導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案合同管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

而若想在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過(guò)程中對(duì)相關(guān)的合同管理進(jìn)行有效審核，審核員應(yīng)當(dāng)對(duì)合同及合同管理、合同形式及相關(guān)內(nèi)容等方面有比較全面的認(rèn)識(shí)。本文以與建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范中所提出的合同管理要求，結(jié)合近年來(lái)我們參與建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，對(duì)如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目合同管理的認(rèn)識(shí)。

一、合同及建設(shè)項(xiàng)目合同管理的基本概念

在討論合同管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)理解“在合同法甚至民法上，協(xié)議基本上是合同的同義語(yǔ)”，由此可見(jiàn)所謂 “合同”與“協(xié)議”的含義本身就具有是在簽約各方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上達(dá)成的，是指平等民事主體之間如政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、個(gè)人等自然人、法人或其他組織通過(guò)協(xié)商所達(dá)成的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的的法律行為，同時(shí)，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產(chǎn)生的法律關(guān)系。當(dāng)我們?cè)趯?duì)建設(shè)單位的合同管理情況進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意到關(guān)于合同的內(nèi)涵含義，所以，當(dāng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，對(duì)以“合同”、“協(xié)議”、“備忘錄”等名義出現(xiàn)的文件，應(yīng)當(dāng)都按照合同來(lái)對(duì)待，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中建設(shè)單位與參建單位通過(guò)平等協(xié)商與相關(guān)單位（一般為企業(yè)）所建立的法律關(guān)系及所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)及實(shí)施的法律行為。

進(jìn)一步而言，當(dāng)我們?cè)陧?xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，只要是屬于以上所述“合同”類(lèi)型的文件，都應(yīng)當(dāng)注意其是否體現(xiàn)了合同所應(yīng)當(dāng)具備的法律行為及由此產(chǎn)生的法律關(guān)系。因此可以看出，建設(shè)項(xiàng)目合同管理的實(shí)質(zhì)，體現(xiàn)出建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中， 對(duì)項(xiàng)目合同的管理控制能力，而通過(guò)對(duì)合同管理情況的審查，可以對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程予以公正的評(píng)價(jià)。

檔案與其它信息系統(tǒng)的最大區(qū)別之一，在于不僅可以提供真實(shí)的信息，還在于可以還原其在歸檔時(shí)的原始狀態(tài)，可以實(shí)現(xiàn)回溯性查找。建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中所簽訂的招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)以及職業(yè)衛(wèi)生（勞動(dòng)衛(wèi)生）評(píng)估、安全評(píng)估等合同文件（合同檔案）成為評(píng)判建設(shè)單位所承擔(dān)的建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)是否依規(guī)進(jìn)行、合法有效的依據(jù)。

二、與建設(shè)項(xiàng)目合同管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件

自從我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的法制化管理環(huán)境已經(jīng)基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，是保證建設(shè)項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)目標(biāo)的主要手段，為此，國(guó)家相關(guān)部門(mén)了一系列的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，以達(dá)到對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理的目的。因此有必要對(duì)這些在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中需要執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范予以充分認(rèn)識(shí)，才能在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中自覺(jué)有效地執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。這些需要關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范主要有：

1.在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中，《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標(biāo)準(zhǔn)文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規(guī)定：

6.8 合同要求

6.8.1建設(shè)項(xiàng)目中各方應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任；可在施工合同或設(shè)計(jì)合同中明確。也可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。

6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在設(shè)計(jì)合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)（包括必須套數(shù)和主管機(jī)關(guān)要求套數(shù)），以及因修改增加新圖的責(zé)任：凡由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可單獨(dú)簽訂竣工圖編制合同。

6.8.3 施工合同中應(yīng)明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。

6.8.4 監(jiān)理合同中應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任?！?/p>

DA/T28中的這些條款，對(duì)編制竣工圖及建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)理單位所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的合同義務(wù)做出了明確規(guī)定。

2.在2015年，國(guó)家檔案局和國(guó)防科工局的《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》中，也對(duì)此做出了相應(yīng)規(guī)定：“建設(shè)單位在制定招標(biāo)文件、與參建單位簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確相關(guān)單位的項(xiàng)目檔案管理職責(zé)及項(xiàng)目文件的形成、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任?！?該規(guī)范性文件還進(jìn)一步明確規(guī)定：“建設(shè)單位在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項(xiàng)目文件歸檔情況，對(duì)于未按合同（協(xié)議）要求提供項(xiàng)目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц丁！?/p>

另外，在《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》中也有類(lèi)似的規(guī)定：“電子政務(wù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施。實(shí)施機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建設(shè)初期通過(guò)制定歸檔制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、合同條款、開(kāi)展培訓(xùn)、交底等方式，對(duì)文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)程，對(duì)電子政務(wù)項(xiàng)目文件的收集、整理情況進(jìn)行檢查；單項(xiàng)工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同步進(jìn)行檔案驗(yàn)收。”

對(duì)于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的專(zhuān)家來(lái)說(shuō)，掌握這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件對(duì)合同管理的要求，是非常必要的。

三、審查建設(shè)單位合同管理時(shí)需要關(guān)注的內(nèi)容

那么，在審查建設(shè)單位建設(shè)項(xiàng)目合同管理狀態(tài)時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注哪些內(nèi)容呢？或者說(shuō)通過(guò)哪些方面的審查來(lái)評(píng)價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀況呢？結(jié)合我們?cè)诮ㄔO(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收中的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，在評(píng)價(jià)建設(shè)單位的合同管理狀態(tài)時(shí)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

1.與建設(shè)單位簽訂合同、建立起合同法律關(guān)系的資質(zhì)方面

按照相關(guān)規(guī)定，在簽訂建設(shè)項(xiàng)目合同時(shí)，如果對(duì)參建單位的資質(zhì)有相關(guān)要求時(shí)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)合同主體的資質(zhì)進(jìn)行審核，如果與建設(shè)單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質(zhì)，則導(dǎo)致所簽訂的合同無(wú)效。

例如，承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)項(xiàng)目的參建單位，應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)的招標(biāo)資質(zhì)，如其資質(zhì)證書(shū)規(guī)定其只擁有機(jī)電工程招標(biāo)資質(zhì)的單位，就不能承擔(dān)土木工程的招標(biāo)項(xiàng)目；如果要求具有相關(guān)的保密資質(zhì)時(shí)，也需要其提供相關(guān)的保密資質(zhì)證明文件；或者應(yīng)當(dāng)是由具有甲級(jí)資質(zhì)的咨詢(xún)單位進(jìn)行的項(xiàng)目評(píng)估，就不能由僅僅具備乙級(jí)資質(zhì)的單位來(lái)承擔(dān)。

2.建設(shè)項(xiàng)目合同文本的有效性方面

建設(shè)項(xiàng)目合同文本指具備相關(guān)資質(zhì)的參建單位與建設(shè)單位所簽訂的合同（協(xié)議）是否具備讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素。如果合同（協(xié)議）文本不具備合同（協(xié)議）產(chǎn)生效力的要素，即使是簽訂合同（協(xié)議）的單位資質(zhì)符合要求，合同（協(xié)議）同樣不會(huì)產(chǎn)生法律效力。這種讓合同（協(xié)議）產(chǎn)生雙方所希望的法律效力的要素被稱(chēng)為合同（協(xié)議）的“生效要件”。

一般來(lái)說(shuō)，合同（協(xié)議）的生效要件包括以下內(nèi)容：

a簽約雙方具備獨(dú)立承擔(dān)合同義務(wù)的主體資格，如具備相關(guān)資質(zhì)；

b合同（協(xié)議）表達(dá)了簽約雙方的真實(shí)意思；

c合同（協(xié)議）生效的時(shí)間；如在合同（協(xié)議）規(guī)定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協(xié)議）的文本中卻沒(méi)有簽字時(shí)間；

d合同（協(xié)議）所規(guī)定的條款不符合建設(shè)項(xiàng)目批復(fù)文件的要求或內(nèi)容時(shí)，其合同（協(xié)議）實(shí)際上也屬于無(wú)效。

當(dāng)然，導(dǎo)致合同（協(xié)議）無(wú)效的表現(xiàn)形式不止以上方面，但就我們的經(jīng)驗(yàn)看，這幾個(gè)方面是在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目合同（協(xié)議）進(jìn)行審查時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)的導(dǎo)致驗(yàn)收組專(zhuān)家對(duì)合同（協(xié)議）的法律效力提出質(zhì)疑的方面。

3.建設(shè)項(xiàng)目合同的整理組卷方面

建設(shè)單位的合同管理，包括對(duì)項(xiàng)目檔案的管理在內(nèi)，因此，考察建設(shè)單位合同檔案的整理、組卷，也是建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主要內(nèi)容。通過(guò)查看合同檔案的案卷質(zhì)量，同樣可以反映出建設(shè)單位項(xiàng)目管理及合同管理的情況。

查看合同檔案的案卷質(zhì)量時(shí)，不僅要查看以上的內(nèi)容，還應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文件劃分、組卷等案卷質(zhì)量的進(jìn)行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生的文件一起組卷、合同的附件（技術(shù)協(xié)議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。

特別需要強(qiáng)調(diào)的是，歸檔的合同應(yīng)為原件。

四、建設(shè)單位合同歸檔制度實(shí)施情況

篇2

前言

在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問(wèn)題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問(wèn)題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過(guò)起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過(guò)程中的長(zhǎng)時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門(mén)的收集工作帶來(lái)一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場(chǎng)，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來(lái)確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過(guò)程中應(yīng)該填寫(xiě)合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě)，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門(mén)等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門(mén)在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過(guò)程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類(lèi)、電子歸檔和歸檔范圍

說(shuō)到合同檔案的分類(lèi)自然離不開(kāi)合同的分類(lèi)，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類(lèi)型可按合同文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類(lèi)，是一級(jí)類(lèi)目，合同種類(lèi)作為二級(jí)類(lèi)目，合同文件類(lèi)型作為三級(jí)類(lèi)目?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢(xún)、保管到目前的電腦查詢(xún)、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來(lái)；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢(xún)利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)來(lái)看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書(shū)、保函與其它。

3、明確歸檔責(zé)任部門(mén)，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門(mén)應(yīng)為合同管理部門(mén)，并指定專(zhuān)兼職檔案人員。檔案部門(mén)主動(dòng)與合同部門(mén)溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門(mén)制訂《合同組卷辦法》，檔案部門(mén)審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門(mén)定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門(mén)移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門(mén)移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門(mén)跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作

在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門(mén)的事，職能部門(mén)歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門(mén)歸檔納入部門(mén)績(jī)效考核中，與部門(mén)獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門(mén)的績(jī)效考核中。檔案部門(mén)每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門(mén)。且每年年初檔案部門(mén)會(huì)向合同部門(mén)搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門(mén)，督促其在指定期限完成，否則將納入部門(mén)績(jī)效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問(wèn)題和思考

合同檔案工作雖然滿(mǎn)足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問(wèn)題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒(méi)有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門(mén)設(shè)立專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁(yè)號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門(mén)移交。專(zhuān)職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過(guò)程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專(zhuān)職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

2.檔案人員無(wú)法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門(mén)不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無(wú)法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門(mén)人員到檔案部門(mén)借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒(méi)有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過(guò)合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強(qiáng)合同檔案部門(mén)的管理工作

合同檔案還沒(méi)有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門(mén)類(lèi)，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類(lèi)別等分別納入不同檔案管理門(mén)類(lèi)，不少單位經(jīng)常指定同部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢(shì)存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專(zhuān)業(yè)化的合同檔案管理部門(mén)，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門(mén)要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的聯(lián)系

檔案部門(mén)要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門(mén)定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。

6.2檔案管理部門(mén)要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門(mén)對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定銷(xiāo)毀和編研開(kāi)發(fā)工作。

6.3開(kāi)展檔案部門(mén)跟蹤考核管理

在每年初檔案部門(mén)首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門(mén)督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門(mén)。

6.4明確歸檔責(zé)任部門(mén)，制訂合同檔案整理辦法

篇3

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用

1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念

時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步推動(dòng)了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時(shí)展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項(xiàng)目管理體制，確定現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理目標(biāo)，包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過(guò)程中應(yīng)該充分落實(shí)合同中的條款，確保四大管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，并且通過(guò)先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個(gè)目標(biāo)之間的關(guān)系，可以通過(guò)集成管理、范圍管理來(lái)進(jìn)行，并借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、掙值法等來(lái)進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時(shí)已經(jīng)開(kāi)始使用項(xiàng)目管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制

為了提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項(xiàng)目管理過(guò)程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來(lái)提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。通過(guò)管理模式的創(chuàng)新來(lái)提高建筑企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理，就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來(lái)不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始使用project軟件、夢(mèng)龍軟件等信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時(shí)應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強(qiáng)合同檔案管理意識(shí)。這就要求單位各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)不斷強(qiáng)化自身的合同檔案意識(shí)，提高對(duì)合同檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)程度。并且要求合同檔案管理部門(mén)認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識(shí)。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開(kāi)展匯報(bào)工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問(wèn)題[3]。實(shí)際工作中，要對(duì)合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計(jì)劃。

2.2、配備專(zhuān)業(yè)的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專(zhuān)職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專(zhuān)業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵(lì)合同檔案人員勤勉務(wù)實(shí)的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強(qiáng)有力的合同檔案管理隊(duì)伍。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門(mén)專(zhuān)職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)黨和政府部門(mén)制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來(lái)提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來(lái)充實(shí)自己、提高自己，開(kāi)闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

2.3、 加強(qiáng)對(duì)兼職人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核

單位應(yīng)該定期對(duì)合同檔案兼職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專(zhuān)業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運(yùn)用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保合同檔案管理部門(mén)充滿(mǎn)活力，可以通過(guò)建立考核績(jī)效制度來(lái)進(jìn)行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)

財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同檔案部門(mén)所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中，并將其落實(shí)到實(shí)處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì)，通過(guò)合同檔案管理來(lái)加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過(guò)程中的合同檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開(kāi)來(lái)，并且在城建合同檔案管理部門(mén)的城建合同檔案庫(kù)房配置防盜門(mén)窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來(lái)落實(shí)合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

城建合同檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)城建合同檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

2.6、 加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作

加強(qiáng)對(duì)建筑工程業(yè)科技合同檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用?？梢酝ㄟ^(guò)配備專(zhuān)職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開(kāi)發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過(guò)不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機(jī)制，并將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開(kāi)，目前在進(jìn)行項(xiàng)目管理過(guò)程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項(xiàng)目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過(guò)程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來(lái)進(jìn)行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件，在進(jìn)行合同管理時(shí)應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過(guò)程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類(lèi)、登記、保存、編號(hào)、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評(píng)價(jià)，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn)，為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

結(jié)束語(yǔ)：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡(jiǎn)要的介紹，并對(duì)合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻(xiàn)：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創(chuàng)新模式的應(yīng)用及發(fā)展分析[J].中國(guó)建材科技,2013,03:153-154.

篇4

筆者針對(duì)一些問(wèn)題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行了專(zhuān)題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門(mén)、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門(mén)在合同管理、履行的過(guò)程中職責(zé)分工等問(wèn)題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢(qián)塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問(wèn)題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類(lèi)有企業(yè)買(mǎi)賣(mài)合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒?。根?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過(guò)程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿(mǎn)意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類(lèi)法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來(lái)完成合同檔案的分類(lèi)。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫(xiě)備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

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一、合同檔案的特點(diǎn)

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證及企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來(lái)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據(jù)憑證性、法律約束力和實(shí)效性三個(gè)特點(diǎn)。

二、合同管理的關(guān)鍵

合同檔案不單單是一種簡(jiǎn)單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結(jié)合作者多年來(lái)從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

（一）明確歸檔責(zé)任部門(mén)，推行“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”原則。2010年1月1日開(kāi)始執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定：企業(yè)各職能或承辦部門(mén)應(yīng)對(duì)本部門(mén)歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)，合同檔案歸檔責(zé)任部門(mén)應(yīng)為合同管理部門(mén)，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)積累、收集、整理應(yīng)歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯(lián)系。這些聯(lián)系包括以下幾點(diǎn)：第一，各類(lèi)合同都來(lái)源于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和科技活動(dòng)，是處理企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與國(guó)家之間、企業(yè)與其他經(jīng)濟(jì)部門(mén)之間、企業(yè)各部門(mén)之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的依據(jù)，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益的憑證。第二，同一合同內(nèi)的文件材料是一個(gè)整體，無(wú)論是合同原件，還是企業(yè)為全面執(zhí)行合同所形成的各種材料、各方面往來(lái)函電，以及在合同履行期限內(nèi)形成的文件，如補(bǔ)充、續(xù)簽合同，都是合同的有機(jī)組成部分，是處理經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)糾紛不可或缺的依據(jù)和憑證。第三，各類(lèi)合同，雖然簽約對(duì)象不同，內(nèi)容千差萬(wàn)別，但都是實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書(shū)形式。因此，在合同檔案的收集、整理過(guò)程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，使合同檔案以提供利用為前提，及時(shí)、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內(nèi)容：①合同條款。②技術(shù)條款。③圖紙及配套說(shuō)明。④已標(biāo)價(jià)的工程量清單。⑤投標(biāo)報(bào)價(jià)書(shū)。⑥中標(biāo)通知書(shū)。⑦合同協(xié)議書(shū)。⑧對(duì)方資質(zhì)證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書(shū)檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，雙方當(dāng)事人經(jīng)過(guò)要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結(jié)，這類(lèi)合同標(biāo)的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標(biāo)，如合同所依附的設(shè)備儀器使用年限、安裝運(yùn)輸合同的結(jié)束時(shí)間等。還有一些經(jīng)濟(jì)合同，公證生效后，并不意味著辦理完結(jié)，還需要定期檢查合同的履行情況，有時(shí)需要修訂、補(bǔ)充或更改，如長(zhǎng)期租賃合同。另外，合同期長(zhǎng)短也不盡相同，短的幾天內(nèi)履行完畢，長(zhǎng)的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時(shí)，要用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光綜合各方面信息。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈上升之勢(shì)，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效問(wèn)題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業(yè)諸多商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級(jí)，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據(jù)不同密級(jí)采取不同的管理措施，確保企業(yè)秘密不會(huì)泄露和失控。制定合同檔案密級(jí)和保密期限是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行、保障企業(yè)正當(dāng)權(quán)益不受侵害的重要措施。

（五）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量。合同檔案管理采取單立項(xiàng)目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學(xué)保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過(guò)程中，檔案部門(mén)為確保歸檔質(zhì)量，提出整理辦法和質(zhì)量要求，考慮企業(yè)職能部門(mén)檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時(shí)，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，發(fā)揮合同檔案在企業(yè)發(fā)展中依據(jù)、憑證和參考作用。

三、結(jié)論

合同檔案管理是否規(guī)范關(guān)系到合同簽約雙方的利益和權(quán)益，規(guī)范的合同檔案管理可以有效地保護(hù)合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時(shí)候由于種種原因會(huì)存在各種各樣的不規(guī)范或者困難，這樣就會(huì)對(duì)合同簽約雙方造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)，本文結(jié)合作者多年來(lái)從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問(wèn)題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類(lèi)似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

篇6

人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱(chēng)之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來(lái)越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來(lái)的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類(lèi)的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類(lèi)合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類(lèi)工作。對(duì)合同檔案的分類(lèi)首先離不開(kāi)對(duì)合同的分類(lèi)，現(xiàn)行檔案分類(lèi)方法沒(méi)有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過(guò)不同企業(yè)單位中的分類(lèi)方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門(mén)類(lèi)，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類(lèi)目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書(shū)類(lèi)檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒(méi)有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫(xiě)。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼耍炞趾蜕w章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作?；蛘邔?shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門(mén)等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門(mén)歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門(mén)作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過(guò)程，使檔案收集過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問(wèn)題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問(wèn)題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門(mén)采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語(yǔ)

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問(wèn)題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻(xiàn)】

篇7

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績(jī)高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒(méi)有專(zhuān)設(shè)檔案部門(mén)，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒(méi)有完善的合同管理制度，對(duì)于合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識(shí)，導(dǎo)致部門(mén)和個(gè)人都沒(méi)有明確的崗位責(zé)任心，更加沒(méi)有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專(zhuān)業(yè)的合同人員，他們對(duì)自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對(duì)于合同管理工作的基本認(rèn)識(shí)，他們的合同管理知識(shí)體系不完善，甚至沒(méi)有任何專(zhuān)業(yè)知識(shí)。正因?yàn)槿绱?，他們?cè)谑占隀n案資料后，很少會(huì)及時(shí)歸納整理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于不及時(shí)歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過(guò)于頻繁也是合同檔案管理工作錯(cuò)誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對(duì)自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門(mén)所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識(shí)，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長(zhǎng)，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門(mén)開(kāi)展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會(huì)產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見(jiàn)不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時(shí)性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒(méi)有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒(méi)有基本的合同法知識(shí)，法律知識(shí)體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對(duì)合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯(cuò)誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會(huì)依照自已的思維和習(xí)慣來(lái)對(duì)合同檔案進(jìn)行歸納和分類(lèi)，沒(méi)有依托相應(yīng)的合同管理專(zhuān)業(yè)制度，這會(huì)加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見(jiàn)

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類(lèi)方法

合同檔案的分類(lèi)整理說(shuō)白了就是合同的分類(lèi)整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類(lèi)，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個(gè)類(lèi)型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門(mén)

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門(mén)，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門(mén)里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門(mén)，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對(duì)合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專(zhuān)職人員、承辦合同部門(mén)人員，同時(shí)負(fù)責(zé)整理和收集，并對(duì)其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門(mén)及崗位職責(zé)上去，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)及個(gè)人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對(duì)于業(yè)績(jī)優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎(jiǎng)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛(ài)檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識(shí)和合同管理知識(shí)，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和隱患，提早解決。同時(shí)將績(jī)效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎(jiǎng)金、晉級(jí)評(píng)定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動(dòng)性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

篇8

土地是我國(guó)農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來(lái)越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶(hù)承包地,農(nóng)戶(hù)土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動(dòng),這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。

調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護(hù)措施疲軟,諸如:有的地方不能對(duì)相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動(dòng)時(shí)對(duì)檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書(shū)面辦公中存在的材料填寫(xiě)不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類(lèi)顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒(méi)有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來(lái)實(shí)際的消極影響,給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來(lái)重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級(jí)單位要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式,加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂(yōu)患防范意識(shí),以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識(shí),提升管理能力

檔案管理必須全面依循國(guó)家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識(shí)。首先,要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級(jí)培訓(xùn),加深大家對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí),促進(jìn)各單位依法開(kāi)展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說(shuō)要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來(lái)就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn),以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。

2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔

各級(jí)單位對(duì)土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對(duì)對(duì)象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實(shí)依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過(guò)程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來(lái)說(shuō),目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記申請(qǐng)書(shū)、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊(cè)、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場(chǎng)勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺(tái)賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級(jí)人民政府農(nóng)村土地承包管理部門(mén)歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書(shū)等檔案材料,由村民委員會(huì)歸檔保存……唯有如此才能對(duì)號(hào)入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫(xiě)體,其中不乏字跡潦草給工作帶來(lái)困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過(guò)嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識(shí)性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫(xiě),紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求,不易損壞和失散。

及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理,完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢(xún),合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢(xún)。

篇9

工程檔案產(chǎn)生于工程項(xiàng)目建設(shè)的參建各方，在工程建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量的評(píng)定，事故原因的分析、索賠和反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后運(yùn)行、管理、維護(hù)工作中不可缺少的依據(jù)。特別是在建立工程質(zhì)量終身責(zé)任制的今天，檔案的憑證作用顯得尤為重要。如何有效地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案管理部門(mén)的要求。根據(jù)筆者多年的工作實(shí)踐，水利工程檔案管理工作主要存在以下問(wèn)題：

1．重工程建設(shè)輕檔案管理。工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)是用有限的投資在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)建成符合設(shè)計(jì)要求的工程，使之盡快發(fā)揮效益。在工程建設(shè)過(guò)程中，業(yè)主一般把控制工程投資、進(jìn)度和質(zhì)量作為工作的中心任務(wù)，對(duì)工程檔案資料的收集、整編等工作往往重視不夠，甚至擔(dān)心工程檔案管理會(huì)影響進(jìn)度，重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。

2．檔案管理質(zhì)量不高。部分項(xiàng)目施工期長(zhǎng)達(dá)數(shù)年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，受工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大的影響，在工程項(xiàng)目施工期間業(yè)主往往只注重工程施工進(jìn)度，對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料沒(méi)有妥善保管。檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔，待工程完工時(shí)才組織力量突擊收集，增加了工程項(xiàng)目檔案資料收集的難度，難以保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

3．檔案收集過(guò)程的混亂。部分單位為趕工期和進(jìn)度，只重視工程驗(yàn)收是否過(guò)關(guān)，在工程實(shí)施過(guò)程中忽視檔案資料的收集，放松了項(xiàng)目文件的日常管理工作。由于不能做到檔案工作與工程進(jìn)度同步管理，專(zhuān)業(yè)檔案人員難以做到全程跟蹤和指導(dǎo)，因此往往造成檔案資料的收集、整理不及時(shí)、不合要求，待工程竣工驗(yàn)收時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案管理不善的問(wèn)題，形成被動(dòng)局面。

二、問(wèn)題存在的原因分析

工程檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容，在工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)都是檔案形成的過(guò)程，既有按計(jì)劃周期形成的資料，也有各建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的階段性材料，還有根據(jù)工程建設(shè)的臨時(shí)性事項(xiàng)產(chǎn)生的文檔。工程檔案管理不善的主要原因包括以下幾個(gè)方面：

1．重視程度不夠。部分建設(shè)單位檔案管理意識(shí)淡薄，注重工程有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，沒(méi)有把工程檔案管理納入工程建設(shè)和管理之中。重建設(shè)輕檔案，使檔案管理不能與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

2．責(zé)任落實(shí)不到住。部分參建單位責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，不能?chē)?yán)格執(zhí)行工程檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，對(duì)工程檔案管理崗位及其職責(zé)落實(shí)不到位，使得工程檔案無(wú)法得到有效收集和整理。

3．人員素質(zhì)不高。部分參建單位檔案管理人員多為兼職人員，缺少水利工程檔案管理知識(shí)，對(duì)水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉，使得水利工程檔案管理質(zhì)量較差，無(wú)法達(dá)到國(guó)家規(guī)定的檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

三、解決問(wèn)題的合同承包制檔案管理模式

采用合同承包制管理水利工程檔案模式，是將已經(jīng)列項(xiàng)擬建的重點(diǎn)水利工程檔案管理納入設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同體系，將檔案管理工作委托給專(zhuān)業(yè)檔案部門(mén)進(jìn)行全過(guò)程管理。該模式包括以下特點(diǎn)：

1．對(duì)工程檔案管理工作實(shí)行合同制。在工程建設(shè)招標(biāo)時(shí)，將工程檔案管理任務(wù)單列一項(xiàng)，業(yè)主(甲方)以招標(biāo)或委托方式與專(zhuān)業(yè)檔案館或檔案管理機(jī)構(gòu)(乙方)簽訂合同，由專(zhuān)業(yè)承包單位按合同對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范管理，以合同形式明確規(guī)定雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任。合同簽訂后，乙方立即為甲方組建檔案機(jī)構(gòu)(如檔案室)并開(kāi)展工作。檔案室的職能包括：制定整個(gè)工程的檔案管理規(guī)章制度、辦法；對(duì)工程參建各方的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；對(duì)建設(shè)管理單位(甲方)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行有序管理，使整個(gè)檔案管理工作從開(kāi)始階段就走上規(guī)范化道路。

2．對(duì)工程實(shí)行檔案管理目標(biāo)合同制。在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等項(xiàng)目合同的同時(shí)，將檔案管理納入設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位合同管理之中，明確規(guī)定各自檔案管理職責(zé)及要求，規(guī)定工程檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，采用經(jīng)濟(jì)手段強(qiáng)化工程檔案管理工作，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)合同履行過(guò)程的管理。在檢查合同執(zhí)行情況時(shí)，同時(shí)檢查檔案管理情況。針對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，采取有效措施加以改進(jìn)。建設(shè)單位對(duì)各項(xiàng)工程招標(biāo)時(shí)，要有檔案人員參加編制標(biāo)書(shū)及合同條款，并在編制標(biāo)書(shū)時(shí)對(duì)檔案管理特別是竣工資料的要求做出具體規(guī)定。開(kāi)標(biāo)后，這些規(guī)定以合同方式加以明確。工程開(kāi)工前，接受委托的檔案部門(mén)要為建設(shè)管理單位編制符合該工程實(shí)際的檔案管理規(guī)定并及時(shí)下發(fā)給各參建單位，明確檔案資料的歸檔范圍和移交辦法。在工程建設(shè)中，各參建單位必須以檔案管理目標(biāo)合同為依據(jù)開(kāi)展工作，并服從檔案管理部門(mén)的管理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

四、合同承包制管理水利工程檔案模式的優(yōu)點(diǎn)

采用合同承包制管理水利工程檔案，是水利工程檔案管理的一種新模式，對(duì)水利工程參建單位具有十分重要的意義。其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1．節(jié)省時(shí)間。工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)開(kāi)工之初，建設(shè)管理單位剛成立，工作千頭萬(wàn)緒，受委托的檔案管理部門(mén)可在工程開(kāi)工之初建立起全方位的檔案管理體系，使檔案管理工作與工程建設(shè)齊頭并進(jìn)。工程項(xiàng)目竣工之時(shí)，工程項(xiàng)目檔案收集、整理完成，為工程竣工驗(yàn)收提供完整系統(tǒng)的檔案資料。工程項(xiàng)目交付使用時(shí)，工程檔案就及時(shí)移交給工程項(xiàng)目的管理單位，使工程項(xiàng)目運(yùn)用過(guò)程中問(wèn)題能得到及時(shí)有效解決。合同承包制管理檔案能與工程建設(shè)同步進(jìn)行，不會(huì)因工程檔案工作滯后，給工程建設(shè)帶來(lái)不利影響。

篇10

電子檔案管理，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)等手段來(lái)記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過(guò)程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿(mǎn)足檔案管理部門(mén)要求的情況下，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門(mén)把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門(mén)進(jìn)行回收和處理。這一過(guò)程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過(guò)程為：工作人員通過(guò)相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過(guò)程操作起來(lái)比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡(jiǎn)單，開(kāi)證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類(lèi)，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類(lèi)別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢(xún)使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無(wú)需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶(hù)的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過(guò)個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢(xún)或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過(guò)程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無(wú)論是在保存方式上，還是在查詢(xún)使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專(zhuān)業(yè)管理軟件的開(kāi)發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹(shù)木的砍伐，保護(hù)了樹(shù)木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開(kāi)支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國(guó)法律部門(mén)已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問(wèn)題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來(lái)了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤(pán)損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過(guò)加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過(guò)期、老化或亟待更新等問(wèn)題，長(zhǎng)時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無(wú)法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長(zhǎng)期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。