與之相關政策要求，對零散的各種檔案資料等進行處理和整編,進行科學地整理與鑒定，選擇好需要歸檔的材料。同時，檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)有機地構成，這些環(huán)節(jié)都有一定專業(yè)的研究領域。例如，收集工作必須保持原汁原味，不能有主觀原因，整理工作必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯系，鑒定工作必須依照把當時的要求與現實的需要有機結合起來，保管、檢索工作必須按照現行的制度規(guī)定去要求。這就要求檔案工作者必須經常學習檔案管理有關知識，不斷提高檔案工作者綜合知識水平。

2.2黨政機關檔案管理工作者一定要有較高的科學管理水平

當前是知識經濟的時代，現代化、規(guī)范化管理已經熔入黨政機關日常工作之中，建立科學的檔案管理機制，必然要求檔案工作者掌握科學的管理手段，不斷更新檔案管理水平。面對新形勢新要求，檔案工作者一要掌握檔案學的基礎理論和專業(yè)知識，既要學習好檔案學基本理論，包括公文寫作、檔案文獻編纂、檔案保護技術等，又要及時學習好黨和國家有關檔案工作的法律法規(guī)、政策制度，夯實基本業(yè)務技能；二要學習和掌握管理學知識，把管理的理念運用到檔案管理之中，對收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)全部做到科技化、規(guī)范化、系統化，不斷提高工作效率，使檔案管理工作水平不斷提高。三要理論聯系實際，堅持學以致用的原則，增強創(chuàng)新發(fā)展的意識，不斷地總結檔案管理工作的經驗，探索檔案管理工作的規(guī)律，使之成為一項指導檔案工作發(fā)展的長效機制。

2.3黨政機關檔案管理工作者一定要有較高的自動化辦公操作能力

檔案管理的現代化,離不開科技的投入，特別是計算機技術已經成為機關辦公自動化的重要載體。作為檔案管理工作，信息知識時代，檔案管理工作的信息資料很大一部分來源于網上信息平臺；檔案管理的系統化，更離不開用計算機編程技術開發(fā)的檔案管理數據庫。因此說，檔案管理工作者必須具有較強的計算機操作能力，能熟練地操作與檔案管理相關的現代化設備。這也是提高檔案管理工作者業(yè)務素質的一項基礎性工作，也是檔案管理工作者必須掌握的基本技能。

3.良好的職業(yè)道德是做好黨政機關檔案管理工作的重要保障

政治合格、愛崗敬業(yè)、無私奉獻是對黨政機關工作者的精神要求，是檔案工作者理應遵守一項基本工作要求。檔案工作與機關宣傳、服務、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不為外人所知的保密性工作，在外人看來是清水衙門。因此說，檔案管理工作者必須具有良好的職業(yè)道德。良好的職業(yè)道德反映在以下幾個方面，一是政治素質過關，有良好的思想道德情操，能夠樹立正確的人生觀和價值觀；二是具有強烈的事業(yè)感和責任心，把本職工作當事業(yè)來作，耐得住寂寞，甘于清貧，不計較個人得失，一心為公；三是遵紀守法意識強，有正確的權力觀、利益觀和地位觀，不為名利所累，不做違紀國法的事，不做有悖檔案管理制度的事，時刻用職業(yè)道德約束自己的言行舉止，努力做一個立黨為公執(zhí)政為民的公務員。

4.良好的工作環(huán)境和嚴格的教育機制是提高黨政機關檔案管理工作者素質的重要途經

4.1營造良好的工作環(huán)境

檔案工作是一項枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個冷門崗位，很多人不愿意去從事這項工作，但是這項工作是反映一個單位發(fā)展過程，詳盡記錄一個單位各方面工作數據的基礎性工作，為調查工作情況、出臺政策法規(guī)、核實人事資料等方面提供著重要依據。因此說，黨政機關要學會用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現代化、科技化的要求，設立獨立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復印、傳真、掃描、碎紙機等管理設備和設施，安裝標準空調機，不斷改善檔案保管環(huán)境，為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造一個好工作環(huán)境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關心檔案管理工作者的政治進步，關心他們的身心健康，提高他們的經濟待遇，為檔案管理工作提供充足的經費，支持他們搞科研創(chuàng)新，加大獎勵的力度，以良好的發(fā)展環(huán)境，使他們樂于從事檔案工作，進而激發(fā)他們工作的積極性和主動性。